”Asiakkaan ongelmat otetaan vakavasti, eivätkä ne jää leijumaan. Voimme molemmin puolin luottaa siihen, että sovitut asiat hoidetaan.”

Nummelassa sijaitseva tuotanto- ja logistiikkakeskus on Martelan liiketoiminnan sydän: yli kuuden vuosikymmenen ajan tehtaan seinät ovat todistaneet lukuisten kalusteiden koko elinkaaren – aina uusien kalusteiden kokoonpanosta käytettyjen kalusteiden kunnostukseen ja osien uusiokäyttöön.

Viime vuosina tehdas on toiminut myös toisenlaisen muutoksen näyttämönä. Vuonna 2023 Martela päivitti parhaat päivänsä nähneen toiminnanohjausjärjestelmänsä moderniin pilvipohjaiseen Microsoft Dynamics 365 -liiketoiminta-alustaan, jolla tänä päivänä ohjataan Martelan hankinnan, varastonhallinnan, tuotannon, myynnin ja oston sekä taloushallinnon prosesseja. ”Järjestelmää käytetään meillä hyvin laajasti”, Martelan IT System Manager Virpi Hänninen kuvailee. ”Olen nähnyt yrityksiä, jotka käyttävät ERP-järjestelmiä paljon suppeammin. Martelalle tullessani yllätyin siitä, kuinka laajasti ERP:tä täällä hyödynnetään.”

Vuonna 1945 perustettu perheyritys on vuosikymmenten saatossa kasvanut pörssiyhtiöksi ja kehittynyt kalustevalmistajasta käyttäjälähtöisten työ- ja oppimisympäristöjen edelläkävijäksi. Yrityksen päämääränä on tarjota asiakkailleen toimialan parasta palvelua, ja toiminnanohjauksen tehokkuudella on siihen suora vaikutus. “Kun myyntitilaus saapuu järjestelmään, meidän on ensiarvoisen tärkeää pysyä asiakkaalle luvatussa aikataulussa”, Hänninen luonnehtii. “Dynamics 365:n avulla voimme koordinoida koko pitkää prosessia tilauksesta toimitukseen yhdessä paikassa, mikä tuo läpinäkyvyyttä prosessin eri vaiheisiin ja mahdollistaa Nummelan tehtaan toimintojen optimoinnin täysimittaisesti.”

Totuus tulee asiakkaiden suusta

Strategisesti tärkeään järjestelmäuudistukseen Martela valitsi kumppanikseen Efiman. Päätös kolmen kärkiehdokkaan väillä tehtiin referenssiasiakkaiden kokemusten perusteella: ”Meille oli tärkeää päästä haastattelemaan toimittajaehdokkaiden asiakkaita, ja Efiman kohdalla luotettavuus nousi vahvasti esiin. Se on todella iso asia, että asiakas voi luottaa toimittajaan joka tilanteessa – siihen, että sovitut asiat tehdään ja niistä pidetään kiinni”, Hänninen perustelee.

Yhteistyön alussa Efima vastasi vanhan ERP-järjestelmän ylläpidosta, ja vuonna 2022 käynnistyi käyttöönottoprojekti, jota Hänninen suitsuttaa uransa onnistuneimmaksi: ”Dynamics 365:n käyttöönotto Efiman tuella oli yksi kivuttomimpia projekteja, joissa olen ollut mukana. Projektipäälliköllämme on lähes parinkymmenen vuoden kokemus vastaavista hankkeista, ja hän totesi, että tämä projekti on ihan siellä listan kärjessä. Käyttöönotto toteutui lähes sekunnilleen sen mukaan, miten se testausvaiheessa oli kellotettu.” 

Parhaimmillaan porukka hitsautuu yhteen

Onnistumisesta Hänninen antaa tunnustusta sekä Efiman että Martelan henkilöstön omistautumiselle tulevaan muutokseen ja toisiinsa. Ennen projektin aloittamista Martela haastatteli Efiman asiantuntijoita, jotta tulevien kuukausien työkaverit tulisivat tutuiksi, ja tutustutti heidät martelalaisten arkeen. ”Hanke käynnistettiin yhteisellä esittelykierroksella Nummelan tehtaalla – siellä kierreltiin varastohyllyjen väleissä tutkimassa, mitä löytyy mistäkin, ja katsottiin, mistä nappulasta pullahtaa minkäkinlainen tarra pihalle”, Hänninen muistelee. ”Projekti käynnistyikin todella jouhevasti sen jälkeen, kun Efiman konsulteilla oli tarvittava ymmärrys meidän päivittäisestä tekemisestämme.”

