MOBIILIDOKUMENTOINTI VS. PAPERI JA KYNÄ. 8 HYVÄÄ SYYTÄ VALITA MOBIILIT DOKUMENTOINTIMENETELMÄT

Mobiilidokumentaatio vähentää huomattavat määrät turhaa paperityötä ja automatisoi esimerkiksi työmaamuistiinpanojen puhtaaksikirjoituksen.

Nyt mentiin jo asioiden edelle. Sukelletaanpa syvemmälle ja tutkitaan hieman kaikkia etuja ja haittoja, joita mobiilitiedonkeruulla on verrattuna perinteiseen paperi ja kynä – tiedonkeruumenetelmään. 

Otetaan esimerkkikäsittelyyn rakennusalan työmaakäyntien dokumentointi. Tässä yhteydessä rakennusalaa käsitellään yhtenä kokonaisuutena. Ei ole merkitystä onko kyseessä saneerauskohde, uudisrakennuskohde, laivanrakennus tai koneenasennus.

Tilanne näillä aloilla on täsmälleen sama. Dokumentoida pitää ja muistilistoja pitää tuijottaa. Ainoa ero on missä muistiinpanot kerätään. Toimintapa on täsmälleen sama. 

Perinteisillä aloilla olemme aivan liian tottuneita kynä  ja paperi – menetelmään työmaakäyntien yhteydessä, eikä muita digitalisaation tuomia vaihtoehtoja välttämättä edes nähdä varteenotettavina.

Leikitään ajatuksella, että sinä tai yrityksesi työntekijä lähdette tekemään työmaakäyntiä. Piirustukset ja tarvittavat asiakirjat printataan työmaakäyntiä varten. Paikan päällä merkintöjä tehdään kynällä piirustuksiin ja valokuvia otetaan kännykällä.

Kun työmaakäynti on tehty, palataan toimistolle ja laaditaan raportti organisaation muita jäseniä tai ulkopuolista tahoa varten. Tavassa toimia paperin ja kynän avulla, ylläkuvatulla tavalla, on tietysti etunsa. Kaikki 3 kpl jos tarkkoja ollaan.

PAPERIDOKUMENTOINNIN EDUT

1. Yksinkertainen ja kaikki osaa.

Kuka tahansa voi tehdä työmaadokumentaatioita perinteisesti. Osaa yrityksen henkilökunnasta voi olla hankala saada käyttämään uusia teknologioita.

2. Tulostettujen pohjapiirrosten koko on yleensä suurempi kuin mobiililaitteen näytön koko.

3. Edullisuus.  Paperikustannukset eivät ole juuri mitään verrattuna kuukausihinnoiteltuihin mobiilidokumentointiohjelmistoihin.

Tämä ei ole järin suuri määrä etuja, mutta nämä ovat tärkeitä tiedostaa harkittaessa vaihtoehtoja. Varsinkin, jos yrityksen henkilöstö koostuu enimmäkseen vanhemman polven teknologiaa vieroksuvista henkilöistä tai yrityksessä on valloillaan vahva asenteellisuus.

(Meillä on olemassa temppu, jonka avulla voit saada heidät innostumaan uudesta teknologiasta. Tämä tulee esille myöhemmin tässä artikkelissa).

PAPERIDOKUMENTOINTI HAITAT

1. Papereiden pyörittäminen vie aikaa. Eikä vain paikan päällä, vaan myös valmistelu- ja puhtaaksikirjoitusvaiheessa. 

2. Olet taipuvaisempi tekemään virheitä.

Otetaanpa esimerkiksi omakohtainen kokemukseni. Eräänä kauniina kertana (kun työskentelin vielä projekti-insinöörinä) en saanut selvää omasta käsialastani, onko tuo 1 vai 7. Tulkitsin väärin ja tästä seurasi uskomaton määrä ongelmia rakennusvaiheessa, rahallisista menetyksistä puhumattakaan.

3. Työmaalla on usein uskomaton määrä muutoksia, huomiota ja puutteita. Jos kaikki huomiot kirjoitetaan paperille, on aivan varma, että niitä ei löydy enää 2 tunnin päästä mistään. Tämän jälkeen ollaankin vain muistin varassa. 

4. Työmaaraportti on valmisteltava manuaalisesti paperimerkintöjen perusteella. Olet varmasti ottanut kännykällä myös kuvia. Nyt sitten pitäisi yhdistää toimistolla digitaaliset valokuvat ja paperimerkinnät yhdeksi raportiksi. Tämä on työvaihe, johon saa kulumaan aivan uskomattomat määrät aikaa. 

5. Ympäristö. Useita tonneja paperia tuhlataan tarpeettomasti joka vuosi vain tulostamalla ja pinoamalla suunnitelmia.

6. Tyhjää hommaa. Yhä useampi työssäkäyvä on tyytymätön työnkuvaansa. Pahin tyytymättömyyden aiheuttaja on turha paperityö.

7. Muistinvaraisuus. Mitä jos merkintöihin on joskus myöhemmin palattava. Muistatko mistä kaikki työmaavalokuvat ovat otettu vai ollaanko muistinvarassa.

