Asiakassuhteen hallinnan tehostaminen
Haaste
Asianajotoimisto Castrén & Snellman Oy on yli 250 hengen asianajotoimisto, jonka ovet avautuvat Helsingin, Moskovan ja Pietarin kautta kaikkialle maailmaan. Castrén & Snellmanin tavoitteena on olla edelläkävijä toimialansa digitalisoitumisessa ja palvella asiakkaitansa paremmin hyödyntämällä dataa uudella tavalla sekä johtamalla myyntiä hallitummin. Avuksi valittiin Talent Base, jonka asiantuntijoilta löytyi oikeanlaista osaamista niin laajennetun asiakkuudenhallintajärjestelmän (XRM) kehittämisestä kuin datan hallinnasta sekä taito jakaa ja jalkauttaa osaamistaan asiakkaalle.
Strategisesti tärkeällä projektilla tavoiteltiin parempaa asiakassuhteiden hallintaa, myyntitoimenpiteiden sisäistä läpinäkyvyyttä, ristiin myyntiä ja markkinointikampanjoiden hallinnointia. Lisäksi regulaatiot ja lainsäädäntö asettivat tiukat vaatimukset datalle rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen, henkilötietojen yksityisyyden suojan loukkaamisen sekä sisäpiiritietojen väärinkäytön estämiseksi.
Ratkaisu
Castrén & Snellmanin XRM-projektiryhmälle räätälöitiin täsmäkoulutus asiakasdatan hallinnasta. Tällä käynnistettiin sisäinen ajatteluprosessi asiakasdatan ja asiakassuhteen hallinnan prosessien merkityksestä projektin onnistumiselle. Datan hallinta täytyi saada kuntoon, jotta tietoa pystyttäisiin hyödyntämään eri toiminnoissa.
Koulutuksen jälkeen keskityttiin määrittelemään, mitä tietoja digitalisoituvassa liiketoiminnassa tarvittaisiin ja missä prosesseissa nämä tiedot kerättäisiin. Liiketoimintalähtöisellä tietomallinnuksella täsmennettiin isoa kuvaa ydinasioista, joiden ympärillä business pyörii ja selkeytettiin, miten ne linkittyvät toisiinsa. Talent Basen asiantuntijat pitivät asiakkaan kanssa työpajoja, joiden lopputuloksena syntyi konkreettinen kuvaus tiedoista, joita asiakkaista, kumppaneista, toimeksiannoista, myyntimahdollisuuksista, palveluista ja muista liiketoiminnan kulmakivistä pitäisi hallita. Tämä datastandardiksi kutsuttu kuvaus täsmennettiin sisältämään myös yksityiskohtaiset vaatimukset datasisällölle tiedon laadun varmistamiseksi.
”Talent Base oli suureksi avuksi projektissa, jossa tehtiin hyvin vaikeita asioita. He tarjosivat omalla rauhallisella, perusteellisella ja ammattimaisella tyylillään mallin, jolla työtä tehdään, opastivat meitä ja tekivät myös suuren osan työstä. Arvostan erityisesti sitä, että he ovat hyvin pragmaattisia ja keskittyvät olennaiseen”, sanoo Castrén & Snellmanin kehitysjohtaja Heikki Ilvessalo.
Tietotarpeiden kuvaamisen jälkeen selvitettiin, kuinka pitkä matka nykytilasta on tavoitteiseen, ja toteutettiin tavoitetilan vaatima datan putsaushanke. Tässä hankkeessa peilattiin vanhaa tietoa tavoitetilaa kuvaavaan datastandardiin ja korjattiin niiden välissä olevat puutteet sekä poistettiin vanhentuneet ja turhat tiedot. Näin saatiin jo olemassa olevat tiedot sille tasolle, että niitä voitiin hyödyntää XRM-järjestelmän uusissa myynnin ja markkinoinnin toiminnallisuuksissa.
Vankan perustan luoneiden alkutöiden jälkeen Talent Base suunnitteli yhdessä asiakkaan kanssa, mitä prosessialueita tuetaan ensimmäiseksi XRM-järjestelmällä, ja miten eri prosessien vaatimien toiminnallisuuksien kehitystyö priorisoidaan. Järjestelmä implementoitiin ketterällä menetelmällä prosessialue kerrallaan – määrittelysprinttejä seurasi kehityssprintit. Määrittelytyöhön otettiin mukaan aina myös prosessialuetta parhaiten tuntevat loppukäyttäjät, millä varmistettiin parempi loppukäyttäjäkokemus ja valmisteltiin jalkautusta. Loppukäyttäjäkokemusta pyrittiin parantamaan myös määrittelyvaiheessa tehtyjen prototyyppien avulla. Konkreettista järjestelmäprotoa oli helpompi arvioida kuin määritysdokumentteja.