Myös suurin osa projektista toteutettiin liiketoiminnan ytimessä Nummelassa, ja Martelan loppukäyttäjät toimivat Efiman asiantuntijoiden vastinpareina projektin alusta alkaen. ”Loppukäyttäjät lopulta tietävät parhaiten, mitä järjestelmältä vaaditaan. Heidän osallistamisensa myös sitouttaa heitä muutokseen ja uusiin toimintatapoihin”, Hänninen kuvaa ja suosittelee loppukäyttäjien mukaan ottamista projektiin mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. ”Tämä oli hyvin poikkeuksellinen järjestelmäprojekti sen osalta, ettei muutosvastarintaa juuri ollut. Me kaikki halusimme rakentaa meille entistä paremman ja toimivamman järjestelmän.”

Martelan slogan “Happy Mondays” kuvastaa yrityksen pyrkimystä varmistaa, että maanantaisin – kuten muinakin päivinä – on mukava tulla töihin. Tämä tavoite saavutettiin myös yhteistyössä Efiman kanssa, ja Hänninen muistelee lämmöllä projektin aikana tapahtunutta ryhmäytymistä: ”Aina alkuun uusien henkilöiden kanssa on vähän hiljaista – mutta lopulta siellä alettiin jo viisastella toisille ja oikeasti huomasi sen, että porukka hitsautuu yhteen ja että se tekeminen on oikeasti kivaa. Varsinkin, kun yhdessä nähtiin, että eri toiminnot alkavat toimia suunnitellusti.” 

Kohti jatkuvan kehityksen kulttuuria

Tehtaan lattialla rakentunut luottamus ja hyvä yhteistyö ovat jatkuneet myös käyttöönoton jälkeiseen arkeen. Efima vastaa uuden pilvipohjaisen ERP-järjestelmän ylläpidosta ja tukee Martelaa ratkaisukokonaisuuden jatkuvassa kehitystyössä. ”Asiakkaan ongelmat otetaan vakavasti, eivätkä ne jää leijumaan. Voimme molemmin puolin luottaa siihen, että sovitut asiat hoidetaan”, Hänninen kuvaa yhteistyön peruspilareita.

Martelalla siirtymä vanhasta, paikallisesta ERP-järjestelmästä kahdesti vuodessa päivittyvään pilvipalveluun on ollut kulttuurillinen muutos – joskin myönteinen sellainen. ”Aiempi järjestelmämme oli kuin kiveen hakattu, eikä ongelmakohtiin puututtu. Nyt järjestelmämme kehittyy koko ajan ja hyödymme jatkuvasti uusista toiminnallisuuksista”, Hänninen luonnehtii. Hänniselle on ollut tärkeää varmistaa, ettei versiopäivitysten valmistelu ja testaus muodostu liian suureksi taakaksi kenellekään, ja tässä Efiman parhaat käytännöt ja jatkuva yhteys nimettyyn palvelupäällikköön ovat olleet arvokkaita: ”Efiman palvelupäälliköltä Henrikalta saamme niin paljon tukea ja parhaita vinkkejä kuin vain osaamme ja ymmärrämme pyytää. Hänellä on kokemusta useista eri asiakkuuksista ja kyky nähdä asiat meitä laaja-alaisemmin.”

Muita muutoksen edessä olevia yrityksiä Hänninen kannustaakin olemaan rohkeita: ”Tällaista järjestelmän vaihtoa on-premisestä pilveen ei pidä pelätä. Kun mukana on luotettava kumppani, joka todella ymmärtää asiakkaan liiketoimintaa ja sen toimintatapoja, siirtyminen on suhteellisen helppoa ja lopputulos on palkitseva. Efimaa pidän erittäin luotettavana kumppanina tällaisessa muutoksessa – se on tullut selväksi tässä vuosien varrella.”