Omistajanvaihdos oli Hankkijalle uusiutumisen paikka

Omistajanvaihdos pakotti Hankkijan uudistamaan monia toimintojaan, mukaan lukien taloushallinnon tietojärjestelmineen. Hankkija valitsi uuden Microsoft Dynamics AX -taloudenhallintajärjestelmänsä toimittajaksi Digian. Talousjärjestelmäprojektissa oli itse asiassa kyse taloushallinnon toimintojen jatkuvuudesta siirtymävaiheessa ja sen jälkeen.

”Tämä oli kolmas talousjärjestelmäprojekti, jossa olen ollut mukana, ja tämä oli tähän mennessä paras”, Hankkijan talousjohtaja Rainer Karjalainen kiteyttää. Se on paljon sanottu ottaen huomioon haastavat puitteet, joissa projekti toteutettiin.

Tanskalainen Danish Agro osti Hankkija Oy:n osake-enemmistön tammikuussa 2013. Muutoksen johdosta Hankkija joutui miettimään, kuinka se järjestää jatkossa toiminnot, jotka olivat aiemmin SOK:n kanssa yhteisiä, kuten talouden, HR:n ja IT-palvelut.

Uusi omistaja Danish Agro antoi Hankkijalle suhteellisen vapaat kädet organisoida toimintansa.

"Omistuspohja muuttui vaiheittain. Siirtymävaiheen aikana loimme Hankkijalle inhouse-prosessit talouden, HR:n ja muun hallinnon hoitamiseksi: oli rekrytoitava henkilöstöä, määriteltävä prosessit ja hankittava niitä tukevat järjestelmät”, Karjalainen kuvailee muutosta. IT-infran osalta edessä oli kaikkien järjestelmien siirtäminen pois SOK:n ylläpidosta omaan hallintaan.

”Muutos oli meille haaste, mutta myös äärimmäisen hieno vaihe. Ei kovin usein satu kohdalle tilannetta, jossa pääsee määrittelemään puhtaalta pöydältä, millainen on Hankkijan tapa hoitaa asioita. Vaikka SOK:n kanssa asiat hoituivat hienosti, tässä oli oiva tilaisuus edelleen kehittää toimintaa ”, Karjalainen kuvailee.

Dynamics AX tarpeeksi kattava laajaan bisnekseen

Talousjohtajana Rainer Karjalainen johti uuden taloushallinnon perustamista ja toimi ohjausryhmän puheenjohtajana uuden taloudenhallintajärjestelmän hankintaprojektissa.

Vaatimus uudelle järjestelmälle oli, että järjestelmän omat prosessit kantaisivat mahdollisimman pitkälle. Räätälöinnit pyrittiin minimoimaan.

”Räätälöinnit tuovat kustannuksia, ja ovat myöhemmissä versionvaihdoissa hankalia”, Karjalainen sanoo.

Haasteena oli Hankkijan laaja ja monipuolinen toimintakenttä. Hankkija on suurin viljan ostaja ja viejä Suomessa. Yrityksen toiminta kattaa muun muassa maataloustuotteiden- ja laitteiden vähittäis- ja tukkukaupan. Toimintaan kuuluu myös neljä rehutehdasta sekä kaksi siemenjalostuslaitosta. Lisäksi kuluttajaliiketoimintaa hoidetaan Hankkija-myymälöiden kautta. Myös järjestelmän olisi siis taivuttava moneen.

Samalla uudesta järjestelmästä haluttiin hiukan entistä modernimpi.

”Meidän ihmisillä taloudessa on oltava enemmän aikaa tukea liiketoimintaa tai analysoida tuloksia sen sijaan, että aika kuluisi tietojen kaivamiseen järjestelmistä”, Karjalainen kuvaa.

Hankkija päätyi järjestelmäarkkitehtuurikartoituksessaan Microsoft Dynamics AX -järjestelmään. Järjestelmän toimittajaksi ja kumppaniksi tiukkaan muutosvaiheeseen Hankkija valitsi Digian.

Tuttuus auttaa, mutta siihen ei voi tuudittautua

Digia on toiminut Hankkijan ERP-toimittajana vuodesta 1991 alkaen. Tuttuus ei kuitenkaan antanut kilpailutukseen etumatkaa.

”On siitä etua, että te tunnette meidät, ja me teidät. Tunnette meidän bisnestä, ja sitä kautta olemme helpommin samalla aaltopituudella. Ja tietysti aiemmat näytöt painavat – olemmehan me olleet ERP-yhteistyöhön varsin tyytyväisiä”, Karjalainen sanoo.

”Mutta jokainen kilpailutus on kisa erikseen.”