Myös järjestelmän käyttöönotto tehtiin osissa, jotta uusia toiminnallisuuksia ja prosesseja päästiin hyödyntämään helpommin sisäistettävissä osissa sekä käyttämään järjestelmää nopeammin. Henkilökunnan koulutukset olivat myös tärkeä osa työtä, ja ne räätälöitiin eri roolien työtä tukeviksi koulutuspoluiksi. Koulutuksien vetämisestä vastasivat projektiryhmän jäsenten lisäksi järjestelmän suunnittelussa ja testauksessa mukana olleet valikoituneet loppukäyttäjät sekä Talent Basen asiantuntija.
Tulokset
Uusi järjestelmä on tuonut muutoksia yrityksen tekemiseen ja kulttuuriin. Heikki on erityisen tyytyväinen siihen, että yrityksen oma kyvykkyys tiedon hallinnassa on kasvanut merkittävästi. Tärkeintä kuitenkin on, että järjestelmän läpinäkyvyys parantaa asiakaspalvelua edistämällä sisäistä yhteistyötä. Hän korostaa myös sitä, että uudet toimintatavat ja järjestelmä ovat vaatineet myös heidän puoleltaan sitoutumista ja ymmärrystä datan merkityksestä.
”Olemme rakentaneet sellaista kulttuuria, jossa tiedolla on merkitystä. Tämän on mahdollistanut Talent Basen huipputason ammattilaiset, jotka ovat opettaneet meitä tekemisen yhteydessä. Meillä on nyt selkeät mallit hallita tietoa ja prosesseja. Se nopeuttaa uudistumistamme ja mahdollistaa uusien palveluiden kehittämisen, kuten esimerkiksi kansainvälisen verkostomme visualisoinnin verkkopalvelussamme,” kertoo Heikki.
Tiedot
Tilaaja: | Castrén & Snellman Oy |
Lisätietoja
Talent Base (member of Loihde Group) - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Talent Base (member of Loihde Group) - Muita referenssejä
Talent Base (member of Loihde Group) - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Laura - Junior Cyber Security Specialist
- Laura - Senior Cyber Security Specialist
- Red & Blue Oy - Projektipäällikkö verkkopalvelu- ja verkkokauppaprojekteihin
- M-Files Oy - Accountant - Purchase to Pay (Finland)
- Laura - Senior Developer (Retail Devices & Solutions)
- Frends iPaaS - Finance Manager
- Laura - Talotekniikan asiantuntija
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- Ampersand Design Oy - Sähköyhtiö sai kirkkaan brändistrategian ja selkeät verkkosivut laajentaessaan palveluitaan
- Ampersand Design Oy - Yrityskatalogin sisältö ja ulkoasu viestivät palveluista selkeästi
- Ampersand Design Oy - Varausjärjestelmä verkossa nostaa tienvarsimainoksen käyttöastetta
- Ampersand Design Oy - Hygieniatukulle toteutettiin kätevä tuotekatalogi verkkokauppapohjaan
- Ampersand Design Oy - Uusi kesäfestari sai sähäkän ilmeen
- Ampersand Design Oy - Kirkastettu palvelubrändi houkuttelee sijoittajia
- Ampersand Design Oy - Aluebrändin kehittäminen toi vetovoimaa Lahden seudulle
Tapahtumat & webinaarit
- 14.05.2024 - Rakettiwebinaari: Koodista kassavirtaan
- 14.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: NAV:stä Business Centraliin | Mitä versionvaihdosta tulisi tietää?
- 15.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: Mitä tulee ottaa huomioon ERP:n ja CRM:n projektien käyttöönotossa, eli onnistuneen projektin A ja O.
- 16.05.2024 - Five Years Out Helsinki
- 21.05.2024 - The path to productization
- 21.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: NAV:stä Business Centraliin | Business Centralin mahdollisuudet versionvaihdon jälkeen
- 29.05.2024 - Efistream-webinaari: Näin rakennat modernin taloushallinnon, joka tukee tiedolla johtamista
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- BCS Itera Oy - Kansanvälisten ERP-projektien haasteet
- Timeless Technology - ControlByWeb ohjelmoitavat logiikat (PLC) ovat saatavilla nyt myös WLAN-yhteyksillä
- SprintIT Oy - SprintIT säilyttää arvostetun Odoo Gold Partner -statuksen
- Efima Oyj - Älykäs ohjelmistorobotti – tekoäly palauttaa aiemmin kannattamattomaksi kuopatut RPA-automaatioideat takaisin kehityslistalle
- Nordea - Nordean työ taloustaitojen edistämiseksi palkittiin vuoden yhteiskunnallisena sponsorointitekona
- M-Files Oy - M-Files: A Global Leader in Information Management
- M-Files Oy - Unlocking the value of Knowledge Work Automation
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |