Digiarvoa 2019 -kilpailun voittohanke yhdistää digitaalisuuden ja inhimillisen avun – Suomen Punainen Risti kehittää vapaaehtoistyötä datan avulla

Miten organisoida tehokkaasti vapaaehtoisia, joita voi yllättäen ilmoittautua tuhansia kerralla? Suomen Punainen Risti kohtaa säännöllisesti tämän myönteisen mutta haastavan pulman. Merkittävää apua saatiin Digian kanssa tehdystä hankkeesta, jossa yhdistyivät palvelumuotoilu ja datan hyödyntäminen. Nyt Punainen Risti voi ohjata ja kehittää vapaaehtoistyötä datan avulla, ja yhä useampi saa nopeammin tarvitsemansa avun.

Syksyllä 2015 Suomen Punainen Risti kohtasi haastavan tilanteen, joka paljasti tarpeen uudenlaiseen digitaaliseen kehitystyöhön. Suomeen tuli lyhyen ajan sisällä yli 30 000 turvapaikanhakijaa, ja Punaisen Ristin vapaaehtoiset auttoivat järjestelyissä, joita tehtiin heidän auttamisekseen. Tämä johti myönteiseen ongelmaan.

"Lyhyessä ajassa tuhannet ihmiset ilmoittivat meille, että he haluavat tulla vapaaehtoisiksi", kertoo Suomen Punaisen Ristin viestintäjohtaja Ilpo Kiiskinen. Kolmen kuukauden aikana ilmoittautumisia tuli lähes kymmenen tuhatta. Avuntarjouksia tuli niin paljon, ettei kaikkea apua saatu täysimääräisesti hyödynnettyä.

Punaisen Ristin toiminta perustuu vapaaehtoistyöhön, jota tehdään noin 450 osastossa eri puolilla Suomea. Vapaaehtoiset tarjoavat esimerkiksi ystäväpalvelua ikäihmisille, tukevat nuoria LäksyHelppi-kerhoissa ja Nuorten turvataloissa, auttavat maahanmuuttajia kotoutumaan ja järjestävät esimerkiksi ensiapupäivystyksiä.

Kiiskinen kertoo, että auttamisen halua on Suomessa paljon, ja uusia vapaaehtoisia ilmoittautuu runsaasti erityisesti silloin, kun avun tarve käy ilmeiseksi. Miten näille vapaaehtoisille voitaisiin osoittaa nopeasti sopivia ja mielekkäitä tehtäviä? Vuoden 2015 jälkeen Punaisessa Ristissä alettiin panostaa digitaalisten välineiden luomiseen, joilla vapaaehtoisten organisointia voitaisiin tehostaa. Tähän saatiin merkittävää apua Digian kanssa tehdystä hankkeesta.

Kahden taktiikan yhdistelmä avasi tien tehokkaampaan toimintaan

Vuoden 2019 syyskuussa Punainen Risti valittiin voittajaksi Digian järjestämässä Digiarvoa 2019 -kilpailussa. Kilpailussa etsittiin yhteiskunnallisesti vaikuttavia digitaalisia hankkeita, ja voittajalle oli luvassa 100 000 euron kehityspanos hankkeen toteuttamiseen.

Punaisen Ristin tavoitteena oli kehittää vapaaehtoistyötä digitaalisuuden keinoin. Aluksi tavoitteeksi asetettiin ymmärtää syvällisesti, millaiset ihmiset tarjoutuvat vapaaehtoistyöhön, ja miten vapaaehtoistyötä voitaisiin organisoida mahdollisimman hyvin datan ja tiedon avulla. Työvälineiksi valittiin kaksi erityyppistä menetelmää, palvelumuotoilu ja data-analyysi.

Palvelumuotoilussa asioita lähestytään ihmisläheisesti, esimerkiksi haastattelujen ja työpajojen kautta, ja syntyneitä ideoita pyritään testaamaan ja kokeilemaan nopeasti käytännössä. Tässä vaiheessa – niin sanotun kvalitatiivisen persoonaryhmittelytyön lopputuotoksena – vapaaehtoisten havaittiin jakautuvan neljään selvästi erilaiseen ryhmään. Niihin kuuluvat osallistuvat vapaaehtoistyöhön hieman erilaisista syistä ja erilaisilla tavoilla.

