Toiminnanohjausjärjestelmän uusiminen voi tuntua isolta ponnistukselta, mutta urakka kannattaa. Hedengrenillä ERP-projektin uudistaminen käynnistyi samaan aikaan organisaatiomuutosten kanssa. Nyt käytössä on yhtenäinen ja joustava järjestelmä, joka tehostaa toimintaa ja avaa väylän tulevaisuuden kehitystyölle.

Kun Oy Hedengren Ab:n edellinen ERP-järjestelmä tuli tiensä päähän muutama vuosi sitten, edessä oli muutakin kuin järjestelmän päivitys uuteen. Organisaatiossa tapahtui isoja muutoksia: liiketoimintoja myytiin, ostettiin ja lopetettiin. Ihmisiä vaihtui. Piti miettiä uudelleen liiketoiminnan tavoitteet ja määritellä prosessit tukemaan tulevaisuuden suuntaa.

Toimitusjohtaja Marek Hintze saapui yritykseen keskellä muutosprosessia.

”Kun tulin taloon, teimme ERP:n suhteen isoja reivauksia ja kävimme kaikki prosessikuvaukset läpi punakynällä. Uudistustyössä aletaan helposti rakentamaan samoja asioita kuin ennenkin pienillä lisukkeilla. Onneksi otimme ulkopuolisen konsultin, joka haastoi meitä muuttamaan toimintamallimme perusteellisesti”, kertoo Hintze.

”Halusimme virtaviivaistaa prosesseja ja huomioida myös kansainvälistymisen mahdollisuudet. Tällä hetkellä 20 % liikevaihdosta tulee ulkomailta.”

Uudeksi ERP-järjestelmäksi valikoitunut Digia Enterprise kesti joustavasti suunnanvaihdokset ja prosessien uudelleenmäärittelyt. Järjestelmän muuntautumiskykyyn vaikutti sekin, että Hedengrenillä tehtiin päätös välttää ylimääräisiä räätälöintejä. Kokonaisuus rakennettiin pääsääntöisesti standardimoduuleilla, mikä helpottaa ja nopeuttaa muutostöitä.

11 järjestelmää vaihtui yhteen

Hedengren on pian satavuotias suomalainen teknisen alan perheyritys, jonka liiketoiminta kasvaa ja kansainvälistyy. Toimintaa on Suomen lisäksi Ruotsissa, Norjassa ja Virossa. Yrityksen toimialoja ovat turvallisuustekniikka, talotekniikka sekä suoramyynti.

Toimialoilla oli käytössään kirjava joukko järjestelmiä. Nyt järjestelmäkirjosta on 11 järjestelmää korvattu yhdellä Digia Enterprise-järjestelmällä. Kokonaisuus on selvästi hallittavampi ja kustannustehokkaampi, kun toiminnanohjausjärjestelmä on koko talolle ja kaikille toiminnoille yhteinen. ERP-ratkaisu kattaa konsernin varastohallintaratkaisun (WMS) ja siihen on integroitu verkkokaupparatkaisu, tuotetiedonhallinta (PIM) sekä Qlikview -raportointi- ja analysointiratkaisu.

”Hyvä ERP on liiketoiminnan ydinkone, joka mahdollistaa lähes kaiken työn. Jos se ei toimi, niin koko talo pysähtyy”, kuvailee Hintze.

Asiakaskokemus strategian ytimessä

Muutosprosessin yhteydessä kirkastui Hedengrenin uusi strategia, jonka mukaan tärkein tavoite lähtee asiakaskokemuksesta. Asiakkaan kokemaan palvelun laatuun ja toimivuuteen panostetaan yrityksessä monella tasolla. Hyvään asiakaskokemukseen kuuluu mm. tuotteiden ja palveluiden korkea laatu, saatavuus ja toimitusvarmuus.

Joustava ja monipuolinen ERP mahdollistaa osaltaan sen, että asiat sujuvat asiakkaan kannalta hyvin ja hallitusti. Se tuo myös runsaasti toiminnallista tehokkuutta, joka näkyy parempana palveluna asiakkaalle. Järjestelmän yhtenäisyys mahdollistaa sen, että ihmisiä voidaan tarvittaessa käyttää ristiin eri liiketoiminta-alueiden välillä.

