Olemme tehneet ketterää kehittämistä aiemminkin, mutta tämä oli kyllä kaikkein ketterin projekti tähän mennessä.

Roope Rauhalinna, Kehityspäällikkö (Talousprosessit), Mehiläinen

540 toimipistettä ympäri Suomen. 1,3 miljoonaa asiakasta. Yli 22 300 työntekijää ja ammatinharjoittajaa. Suuren suomalaisen sosiaali- ja terveyspalveluiden tuottajan, Mehiläisen, kasvun ja kehityksen edellytyksiä ovat sujuvat ja yhdenmukaiset prosessit läpi organisaation. Taloushallinnon saralla Mehiläisen prosessien tehostamisesta vastaa kehityspäällikkö Roope Rauhalinna, jolle myös inventointiprosessin automatisoinnin kehittäminen kuuluu osana Mehiläisen talousprosesseja.

Eroon manuaalisesta Excel-harjoituksesta

Vielä vuosi sitten Mehiläisen inventointiprosessi oli yli 500 hengen mittava, manuaalinen Excel-harjoitus. Ja kuten kuvitella saattaa, satojen varastojen inventointi pelkän Excelin avustamana tuotti paljon päänvaivaa ja vaati hartiavoimia niin Mehiläisen hallinnossa kuin toimipisteissäkin. ”Ensin Mehiläisen hallinnossa laadittiin Excelit varastokohtaisesti, sen jälkeen ne täytettiin inventoijien toimesta toimipisteissä, tulostettiin, allekirjoitettiin hyväksyjien toimesta ja lopuksi tallennettiin verkkolevyille”, Rauhalinna muistelee. ”Tuotelistojen kokoaminen Exceleihin edellytti paljon ennakkovalmisteluita Mehiläisen hallinnolta – niin kuin myös inventoijien löytäminen, aikataulujen kommunikointi ja prosessin kokonaisvalvonta”, Rauhalinna lisää ja kertoo haasteiden jatkuneen myös kenttätyössä. ”Monirivisten Excelien täyttäminen toimipisteissä ei ollut ongelmatonta, ja lopputulosta jouduttiin setvimään kerran jos toisenkin.”

Rauhalinnan mukaan inventointiprosessin tehostamistarve oli tunnistettu laajalti, ja oikean työkalun ja kumppanin löydyttyä ryhdyttiin pian tuumasta toimeen. Sekä kumppani että työkalu löytyivät Efiman järjestämästä App In a Day -koulutuksesta, johon Rauhalinna osallistui kollegoineen. Koulutuksessa he pääsivät tutustumaan räätälöityjen liiketoimintaratkaisujen low-code-kehittämiseen Microsoft Power Apps -työkalulla. Inventointiprosessin aikataulupaineiden alla Power Apps -sovelluksien nopeaksi kuvattu kehittämisprosessi herätti Mehiläisen kiinnostuksen – ja niin teki myös työkalun kustannustehokkuus: ”Meillä oli valmiiksi käytössämme Microsoft Teams -lisensointi, ja selvitimme yhdessä Efiman kanssa, että Teams-lisenssimme kattoi tarvittavat toiminnallisuudet Power Apps -sovelluksen rakentamiseksi ja käyttöoikeudet yli 500 inventaarioita tekevälle Mehiläisen työntekijälle”, Rauhalinna kuvaa.

Ketterää mielenlaatua ja kumppanuutta

Rauhalinnan iloksi Power Apps -teknologia lunasti lupauksensa: Mehiläisen tarpeisiin räätälöity Power Apps -sovellus valmistui aikataulussa, ja takana on jo ensimmäinen inventaario uuden työkalun avustamana – ilman yhtäkään Exceliä. ”Olemme tehneet ketterää kehittämistä aiemminkin, mutta tämä oli kyllä kaikkein ketterin projekti tähän mennessä”, Rauhalinna nauraa. ”Jo muutaman viikon päästä lyhyestä määrittelytyöpajasta saimme ensimmäisen version sovelluksesta nähtäväksi ja pääsimme kehittämään sitä yhdessä Efiman kanssa. Meillä oli viikoittain palavereita, ja joka viikko saimme lisättyä sovellukseen uusia ominaisuuksia tarpeidemme ja toiveidemme mukaisesti.”

