Laureassa otettiin kumppanitiedot komeasti hallintaan

Laurean uusi kumppanuusjärjestelmä on kenties maailmalaajuisestikin ainutlaatuinen hanke. Siinä liike-elämän tarpeisiin kehitetty CRM-järjestelmä on valjastettu palvelemaan suuren ammattikorkeakoulun opiskelijoita ja henkilökuntaa. Kumppanuusjärjestelmään kootaan tietoa opiskelijoiden projekteista yhteistyöorganisaatioiden kanssa.

Tarvitaan ideointikykyä ja ennakkoluulotonta asennetta, kun tyypillinen yritysmaailman asiakashallintajärjestelmä valjastetaan opiskelijoiden käyttöön. Laurea-ammattikorkeakoulu lähti hakemaan ratkaisua hajallaan olevan kumppanitiedon hallintaan, keräämiseen ja jalostamiseen. Syntyi kumppanuusjärjestelmä, johon opiskelijat syöttävät tietoa tekemistään töistä eri organisaatioiden kanssa.

Laurean kumppanuusjärjestelmä on paitsi ainutlaatuinen luonteeltaan myös poikkeuksellisen suuri käyttäjämäärältään. Henkilökuntaa käyttäjinä on noin 500 ja opiskelijoita jopa 8000. Hallittavaa tietoa on valtavasti ja nyt se saadaan yhden kokonaisuuden alle, helposti löydettävään ja ylläpidettävään muotoon.

”Laurealla on useita kampuksia kuudella eri paikkakunnalla ja runsaasti yhteistyötä sekä yritysmaailman että julkisen sektorin organisaatioiden kanssa. Meillä on yksittäisten opiskelijoiden tekemiä projekteja, suuria EU-rahoitteisia hankkeita ja kaikkea siltä väliltä”, kertoo markkinointi- ja yhteiskuntasuhdejohtaja Teemu Ylikoski Laureasta.

”Kumppanuusjärjestelmän avulla saamme kokonaiskuvan kaikesta yhteistyöstä ja pystymme merkittävästi vahvistamaan alueellista vaikuttavuutta.”

Opiskelijoiden työ näkyviin

Keskitetty kumppanuusjärjestelmä tarjoaa yhtenäisen, koko korkeakoulun kattavan näkymän kumppanityöhön. Koulun sisällä tämä tarkoittaa merkittävää toiminnan tehostumista, joka selkeyttää toimintamalleja, säästää resursseja ja mahdollistaa laadukkaan dokumentoinnin.

Olennaista on myös opiskelijoiden tekemän työn arvostuksen nostaminen ja näkeväksi tekeminen. Eri koulutusalojen opiskelijat tekevät kiinnostavia ja ajankohtaisia projekteja, jotka jäävät helposti piiloon. Järjestelmän avulla tieto tuodaan koko organisaation saataville.

Lisäksi kumppanuusjärjestelmä vahvistaa Laurean painoarvoa alueellisten palveluiden kehittäjänä ja yhteiskunnallisena toimijana. Kerätyn tiedon avulla on mahdollista seurata vaikuttavuutta: kuinka paljon tehdään yhteistyötä, millä toimialoilla ja mitä työ sisältää.

”Läpinäkyvyys, johon tällä järjestelmällä pyritään, on hyvin epätavallista. Haemme yhteistä näkyvyyttä ja tiedon avointa jakamista. Kaikilla opiskelijoillamme on mahdollisuus olla CRM-järjestelmän käyttäjiä ja sisällöntuottajia”, sanoo Teemu Ylikoski.

Liike-elämän eväitä opiskelijoille

Laurean kumppanuusjärjestelmä pystytettiin ketterästi ja nopeasti muutamassa kuukaudessa. Tällä hetkellä käynnissä on käyttöönottovaihe: järjestelmää testataan ja otetaan käyttöön tiimi ja yksikkö kerrallaan. Syksyllä 2017 pitäisi kaikilla käyttäjäryhmillä olla valmiudet ratkaisun hyödyntämiseen.