Seuraavaksi palvelumuotoilun tuloksia validoitiin ja tarkennettiin data-analyysin keinoin. Näin ensinnäkin varmistettiin, että palvelumuotoilun keinoilla tehdyt havainnot olivat todennettavissa myös datan näkökulmasta. Data-analyysi antoi lisäksi huomattavasti tarkempaa tietoa esimerkiksi siitä, kuinka paljon eri ryhmien vapaaehtoisia on, millaisia tarpeita ja odotuksia heillä on, ja miten he voivat osallistua työhön.

Tämä dataan perustuva ymmärrys johti merkittäviin löydöksiin.

"Aiemmin on esimerkiksi ajateltu, että arkipäivisin työaikana tehtävä vapaaehtoistyö olisi vapaaehtoisille hankalaa. Mutta huomasimme, että aika moni sekä nuorista että iäkkäämmistä haluaakin tehdä vapaaehtoistyötä juuri päivällä", sanoo Kiiskinen. Hänen mukaansa kyseessä on merkittävä havainto ei vain Punaisen Ristin vaan laajemminkin Suomen vapaaehtoisorganisaatioiden kannalta.

Data-analyysi muutti myös aiempia ajatuksia ikäryhmistä. Analyysin perusteella esimerkiksi yllättävän monet nuoret ottaisivat mielellään kannettavaksi vastuuta työn organisoinnista ja kehittämisestä. Merkittävä havainto oli myös se, että erilaiset ajat ja tilanteet saavat liikkeelle erityyppisiä ihmisiä. Tämän seuraaminen on tärkeää vapaaehtoistyön organisoinnin kannalta.

"Tällaiset tulokset ovat hyvä esimerkki siitä, että itselle muodostuvien mielikuvien ei pidä antaa liikaa ohjata toimintaa. Toimintaa kannattaa johtaa tiedon avulla", toteaa Kiiskinen.

Datan hyödyntäminen johtaa merkittäviin muutoksiin ja parannuksiin

Hankkeen suurimmat hyödyt tulevat sen mahdollistamasta toimintatapojen muutoksesta, kertoo Kiiskinen.

"Monia toimintatapoja voidaan kääntää ihan ylösalaisin, kun saadaan paremmin tietoa vapaaehtoisuudesta kiinnostuvista ihmisistä. Enää ei vain järjestetä kurssia ja katsota, tuleeko se täyteen. Nyt voimme nähdä, millaiset ihmiset toiminnastamme kiinnostuvat, ja järjestää juuri heille sopivaa koulutusta ja vapaaehtoistoimintaa", hän kertoo.

Kun uusia vapaaehtoisia ilmoittautuu, datasta voidaan heti nähdä, millainen auttaminen todennäköisesti kiinnostaisi heitä ja sopisi heille parhaiten. Vapaaehtoisille voidaan osoittaa tehokkaammin mielekkäitä tehtäviä, ja näin voidaan myös auttaa useampia ihmisiä.

Datan avulla voidaan myös automatisoida ja segmentoida vapaaehtoisille lähetettävää viestintää, jotta se palvelee heitä paremmin. Kiiskinen kertoo, että viestintää ja vapaaehtoistyötä voidaan jatkossa myös ohjata tehokkaammin alueellisesti.

Suomen Punaisessa Ristissä ollaan erittäin tyytyväisiä yhteistyöhön Digian kanssa ja hankkeen tuloksiin. Järjestökehityksen päällikkö Tapani Tulkki kertoo, että datan tehokas hyödyntäminen avasi ovia sellaisiin parannuksiin, jotka eivät muuten olisi olleet mahdollisia.

"Emme olisi pystyneet tähän ilman apua. Vaikka olisimme tehneet kuinka paljon työtä, emme olisi itse päässeet tällaisiin tuloksiin", hän kertoo.

Kiiskisen mukaan hanke ja sen tulokset aloittivat uuden vaiheen Suomen Punaisen Ristin toiminnan kehittämisessä.

”Digian työ ei ole kertakäyttöistä, vaan olemme rakentamassa pysyviä toimintatapoja, joiden vaikutukset näkyvät varmasti pitkään”, Kiiskinen kertoo.

Hän uskoo, että hankkeesta voi olla laajempaakin yhteiskunnallista hyötyä.

"Vapaaehtoistoiminta on Suomessa merkittävässä yhteiskunnallisessa roolissa. Hankkeen vaikutukset eivät saa jäädä vain Punaisen Ristin käyttöön vaan niitä pitää aktiivisesti jakaa myös muille niin, että koko järjestökenttä voi hyötyä."

Näin yhä useampi ihminen voi saada tarvitsemansa avun.