Epäilimme, löytyisikö Suomesta järjestelmäämme tuntevaa kumppania, mutta kun kuulimme Efimasta, huokaisimme helpotuksesta.

Kestävän kehityksen vauhdittaminen on valtio-omisteisen Motiva Oy:n ja yhtiön yli 70 työntekijän yhteinen päämäärä. ”Toimimme niin valtionhallinnon, kuntien kuin yritysten kestävän kehityksen työparina”, Motivan talousjohtaja Minna Malkki tiivistää. Yhtiön tavoitteena on luoda pitkiä ja vaikuttavia asiakassuhteita – ja samaan Motiva pyrkii myös omissa kumppanuussuhteissaan. Kirjanpidon saralla luotettavana kumppanina on toiminut jo vuodesta 2019 alkaen Efima.

Järjestelmätuntemus ratkaisi

Ennen Efiman kanssa solmittua kumppanuutta Motiva huolehti kirjanpidostaan jonkin aikaa omin voimin – päävastuussa oli Motivan Business Controller Klaus Lindfors. ”Olimme ottaneet käyttöömme uuden projektinhallinta- ja taloushallintojärjestelmän, Unit4-ERP:n, ja halusimme tulla ensin itse sinuiksi järjestelmän käytön kanssa. Viiden vuoden toimitus- ja käyttöönottoprojektin jälkeen järjestelmä alkoi olla sillä tasolla, että kirjanpitoprosessin luovuttamista kumppanin käsiin voitiin alkaa harkita. Olimme lisäksi tunnistaneet prosessin vievän turhan paljon arvokasta aikaa Klausilta”, Malkki taustoittaa kolmen vuoden takaista päätöstä etsiä kumppania kirjanpitoprosessin hoitamiseen. ”Jostain oli pakko luopua, ja kirjanpito tuntui sopivan kokoiselta palalta luovuttaa kumppanille.”

Kumppanin valinnassa ratkaisevaksi tekijäksi muodostui vasta hiljattain Suomeen rantautuneen Unit4-järjestelmän tuntemus. ”Olimme Suomessa ensimmäinen Unit4:n käyttöönottanut yritys, eikä oma käyttöönottoprojektimme ollut kivuttomimmasta päästä. Järjestelmä vastasi tarpeitamme, mutta prosessien omaksuminen organisaatiossamme ei ollut yksioikoista”, Malkki muistelee ja jatkaa: ”Epäilimme, löytyisikö Suomesta järjestelmäämme tuntevaa kumppania, mutta kun kuulimme Efimasta, huokaisimme helpotuksesta.” Efima oli valinnut Unit4:n omaksi talouden- ja toiminnanohjausjärjestelmäkseen sekä kerryttänyt kokemusta taloushallintopalveluiden tuottamisesta Unit4-järjestelmällä muille asiakkailleen. ”Se toi meille luottoa – lisäksi meidät vakuutti Efiman taloushallintopalveluihin erikoistunut yksikkö sekä laaja-alainen taloushallinto-osaaminen”, Lindfors täydentää.

Rauhaa ja ryhtiä taloushallinnon arkeen

Malkki ja Lindfors nostavat lisäresurssit kumppanuuden yhdeksi tärkeimmistä hyödyistä. ”Halusimme arkeemme joustavuutta kokonaisvaltaiselta kumppanilta. Enää tekeminen ei ole vain yhdestä kirjanpitäjästä kiinni, mikä on tehnyt resursoinnista, esimerkiksi lomien ja sairastapausten kannalta, huomattavasti joustavampaa ja helpompaa. Tiedämme myös, että Efiman palveluita on tarvittaessa mahdollista laajentaa muihinkin taloushallintoprosesseihin”, Malkki kuvaa. ”Ja vaikka Efimalla asiantuntijat vaihtuisivatkin, Efimalla on muisti. Asiat dokumentoidaan ja tehdään työohjeita – jotta seuraava ihminen osaa ottaa asioista koppia. Se on ollut meille ilo huomata”, Lindfors lisää.

