Jokaisen onnistuneen projektin pohjana on hyvä suunnittelu, joka aloitetaan projektisuunnitelmalla. Suunnitelma pitää sisällään sen, mitä ja miten asiat tehdään sekä sen, miten riskit, muutokset ja ohjaus hoidetaan. Tarkemmat tehtäväkohtaiset suunnitelmat sekä käyttöönottosuunnitelma tehdään erillisinä liitteinä, joihin projektisuunnitelmassa viitataan, tai ylläpidetään erillisessä sovelluksessa. Tämä siksi, että vanha sanonta: Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, pitää paikkansa.

Tärkeää on miettiä etukäteen, milloin projektin tuotokset voidaan viedä tuotantoon. Kriteerit kirjataan dokumenttiin, jossa kuvataan ehdot, joiden pitää täyttyä, jotta tuotantoonvienti ja käyttöönottovaihe voidaan aloittaa.

Tällaisia asioita ovat:

• hyväksymistestaus on suoritettu ja hyväksytty
• tuotantoympäristö on valmis ja testattu toimivaksi
• kaikki integraatiot ovat valmiina ja testattu toimivaksi
• uudet prosessit ovat valmiina ja kommunikoitu
• koulutukset on pidetty
• mahdollinen migraatio on testattu ja hyväksytty
• Riskien arviointi ja minimoiminen

Jos vaatimuksista on tingittävä, tulee ne miettiä etukäteen, jotta pystytään arvioimaan, mitä kriteereistä tinkiminen tarkoittaa. Pienellä säästöllä kun on mahdollista tehdä pahimmillaan miljoonien tuhot.

Käyttöönotossa ja toteutuksessa ilmenee tyypillisesti erilaiset riskit. Useimmiten käyttöönotto puristetaan niin lyhyeksi kuin mahdollista. Tällöin pienetkin ongelmat saattavat romuttaa koko käyttöönoton aikataulun. Kun on kyse isommasta käyttöönotosta, on hyvä, että se harjoitellaan mahdollisimman tarkasti alusta loppuun saakka.

Haasteena rajallisessa ajassa on myös testauksen kattavuus. Järjestelmän koko testaus on tehty aiemmin ja tuotantoonotossa luotetaan, että järjestelmä on jäädytetty viimeisen testauksen jälkeen. Tuotantoonoton yhteydessä tehdään vain muutamia kriittisiä ennalta määriteltyjä tarkistuksia, eikä edes pyritä kattamaan koko järjestelmää. Tarkistuksen perusteellisuus riippuu käytettävissä olevasta ajasta. Jos aikaa on paljon, se kannattaa käyttää näihin.

Migraation jälkeinen data tulee aina validoida huolella, vaikka se on testattu aiemmin. Haasteena usein on, että uuden järjestelmän tietomalli on täysin erilainen kuin vanhan järjestelmän. Tämän vuoksi joudutaan tekemään valitettavan usein monimutkaisia konversioita. Datan validointi täytyy tehdä ja konversion onnistuminen täytyy varmistaa huolellisesti. Datan validointi kannattaa automatisoida mahdollisimman pitkälle testauksen yhteydessä. Käyttöönotossa pitää olla selvillä kuka tekee päätökset. 

Käyttöönottosuunnitelmassa on viestinnän ja projektinjohtomallin lisäksi tärkeää määritellä eskalointikanavat. Osa käyttöönottosuunnitelmaa on myös tarkka tehtäväsuunnitelma, jossa jokainen tehtävä määritellään, vastuutetaan ja aikataulutetaan tarkasti. Suurissa projekteissa voi olla käyttöönottopäällikkö tai komentokeskus, joka ohjaa ja valvoo käyttöönottoa. Jos aikataulussa jäädään jälkeen tai tehtävissä epäonnistutaan, on komentokeskuksen tehtävänä eskaloida tilanne suunnitelman mukaisesti.

Käyttöönoton rollback suunnitelma on usein hankala. Jos no-go-päätös tehdään ennen uuteen järjestelmään siirtymistä, on palaaminen helppoa. Jos uuden järjestelmän käyttö on aloitettu, saattaa palaaminen olla vaikeaa tai jopa mahdotonta. Rollback suunnitelmassa on kohtia, joita on mahdoton testata etukäteen huolellisesta suunnittelusta huolimatta. Silloin vaihtoehto on pitäytyä uudessa järjestelmässä, jossa ongelmat korjataan.

Jos uuden järjestelmän asennus tai migraatio kestää kauan, pitää varautua liiketoiminnan jatkuvuuteen omalla suunnitelmalla. Suunnitelma sisältää toimet, joilla katkon aikana tehty työ saadaan mukaan uuteen järjestelmään ja varmistutaan, ettei tietoa katoa.

Ulkopuolisen erityisasiantuntijan käyttö käyttöönottoprojektissa on perusteltua. Linjaorganisaatiossa käyttöönottoihin törmää melko harvoin ja taas suuriin käyttöönottoihin hyvin harvoin. Osalle projektiryhmästä taas toimeksianto päättyy tuotantoonottoon ja on syytä huomioida myös alkutuotannon lisääntynyt resurssitarve. Suuremmassa käyttöönotossa on myös monta vaihetta ja erilaista näkökulmaa, joita ei heti ensimmäisellä kerralla tule edes ajatelleeksi. Liiketoimintakriittisen projektin tuotantoonvienti ei saa epäonnistua, jolloin nämä ovat usein hyvin hektisiä ja paineistettuja tilanteita. Graniitin projektiasiantuntijat ovat vuosien saatossa jalostuneet tällaisissa tilanteissa ja tottuneet toimimaan kovan paineen alla.