Digitalisaatio on toiminnan elinehto – järjestelmäuudistus toi Evlin toiminnot ja datan yhdelle alustalle

Asiakaskokemukseen panostaminen ja palvelujen kehittäminen kannustavat Evliä satsaamaan jatkuvasti digitalisaatioon. Digian kanssa tehty kattava järjestelmäuudistus yksinkertaisti järjestelmäarkkitehtuuria merkittävästi ja loi alustan tuleville palveluille ja datan tehokkaammalle hyödyntämiselle.

Tänä päivänä on selvää, että digitaaliset ratkaisut ovat yksi tärkeimmistä yrityksen liiketoiminnan kehityksen ja kilpailukyvyn mahdollistajista. Digitalisaatio ei ole vaihtoehto vaan elinehto. Yksi digitalisaation dna:hansa upottanut toimija on sijoittamiseen erikoistunut pankki, Evli Pankki Oyj.

Evli on Suomen neljänneksi suurin rahastoyhtiö ja valittu viisi kertaa Suomen parhaaksi yhteisövarainhoitajaksi. Liiketoiminnassaan Evli keskittyy pääasiassa varainhoitoon ja asiakkaiden varallisuuden kasvattamiseen. Asiakaskunta koostuu pääasiassa yrityksistä ja yhteisöistä sekä varakkaista yksityishenkilöistä. Varainhoidon palvelujen rinnalla Evli tarjoaa myös yritysjärjestely- ja neuvontapalveluja. Kotimaan toiminnan lisäksi Evli tähtää rahastoliiketoiminnassaan myös kansainväliseen kasvuun.

Monipuolisen liiketoiminnan pyörittämiseksi Evlillä oli käytössä useita järjestelmiä ja samaa tietoa jouduttiin syöttämään uudelleen eri järjestelmiin sen sijaan, että tieto olisi liikkunut automaattisesti järjestelmästä toiseen.

Tehokkuuden parantamiseksi ja uusien palveluiden kehittämisen nopeuttamiseksi Evli käynnisti ison järjestelmäuudistuksen, jonka tavoitteena oli järjestelmäarkkitehtuurin yksinkertaistaminen ja toimintojen keskittäminen yhdelle alustalle.

”Asiakaskokemukseen panostaminen ja palvelujen kehittäminen olivat pääsyitä siihen, että päätimme lähteä uudistamaan järjestelmiämme. Haluamme jatkossakin olla kilpailukykyisiä ja pysyä kasvu-uralla, jolloin tarvitaan investointeja digitalisaatioon”, kertoo Evlin talousjohtaja Juho Mikola.

”Tavoitteena oli yksi järjestelmä, joka sisältäisi asiakastiedot, instrumenttitiedot ja transaktiotiedot saman katon alla”, kertoo Evlin Head of Middle Office Tanja Thomas.

Lisäksi tiedon käsittelyyn ja hyödyntämiseen kaivattiin parannusta. Raportoinnin osalta tavoitteena oli joustavuuden lisääminen ja niin sanotusti yksi totuus.

”Yksi iso teema oli, että tietoja syötettäisiin vain kerran yhteen paikkaan. Näin saataisiin myös manuaalisia työvaiheita karsittua”, Mikola kuvaa.

”Kun aiemmin pyöritettiin useampaa järjestelmää, oli vaarana, että samasta aiheesta saattoi tulla hieman erinäköinen lopputulema. Halusimme tästä eroon ja toisaalta myös dynaamisempaa, joustavampaa ja laadukkaampaa raportointia asiakkaalle.”

mies, Head of Execution & Operations, Evli Pankki Oyj

Isossa projektissa vaaditaan tarkkaa ohjausta

Uudistusprojektin kokoluokasta kertoo jotain se, että Evlillä uudistettiin lähes kaikki, Digian jo aiemmin toimittamia pankkitilejä ja lainojen hallintaa lukuun ottamatta. Sääntelykehikon muuttuessa projektin aikana myös projektin aikataulut ja prioriteetit muuttuivat. Tämä vaati projektin johtamiseltakin terävää otetta, jotta kokonaisuus pysyisi hallinnassa.

”Projektin alussa tavoitetila oli, että kokonaisuudessa hyödynnettäisiin valmiita ratkaisuja mahdollisimman pitkälle. Joissain osa-alueissa kuitenkin todettiin, että mukautuksia tarvitaan. Tässä kuitenkin käytettiin aina tiukkaa arviointia”, Thomas kertoo.

Onnistuminen onkin viime kädessä kiinni yhteistyön sujuvuudesta. Projektissa käytettiin Evlin ja Digian yhteistä Scaled Agile Frameworkiin (SAFe) pohjautuvaa ketterän kehittämisen mallia. Tiiviillä yhteisellä suunnittelulla varmistettiin yhteinen tilannekuva sekä nopea reagointi tilanteen niin vaatiessa.

”Ohjaus ja rakenne pysyi molemmin puolin tiukkana ja molemmat osapuolet olivat tiiviisti sitoutuneita projektiin. Tämän vuoksi projekti pysyi hyvin kasassa”, Thomas kuvaa.