”Koska kaikki työntekijät käyttävät samaa järjestelmää, voimme tarpeen mukaan tasata työvoimaa ja poistaa toiminnallisia pullonkauloja. Ihmisillä on siten enemmän aikaa hoitaa asiakasrajapinnassa tapahtuvia asioita. Samalla saadaan taloudellista tehokkuutta, kun olemassa olevalla porukalla pystytään hoitamaan kasvava liikevaihto”, Marek Hintze kertoo.

Läpinäkyvyys luo luottamusta

Tehokkuutta asiakaspalveluun saadaan myös tiedon mahdollisimman hyvällä jaettavuudella. Jokaisella työntekijällä tulee olla näkymä yrityksen tuotantoon, palveluun, toimituksiin jne. Tällöin kuka vain voi auttaa tai tehdä tarvittaessa toimenpiteitä.

”Uskomme siihen, että kaiken tiedon tulee olla julkista ja saatavilla. Silloin ihmiset pysyvät ajan tasalla, löytävät tiedon helposti ja pystyvät tekemään päätöksiä”, perustelee Hintze.

Hedengrenillä panostetaan läpinäkyvyyteen myös asiakasrajapinnassa. Tavoite liittyy sekä strategiaan että jatkuvasti kehittyviin digitaalisiin palveluihin.

”Asiakkaan pitää nähdä selkeästi, miten toimimme, mitä tuotteita varastossa on ja missä hänen toimituksensa menee”, Hintze sanoo.

”Läpinäkyvyydessä olemme valmiita menemään niin pitkälle kuin liikesalaisuudet antavat myöten. Mitä avoimemmin asioista kertoo, sitä enemmän luottamus kasvaa.”

Tällä hetkellä Hedengrenin digitaaliset palvelut ovat kehityksen alla, verkkokauppa on käytössä turvatekniikan puolella. Ensi vuonna lanseerataan koko yrityksen kattava digitaalinen palvelukanava.

Kohti saumatonta toimintakulttuuria

Uusi ERP on otettu talossa käyttöön vaihe vaiheelta, yksi toimiala kerrallaan. Alkusyksystä 2017 käyttöönotto saatettiin loppuun ja se sujui tekniikan osalta hyvin. Uusien toimintamallien omaksuminen ei kuitenkaan ole ollut kaikille työntekijöille ihan pässinlihaa. Marek Hintze uskoo, että muutos on aina haastavaa, mutta henkilökunnassa aletaan jo olla voiton puolella uuden järjestelmän omaksumisessa.

ERP-projektin sujuvuuteen ja järjestelmän joustavuuteen Hintze on tyytyväinen. Projekti eteni suunnitelmien mukaan aikataulussa ja budjetissa. Hän kiittää sitä, että sama projektipäällikkö on pysynyt mukana koko hankkeen ajan.

”Yhteistyö Digian kanssa on ollut kiitettävän ratkaisukeskeistä, ydinprosessit ja projektinjohto ovat toimineet hyvin. Asenne on kunnossa.”

Pitkäikäisenä suomalaisena perheyrityksenä Hedengrenillä arvostetaan Digian suomalaisuutta. Myös lyhyt etäisyys on etu projektin sujuvuuden kannalta: kasvotusten asiat etenevät yleensä sutjakkaammin.

Samalla Hedengrenin toiminta on yhä kansainvälisempää. Jatkossa saman järjestelmän alle on tarkoitus saada myös naapurimaissa sijaitseva toiminta kokonaisuudessaan.

”Kehityslista on aika pitkä. Esimerkiksi kenttätyön mobilisointi on edessä, jotta töitä voidaan tehdä ajasta ja paikasta riippumatta,” miettii Hintze.

”Tärkeintä on kehittää digitaalista palvelua eri kanavissa, jotta asiakkaan palvelukokemus eri osioissa on mahdollisimman saumaton.”