Canon - tuottavuuteen kasvua digitaalisesta työtilasta

Ongelma: Miten hallita markkinointiviestinnän projekti, jossa osallistujia ja johtoa on useasta eri organisaatiosta, deadlinet ovat tiukkoja ja tiedonkulku sekä materiaalit täytyy olla saatavilla keskitetysti?
Ratkaisu: Canon keskitti kaikki projektin tiedostot, viestinnän ja projektinhallinnan yhteen digitaaliseen työtilaan, johon myös projektijohdolla ja sidosryhmillä oli pääsy.

Canon on yksi Suomen tunnetuimpia brändejä ja alansa suurimpia toimijoita neljällä päätoimialallaan: kuvantamisen ratkaisut, tulostuksen- ja informaationhallinnan ratkaisut, digitaalisen painamisen ratkaisut sekä lääketieteen ratkaisut.

Loppuvuodesta 2014 Canonilla oli edessään usealle toimistollekin tuttu haaste: Miten hallita markkinointiviestinnän projekti, jossa osallistujia on useasta eri maasta ja toteuttajia kolmesta eri mainostoimistosta? Projektille tarvittiin työtila, johon osallistujia voidaan lisätä tarpeen mukaan nopeasti, ja jossa kaikki vedokset, hyväksynnät, lokalisoinnit, presentaatiomateriaalit sekä seuranta ja raportointi hoidettaisiin keskitetysti.

Canon valjasti projektinhallinta ja –viestintäympäristökseen AAPOn, jonka käytöstä Canonilla oli jo ennestään hyviä kokemuksia mainostoimisto Avalonin kanssa. Lopputulos? Markkinointikoneisto vedosti, lokalisoi viidelle eri kielelle ja hyväksyi yhteensä yli 300 banneria ja markkinointimateriaalia kuukaudessa.

Miten tämä tapahtui käytännössä?

Canon valjasti käyttöönsä tavoitteellisen ja ketterän työskentelyn AAPOn avulla: Projekti jaettiin osaprojekteihin, johon tekijät, asiakas ja kolmannet osapuolet liitettiin ja jossa keskustelut käytiin keskitetysti. Näin säästyttiin turhalta sähköpostirumbalta, lisättiin toiminnan läpinäkyvyyttä ja osallistettiin koko toimitusketju projektin toteutukseen.

Tuottavuuteen vaikutti positiivisesti myös se, että kiperät ja kiireelliset kysymykset ja niihin vastaaminen joukkoistettiin: vaikkei asiasta kysytty henkilö päässyt heti vastaamaan tai hyväksymään asioita, pystyi joku toinen samasta organisaatiosta toimimaan heidän tilallaan, ja näin ollen työn flow ei keskeytynyt yhden ihmisen ollessa estynyt. Pilvessä sijaitseva palvelu varmistaa myös sen, että osallistujat saavat ilmoitukset uusista tapahtumista ja viesteistä reaaliajassa, laitteesta riippumatta. Näin saavutettiin huomattavia aikasäästöjä projektin resursoinnissa, vähennettiin päällekkäistä tekemistä ja lisättiin tehokkuutta.

"Tehostimme työhön kulunutta aikaa merkittävästi palvelun avulla. Tiedonkulku ja projektien sekä hyväksyntöjen läpivienti nopeutui huomattavasti, kun tieto ei ollut yhden ihmisen takana jumissa. Työn kulkua ja tehtyjä asioita on myös helppo tarkastella nopeasti. Olemme erittäin tyytyväisiä palvelun tuomiin hyötyihin."

Peter Björkqvist
Markkinointijohtaja, yritysratkaisut Canon Oy

Tulokset

Kaiken kaikkiaan projektin läpivienti AAPOlla on lisännyt Canonin asiakastyytyväisyyttä ja mikä tärkeintä, kehittänyt olemassa olevia prosesseja tehokkaammiksi ja tuottavammiksi. Nyt kaikki projektien osallistujat löytävät tärkeät tiedostot, viestit ja osaamisen yhdestä keskitetystä sijainnista, johon pääsee käsiksi laitteesta, ajasta tai paikasta riippumatta. Työtilan hyödyntäminen koko projektin eri vaiheissa on synnyttänyt uuden tavan toimia, mihin Canon on ollut erittäin tyytyväinen. Peter arvioikin, että AAPOn avulla projektin tuottavuutta pystyttiin parantamaan jopa 30 %:a.

Lue Case kokonaisuudessaan täältä.