Kumppanuus on Malkin ja Lindforsin mukaan tuonut lisäksi ryhtiä Motivan taloushallinnon arkeen. ”Omia huonoja ja ehkä kalliitakin toimintatapoja ei kannata ulkoistaa: tällaiset hetket ovat aina hyviä paikkoja miettiä, voisiko omassa päässä suoristaa mutkia ja miettiä prosesseja uusiksi”, Malkki kuvaa ja kiittää Efimaa toimintamallien haastamisesta ja kehittämisestä. ”Efiman tekemisestä välittyy ammattimainen ote. Asioita tehdään nykyään vähemmän ad hocina, ja saamme jatkuvasti hyviä ehdotuksia prosessiemme kehittämiseksi. Olemme saaneet näkemyksiä muun muassa konsernimme kirjanpitoprosessien yhtenäistämiseen, ja esimerkiksi kehitystyö vuodenvaihteen rutiineissa näkyi heti pienempinä tuntisaldoina”, Lindfors jatkaa ja välittää samalla kiitoksensa Sirpalle, Hennalle ja muille eri vaiheissa mukana olleille Efiman asiantuntijoille.

Vastuu ei valu yksin kumppanille

Muille taloushallintopalveluiden ostamista harkitseville Malkilla ja Lindforsilla on tärkeä viesti: ”On hyvä muistaa, että vaikka kumppanuuden myötä oma fokus siirtyy kokonaiskuvaan ja kehittämiseen, eikä jokaisesta yksityiskohdasta tarvitse olla enää itse perillä, vastuu säilyy yhä itsellä.” Toimiva yhteistyö on edellyttänyt Motivan taloushallinnolta uusien toimintamallien omaksumista, sujuvaa kommunikaatiota kumppanin suuntaan ja sovitussa pysymistä. ”Kun yhteistyötä tehdään ulkopuolisen tekijäryhmän kanssa, olemme joutuneet itsekin miettimään tarkemmin, mitä tehdään, kuka tekee ja mihin vaiheeseen tehtävät suoritetaan. Ja se on ollut vain ja ainoastaan positiivinen kehityssuunta”, Malkki kuvaa.

Asiakkaan vastuu alkaa jo päätöksestä tukeutua ulkoiseen kumppaniin ja jatkuu oikean kumppanin valintaan. ”Näitä päätöksiä ei kannata tehdä pelkästään säästöt edellä. Olisimme voineet päästä näennäisesti halvemmallakin, mutta se olisi luultavasti työllistänyt meitä merkittävästi nykyistä enemmän. Olisimme todennäköisesti joutuneet tukemaan toista kumppania huomattavasti enemmän niin palvelukäynnistyksessä kuin arjessakin. Muitakin riskejä ja haasteita olisimme saattaneet kohdata. Vaakakupissa painaa aina rahan lisäksi asioiden sujuvuus ja varmuus”, Malkki ja Lindfors neuvovat.

Efiman palvelut

• Digitaaliset taloushallintopalvelut: Kirjanpito palveluna

Hyödyt asiakkaalle

•  Inventointiprosessin hallinta keskitetysti yhden sovelluksen avulla
• Inventointiprosessin suoraviivaistuminen ja automatisointi
• Vähemmän manuaalista työtä ja virhekirjauksia
• Kustannustehokas ja laajalle käyttäjäryhmälle skaalautuva ratkaisu hyödyntämällä Microsoft Teams -lisensointia ja ketterää low-code-kehittämistä

Motiva

Motiva Oy on valtion omistama yritys, joka tarjoaa asiantuntijapalveluja kestävän kehityksen vauhdittamiseksi. Yhtiö tarjoaa julkishallinnolle, yrityksille, kunnille ja kuluttajille tietoa, ratkaisuja ja palveluja, joiden avulla he voivat tehdä resurssitehokkaita, vaikuttavia ja kestäviä valintoja. Motiva Oy omistaa (100 %) tytäryhtiönsä Motiva Services Oy:n, joka tarjoaa palveluja ensisijaisesti yrityksille ja kunnille, ja Ympäristömerkintä Suomi Oy:n, joka hallinnoi Suomessa sekä pohjoismaista ympäristömerkkiä Joutsenmerkkiä että EU-ympäristömerkkiä.

www.motiva.fi

Asiakastarina on julkaistu Efiman verkkosivuilla.