8. Olennaiseen keskittyminen vaikeutuu. Tänä päivänä paperitöitä ja dokumentointeja on tehtävä yhä enenevässä määrin. Viranomaisvaatimukset kasvavat vuosi vuodelta. Ihmisten on vaikea keskittyä oikeisiin töihin, jos he ovat kiinni manuaalisten raporttien tuottamisessa.

No hätä ei ole tämän näköinen, tunnelin päässä on valoa.

Vaihtoehtona paperille ja kynälle ja manuaaliselle raportoinnille, meillä on mobiilidokumentointi ja automaattinen raportointi.

Kuten perinteisessä mallissa, mobiilidokumentoinnissa on omat hyvät ja huonot puolensa.

MOBIILIDOKUMENTAATION EDUT

1. Se säästää aikaa, valmisteluvaiheessa, työmaalla ja varsinkin puhtaaksikirjoitusvaiheessa. Sinun ei tarvitse printata yhtään paperia. Ennen lähtöä siirrät tarvittavat aineistot mobiililaitteelle (offline-tilaan). Työmaalla tarvitset vain mobiililaitteen ja raportointi tapahtuu napin painalluksella.

2. Asiat pysyvät muistissa, vaikka sinä unohdat. Voit olla varma, että kaikki merkinnät ja valokuvat pysyvät täsmälleen siellä, mihin ne on tallennettu pohjapiirustuksessa. Sinun ei myöskään tarvitse enää koskaan huolehtia omasta tai muiden käsialan epäselvyydestä. 

3. Yhteistyö on helppoa ja jopa mukavaa. Vaikka henkilöstö olisi rakennustyömaan eri osissa, he voivat työskennellä samoilla piirustuksilla (piirustukset ovat nyt sähköisessä muodossa mobiililaitteella). Voit myös kommunikoida sähköisesti organisaatiosi ulkopuolisille tahoille ja saada heiltä heti tarvittavat kommentit (rakennusmestari, tilaaja, alihankkija).

4. Voit luoda raportteja suoraan työmaalta, napin painalluksella. Sähköinen dokumentaatio mahdollistaa merkintöjen sijoittamisen pohjapiirustukseen, siihen piirustussijaintiin mistä ne ovat otettu. Tämä mahdollistaa automaattisen raportin luonnin napin painalluksella. 

5. Ympäristöystävällisyys. Mobiileista tiedonkeruumenetelmistä jäävä hiilijalanjälki on lähes nolla. 

6. Enemmän aikaa oikeaan työhön = parempi työtyytyväisyys. Suo itsellesi tai työntekijöillesi mahdollisuus mielekkäisiin työtehtäviin, huomaat kuinka nopeasti työpäivät sujuvat. 

7. Ohjelmiston taustajärjestelmä voit lähettää korjauksia koskevia muistutuksia, joten sinun ei tarvitse luottaa omaan muistiisi.

8. Työturvallisuus ja työvirheiden vähentyminen. Asentajat ja työmaavalvojat voivat keskittyä olennaiseen, tällöin virhepotentiaali vähenee huomattavasti.

MOBIILIDOKUMENTOINNIN HAITAT

1. Lyhyen aikavälin kustannukset. Vaikka tämä on vain lyhyen aikavälin haitta, todellisuus on, että ohjelmistot ovat kuukausimaksullisia. Tämäkin on haitta vain silloin, kun ei oteta huomioon ajansäästöä, vaan katsotaan vain suoria kuluja.

2. Muutosvastarinta. Uudet teknologiat ja digitaalisuus saattaa herättää joissakin organisaation henkilöissä vastustusta. Kannattaa lukaista blogimme muutosvastarinnan torjumisesta.

YHTEENVETO / ANALYYSI

Kun analysoidaan molempien menetelmien hyviä ja huonoja puolia, mielestäni on turvallista sanoa, että mobiilitiedonkeruu ja sähköiset menetelmät tarjoavat parhaan vastineen kaikille työmaakäyntejä tekeville asentajille, työnjohtajille ja valvojille alaan katsomatta.

Kyllä, ohjelmistot ovat kuukausimaksullisia, mutta jos punnitaan kuinka paljon työaikaa sähköiset menetelmät säästävät. Huomaat, kuinka paljon edullisempi vaihtoehto mobiilidokumentointi on verrattuna kynään ja paperiin.

Jos vielä löydät ohjelmiston, mikä on oikeasti yksinkertainen ja helppokäyttöinen, ei edes paatuneimmalla vastarannankiiskillä pitäisi olla syytä olla vaihtamatta nykyaikaiseen järjestelmään. Yksinkertaisuudesta voi tosin olla montaa mieltä.

On suositeltavaa, että myyntimiehen myyntivaltit sovellusten yksinkertaisuudesta pistetään todelliseen testiin. Jos sähköinen dokumentointimenetelmä ei ole helposti sisäistettävä, sitä ei tule kukaan käyttämään. Tämä on aivan varma. Mobiililaite lentää yllättävän kauas, kun se lähetetään matkaan 120- kiloisen asentajan kädestä