Järjestelmän ydin on MS Dynamics 365, liiketoimintasovellusten pilvipalvelut. Ratkaisu tarjoaa joustavan, valmiin alustan, josta voi ottaa palveluita käyttöön tarpeen mukaan. Samalla organisaatio pääsee mukaan jatkuvasti kehittyvään alustaan, jonka turvin on helppo tehdä jatkosuunnitelmia.

Laurean hankkeessa tehtiin oivaltavia ratkaisuja käytettävyyden suhteen. Suurin käyttäjäryhmä ovat korkeakoulun opiskelijat, joille luotiin oma portaali: selkeä ja helppokäyttöinen näkymä, jonka kautta kuka tahansa osaa toimia. Henkilökunnan käyttöliittymä on yksityiskohtaisempi ja sisältää enemmän hallinnallisia toimintoja.

”Opiskelijoiden oman portaalin avulla halusimme varmistaa, että järjestelmää tullaan oikeasti käyttämään”, kertoo aluepalvelupäällikkö Anssi Kuusela Laureasta.

”Sisällön lisääminen, muokkaaminen ja löytäminen on tehty yksinkertaiseksi, joten odotamme saavamme laadukasta tietoa.”

Opiskelijoille on järjestelmästä korvaamaton apu esimerkiksi siinä vaiheessa, kun pitäisi löytää harjoittelupaikka tai yhteistyökumppani opinnäytetyötä varten. Yleensä alkaa kova metsästys, joka vie aikaa ja vaivaa. Kumppanuusjärjestelmän kautta löytyy kätevästi vinkkejä, tarvittavaa materiaalia ja yhteystietoja. Lisäksi ratkaisu mahdollistaa opiskelijoille oman projekti-CV:n laatimisen, mistä on apua työpaikkojen hakuprosessissa.

Tehoa työllistymiseen

Jo ennen kumppanuusjärjestelmää Laureassa ollaan oltu aktiivisia työelämäyhteyksien luomisessa – koulun opiskelijoiden työllistymisaste onkin korkea. Uuden järjestelmän myötä odotettavissa on yhä vahvistuvaa työllistymistä, kontakteja ja tärkeitä työelämätaitoja. Nuorten työllistymisen haasteista puhutaan nykyään paljon, joten Laurean kehittämä ratkaisu voisi olla avuksi muissakin oppilaitoksissa.

Harva tietää, millaisia sovelluskohteita esimerkiksi CRM-ratkaisut tarjoavat. Oppilaitoksissa järjestelmää voi hyödyntää esimerkiksi sisäänpääsyyn, rekrytointiin, verkostoitumiseen, hankkeiden ja ohjelmien hallintaan tai toimittajien hallintaan.

Digitaalisten ratkaisujen avulla voidaan ylittää toimialarajoja, luoda verkostoja ja auttaa oppilaitoksia vahvistamaan yritysyhteistyötä.

”Korkeakouluissa kannattaisi enemmänkin hyödyntää liiketoimintasovelluksia”, arvelee Anssi Kuusela. ”Asiakkuudenhallinnalla voi tukea myös yhteiskunnallista vaikuttavuutta."

Innostusta ja malttia

Eri käyttäjäryhmiä edustavan testiryhmän kokemukset ovat olleet erittäin positiivisia.

”Toistaiseksi on tullut vain innostuksen huutoja”, sanoo Teemu Ylikoski.

Kuusela ja Ylikoski kuvailevat projektia ja yhteistyötä Digian kanssa yllättävän helpoksi.

”Digian toimintamallit ja laadunhallinta ovat sellaisia, että homma on pysynyt koko ajan hallussa. Mitä on sovittu, niin se on pitänyt. On voitu keskittyä tekemiseen.”

Jatkosuunnitelmiakin on jo pitkä lista, vaikka vielä pitääkin malttaa mennä steppi kerrallaan. Myöhemmässä vaiheessa on tarkoitus muun muassa avata kumppaneillekin pääsy järjestelmän käyttäjiksi. Syksystä alkaen käyttökokemuksista kerätään tarkempaa dataa, jonka avulla päätetään uusista suunnitelmista ja aikatauluista.