Rainer Karjalaisen mukaan toimittajan valinnassa etsittiin ”sopivaa pakettia”, jossa korostuivat tietenkin kustannuskilpailukyky, mutta myös toimittajan uskottavuus.

”Meille välittyi alusta asti sellainen olo, että Digia oli valmis panostamaan yhteistyöhön. Pidimme Digiaa ketteränä toimittajana, joka pystyy reagoimaan asiakastarpeisiin nopeasti”, Rainer Karjalainen kuvailee.

”Myös integraatio-osaamisella oli suuri merkitys. Hankkijan kaltaisessa yhtiössä järjestelmien välillä on paljon integraatioita, ja niiden toimivuus on hirvittävän tärkeää”, Karjalainen sanoo.

Myös toimittajan sijainti lähettyvillä oli tekijä, jota Hankkijalla arvostettiin.

Toimittajan hyvyys punnitaan, kun rakkaudessa on ryppyjä

Kahden vuoden siirtymäaika SOK:n järjestelmistä omaan ylläpitoon asetti projektille tarkan aikataulun, jossa ylittämisen ei yksinkertaisesti ollut varaa. Talousjärjestelmätyöhön aikaa oli käytettävissä puolitoista vuotta.

”Sovitussa aikataulussa pysyminen oli erittäin tärkeää. Siitä ei voitu luistaa”, Rainer Karjalainen painottaa.

Projektiaikataulu suunniteltiin niin, etteivät viivästykset tai yllätykset pääsisi uhkaamaan lopullista deadlinea. Käytännössä tämä tarkoitti muun muassa erilaisten puskureiden rakentamista aikatauluun sekä raudanlujaa projektijohtoa. Tärkeää oli myös, että järjestelmää testattiin aidossa ympäristössä, jotta virheet havaittiin ennen käyttöönoton alkua.

”Niin Digian kuin Hankkijankin projektipäälliköt onnistuivat todella hyvin. Myös muuta joukkuetta on helppo kehua. Hankkijan henkilöstö teki hienon suorituksen, ja yhdessä Digian ihmisten kanssa muodostivat osaavan tiimin, jossa homma toimi”, Rainer Karjalainen kiittää.

Tiivistä yhteispeliä tarvittiinkin. Kun Hankkijan uuteen taloushallintoon rekrytoitiin ihmisiä, nämä tulivat matkan varrella mukaan myös järjestelmäprojektiin. Näin järjestelmäprojekti ja taloushallinnon prosessien määrittely kulkivat tiiviisti käsi kädessä.

Rainer Karjalainen kuvailee tunnelman olleen kautta projektin, että asiat etenevät suunnitellusti. Yhteistyö pelasi avoimesti sekä ohjausryhmässä että operatiivisella tasolla.

”Ohjausryhmän on helppo toimia, kun projekti edistyy kaikilla mittareilla tavoitteiden mukaan”, hän sanoo.

”Palavereissa oli hyvä henki myös silloin, kun läpikäytävänä oli ongelmia tai puutteita. Siinähän toimittajan hyvyys punnitaan, jos on ryppyjä rakkaudessa. Arvostamme sitä, miten ongelmiin reagoidaan: kuinka nopeasti ja uskottavasti toimittajalta tulee tietoa ja reagointia vaikeammissa tilanteissa. Digia reagoi näissä tilanteissa nopeasti”, Karjalainen kuvailee.

Kahden vuoden siirtymäaika piti - "erinomainen IT-projekti"

Hankkija sai kahden vuoden siirtymäajan puitteissa pystytettyä uudet inhouse-toiminnot. Microsoft Dynamics AX on vuoden 2016 alusta lähtien ollut taloudenohjausratkaisuna Hankkijan talouden ohjaamisessa. Digia on Hankkijan kumppani järjestelmän ylläpidossa ja kehityksessä.

"Projekti pidettiin kasassa aikataulullisesti ja kustannuksellisesti. Meillä oli hyvä toimittaja, jonka kanssa yhteistyöhön olimme tyytyväisiä, ja alussa annetut lupaukset pitivät. IT-projektiksi tämä oli erinomainen", Rainer Karjalainen tiivistää.

Siirtymäajasta selviytymisen jälkeen Hankkijassa ei ole tarkoitus jäädä laakereilleen lepäämään.

”Asioita pitää tehdä koko ajan fiksummin, ketterämmin ja laadukkaammin. Tietojärjestelmäratkaisujen pitäisi pystyä auttamaan meitä siinä. Hankkija pyrkii jatkuvasti kehittämään palveluitaan ja järjestelmiään”, Rainer Karjalainen sanoo.