Kehittämistyöhön osallistuivat Efiman asiantuntijoiden ja projektipäällikkönä toimineen Rauhalinnan lisäksi kaksi Mehiläisen kirjanpitäjää. Myöhemmässä vaiheessa sovellusta pilotoitiin laajemmalla kokoonpanolla. Rauhalinna uskoo, että oikean työkaluvalinnan lisäksi projektin onnistumisesta on kiittäminen siihen osallistuneita ihmisiä ja toimivaa kumppanuutta: ”Yhteistyö Efiman kanssa meni erittäin hyvin. Mukana oli asiantuntevia ihmisiä ja töitä tehtiin mukavassa ilmapiirissä. Tämänlainen ketterä kehittäminen vaatii myös tekijöiltä ketterää mielenlaatua: ollaan koko ajan valmiita viemään projektia sinne suuntaan, mikä sillä hetkellä näyttää hyvältä, eikä lyödä kaikkea etukäteen lukkoon. Ja tässä efimalaiset olivat erittäin hyviä alusta loppuun.”

Power Apps avasi silmiä uusille automaatiomahdollisuuksille

Yhteistyön tuloksena syntynyt Power Apps -sovellus, Inventaario App, digitalisoi Mehiläisen inventointiprosessin ja automatisoi sen monia vaiheita. Sovellus kokoaa valmiiksi varastokohtaiset inventointilistat vuosittaisten hankintojen perusteella, kommunikoi nimetyille vastuuinventoijille inventointi- ja aikatauluohjeet ja muistuttaa niistä tarpeen mukaan. Inventoijat kirjaavat varastosaldot suoraan sovellukseen, ja kun toimipisteen vastuuhenkilö on hyväksynyt inventoinnin sovelluksessa ja kaikki varastot on inventoitu, Inventaario App tuottaa valmiin kirjanpitoaineiston varaston arvoista.

Ensimmäisen inventointiprosessin jälkeen toteutettiin laaja käyttäjäkysely, ja Rauhalinna on tyytyväinen saatuun palautteeseen: ”Työkalu on toiminut erittäin hyvin ja olemme saaneet hyviä tuloksia. Jo ensimmäisellä kerralla nähtiin, että inventointiin kului kaikilla vähemmän työaikaa: työkalu on helpottanut ja nopeuttanut inventointia varastoissa, ja hallintomme työsarkaa olemme arvioineet säästyneen jopa kuukauden verran mielekkäämpiin työtehtäviin.” Onnistunut ensikokeilu ja positiivinen palaute ovat jo virittäneet uusia ideoita Power Apps -teknologian käyttömahdollisuuksista. ”Osa on jo toteutettukin”, Rauhalinna paljastaa ja kertoo low-code-teknologian lunastaneen pysyvän paikan Mehiläisen automaatiotyökalupakissa.

Efiman palvelut

• Inventaario App – Microsoft Power Apps -sovellus inventointiprosessin automatisointiin
• Sovellus hyödyntää Microsoft Teams -lisensointia

Hyödyt asiakkaalle

•  Inventointiprosessin hallinta keskitetysti yhden sovelluksen avulla
• Inventointiprosessin suoraviivaistuminen ja automatisointi
• Vähemmän manuaalista työtä ja virhekirjauksia
• Kustannustehokas ja laajalle käyttäjäryhmälle skaalautuva ratkaisu hyödyntämällä Microsoft Teams -lisensointia ja ketterää low-code-kehittämistä

Mehiläinen

Mehiläinen on tunnettu ja arvostettu yksityinen sosiaali- ja terveyspalveluiden tuottaja Suomessa, joka tarjoaa laadukkaat, kokonaisvaltaiset palvelut nopeasti ja sujuvasti yksityis-, yritys- ja kunta-asiakkaille. Mehiläinen palvelee vuosittain yli 1,3 miljoonaa asiakasta ja sen yli 540 toimipisteessä palveluita tuottaa yhteensä yli 22 300 työntekijää ja ammatinharjoittajaa. 111-vuotias Mehiläinen on perinteikäs, mutta nopeasti kehittyvä ja kasvava suunnannäyttäjä alallaan. Mehiläisen kasvun, kehityksen ja laadun keskeinen edellytys on osaavista ammattilaisista koostuva sitoutunut henkilöstö.

www.mehilainen.fi

Asiakastarina on julkaistu Efiman verkkosivuilla.