”Yhteistyö oli tiivistä ja projekti pystyttiin jaottelemaan selkeisiin osa-alueisiin, joilla oli vastuuhenkilöt”, lisää Panu Jousimies, Evlin Head of Execution & Operations.

Hänen mukaansa projektin alkuperäiset tavoitteet on pitkälti myös saavutettu.

”Olemme aika monesta järjestelmästä pystyneet laittamaan valot pois päältä, eli järjestelmäarkkitehtuurin yksinkertaistamisessa on onnistuttu.”

Viranomaisvaateet vaikuttivat kumppanivalintaa myöten

Taustajärjestelmiä uusittaessa kohdataan organisaatiossa monia kysymyksiä: miten varmistetaan, että valittu ratkaisu pysyy ajassa mukana ja muokkautuu tarpeiden mukaan? Entä miten olemassa olevat prosessit istuvat järjestelmiin ja kuinka paljon ollaan valmiita muokkaamaan toisaalta omia toimintatapoja ja toisaalta räätälöimään teknistä ratkaisua?

Evlin tapauksessa toimiminen finanssialalla tuo kaikkeen kehitykseen ja liiketoimintaan vielä oman lisänsä, sillä asiakaskokemuksen ja palveluiden kehittämisen rinnalla kulkevat erilaiset regulaatiovaatimukset ja raportointivelvoitteet. Tästä esimerkkejä saatiin jo projektin aikana, kun voimaan astuivat sekä MiFID II että GDPR-sääntely, jotka toivat muutoksia myös projektin toteutukseen. Projektin aikana myös Suomen arvopaperikeskusjärjestelmä vaihtui, jolla oli merkittäviä vaikutuksia toimitettaviin järjestelmiin. Digian tuotepohjaiset ratkaisut auttoivat näidenkin vaatimusten huomioinnissa.

”Viranomaisvaateet täytyy ottaa kaikessa suunnittelussa huomioon, ja joskus haasteita saattaa tulla niiden vaateiden ja asiakaskokemuksen saattamiseksi yhteen,” Jousimies kertoo.

Jatkuvasti muuttuvan viranomaissäätelyn vuoksi myös uskottavien kumppanien määrä on rajallinen.

”Silloin kun lähdimme viemään tätä uudistusprojektia eteenpäin, Suomessa oleva sääntely rajasi jo valmiiksi sitä joukkoa, joiden kanssa saatoimme edes harkita yhteistyötä”, Mikola kertoo.

Kotimaisen sääntelykehikon ja vaatimusten tuntemus kallisti vaa’an kumppanin valinnassa Digian suuntaan.

”Digian etuna oli, että ensinnäkin asiakastiedot, instrumenttitiedot ja transaktiotiedot olivat samassa järjestelmässä. Tätä mahdollisuutta eivät kaikki kyenneet tarjoamaan. Lisäksi suomalaisen arvo-osuusjärjestelmän tuntemus oli yksi tekijöistä, joka käänsi valinnan lopullisesti Digiaan”, Thomas kuvaa.

Lue myös: Arvonlaskentaa palveluna – back office -toimintojen ulkoistus auttaa FIMiä keskittymään ydinliiketoimintaan

Tulevien palvelujen kehitys nojaa vahvasti Digian toteutukseen

Vaikka varsinainen uudistusprojekti saatiin virallisesti päätökseen vuoden 2020 lopulla, jatkuu kehitystyö edelleen. Kehitystarpeita nousee jatkuvasti esiin niin asiakkaiden kuin viranomaistenkin näkökulmasta ja muutos on jatkuvaa.

”Esimerkiksi raportoinnin kehittäminen on omalla tavallaan ikuisuushomma. Nyt olemme saamassa datan yhteen paikkaan ja yhtäläiseksi, mutta sen datan hyödyntämisen kehittäminen on oma jatkuva työnsä”, Jousimies kertoo.

Tiekartalla on myös digitalisaation ja automaation lisääminen entisestään.

”Evlin oma verkkopalvelujen kehittäminen nojaa tukevasti Digian toteutuksiin. Myös rajapintoja tullaan varmasti tarvitsemaan jatkossa enemmän, jotta saadaan tehostettua toimintaa ja toisaalta tuotua asiakkaille uusia mahdollisuuksia ja palveluja,” Thomas kuvaa.

Tiivis yhteistyö ja jatkuva parantaminen Digian kanssa ketterän kehityksen menetelmin jatkuu tulevaisuudessakin.

”On sanomattakin selvää, että Digia on tällä hetkellä Evlin tärkeimpiä, ellei jopa tärkein strateginen kumppani, niin tärkeitä nämä järjestelmät ovat liiketoiminnallemme. Tulevaisuudessa tarvitaan edelleen jatkuvaa yhteydenpitoa ja kehittämistä”, Jousimies sanoo.

”Tällaisessa tiiviissä yhteistyössä ja strategisesti tärkeässä yhteistyössä on tärkeää, että myös resurssointi ja sitoutuminen on kunnossa. Meillä on Digian puolelta sellaiset osaajat käytössä, jotka ymmärtävät liiketoimintaamme ja pystyvät katkoksitta meitä siinä tukemaan”, Thomas päättää.