Ketterää edunvalvontaa - Digia kehittää Suomen Yrittäjien jäsenrekisteriä jatkuvana palveluna

Jäsenrekisteri on yli 115 000 yritystä palvelevan Suomen Yrittäjien tärkein tietojärjestelmä. Varmistaakseen järjestelmän kyvyn palvella organisaatiota ja sen jäseniä pitkälle tulevaisuuteen, he päättivät hankkia järjestelmän jatkuvan kehityksen palveluna Digialta. Ratkaisun teknologisena pohjana toimii Microsoft Dynamics 365 -tuoteperheen ratkaisut sekä Power Platform. Nyt heillä on käsissään toimiva järjestelmä, jonka käytettävyys ja toiminnallisuudet paranevat entisestään joka viikko.

Suomen Yrittäjät on elinkeinoelämän suurin keskusjärjestö. Sen lähes 400:n paikallisyhdistykseen, 20 aluejärjestöön sekä 58 toimialajärjestöön kuuluu yhteensä yli 115 000 jäsenyritystä. Jäsenrekisteri on keskeisessä roolissa kaikissa järjestön toiminnoissa.

Jäsenrekisterin virkaa hoitanut CRM-järjestelmä uusittiin toisen toimittajan kanssa vuonna 2015, mutta varsin pian toimituksen jälkeen havaittiin, ettei lopputulos lopulta vastannutkaan organisaation pitkän aikavälin tarpeita. Siksi tuosta ratkaisusta päätettiin luopua verrattain lyhyen käytön jälkeen.

Suomen Yrittäjien CIO Janne Pärnänen kertoo, että ensimmäisestä hankkeesta kuitenkin opittiin paljon, ja uuteen järjestelmähankkeeseen päätettiin lähteä erilaisella lähestymismallilla. Jatkuva järjestelmäkehitys nähtiin perinteistä projektitoimitusta parempana keinona taata järjestelmän toimivuus, sillä sen uskottiin antavan enemmän liikkumavaraa löytää keinoja organisaation toiminnan tehostamiseksi pitkällä ja lyhyellä aikavälillä.

Koska Suomen Yrittäjät hyödynsi jo ennestään laajasti Microsoftin ratkaisuja, oli Dynamics 365 lopulta selkeä valinta.

”Halusimme ratkaisun, joka palvelee meitä pitkään ja joka mahdollistaa jatkokehityksen hamaan tulevaisuuteen. Toimittajalta vaadimme kokemusta järjestöille tehdyistä järjestelmätoimituksista sekä kykyä sitoutua järjestelmän jatkuvaan kehitykseen. Halusimme myös varmistaa oman selustamme valitsemalla teknologian, jonka kehitys voitaisiin tarvittaessa siirtää toiselle kumppanille”, Pärnänen toteaa.

Sisäinen organisoituminen onnistumisen ehtona

Suomen Yrittäjät päätti toteuttaa järjestelmähankinnan ketterällä sprinttimallilla ja ymmärsivät oman organisoitumisen olevan ehto tässä onnistumiselle. Hanketta varten perustettiin oma projektiryhmä, jonka käyttöön varattiin riittävästi henkilöresursseja.

Lisäksi valmisteltiin sisäisiä kanavia, joiden kautta hoidettaisiin tiedotusta paikallisyhdistyksille ja alue- sekä toimialajärjestöille. Samojen kanavien kautta oli tarkoitus myös kerätä palautetta ja toiveita jatkokehitystä varten. Kumppaniksi valikoitui Digia, joka vakuutti näytöillään järjestöille tehdyistä järjestelmätoimituksista sekä Dynamics 365 ja Power Platform -osaamisellaan.

”Tavoitteenamme oli rakentaa järjestelmä, joka palvelisi aidosti koko organisaatiotamme parha

alla mahdollisella tavalla. Siksi sisäinen organisoituminen ja riittävien resurssien varaaminen oli välttämätöntä”, Pärnänen kertoo.

Projektivaiheeseen varattiin paljon aikaa

Järjestelmätoimituksen projektivaihe alkoi alkuvuodesta 2019 ja käyttövalmis ratkaisu otettiin kokonaisuudessaan tuotantokäyttöön keväällä 2020. Verrattain pitkän toimitusajan syynä olivat ratkaisun kokonaisvaltaisuus ja päätös ottaa kaikki toiminnot tuotantokäyttöön kerralla.

Yhteistyön alussa sovittiin, että Digian tiimi toimisi Suomen Yrittäjien tiloissa. Tämä mahdollisti tehokkaan työskentelyn sekä kommunikaation Digian teknisten asiantuntijoiden ja Suomen Yrittäjien projektitiimin välillä.

”Projektivaihe oli intensiivinen, mutta sillä saatiin halutut tulokset. Tuotantokäyttöön otettu järjestelmä vastasi hyvin pitkälti suunniteltua ja siirtymä projektista jatkuvaan kehitykseen tapahtui luontevasti”, Pärnänen toteaa.

Ratkaisu muodostuu Dynamics 365 -tuoteperheen ratkaisuista ja Power Platformin avulla tehdyistä mukautuksista

Jäsenrekisterinä toimiva CRM on Suomen Yrittäjien tärkein tietojärjestelmä, jonka kautta hoidetaan lähes kaikkia organisaation tehtäviä asiakaspalvelusta viestintään ja laskutukseen. Tämän vuoksi perinteisempään liiketoimintakäyttöön suunnattu Dynamics 365 Sales ei sellaisenaan soveltunut organisaation käyttöön. Ratkaisua laajennettiin muilla Dynamics 365 -moduuleilla, kuten Customer Servicellä ja Marketingilla.

Ratkaisevassa osassa oli kuitenkin Microsoftin kehittämä Power Platform -alusta ja sen sisältämät Power Automate, Power BI ja Power Apps -toiminnot, joiden avulla Dynamics 365 -ratkaisuja voidaan mukauttaa lähes rajattomasti kajoamatta järjestelmän toimintalogiikkaan.

”Power Platform mahdollistaa no-code/low-code-periaatteella toteutettavat mukautukset Microsoftin järjestelmiin tehokkaasti ja ilman perinteisiin räätälöinteihin liittyviä ongelmia. Se näyttelee keskeistä roolia jatkuvaan kehitykseen perustuvassa järjestelmätoimituksessa, sillä sen avulla voidaan tehdä turvallisesti lähes mitä tahansa asiakas toivoo”, kertoo Digian ratkaisuarkkitehti Anders Eronen.

Jatkuva kehitys takaa järjestelmän vaatimustenmukaisuuden

Vaatimukset tietojärjestelmille muuttuvat yhä nopeammin. Tämä on muuttanut myös tavan, joilla järjestelmiä toimitetaan ja hankitaan. Pilvipohjaisuus mahdollistaa sen, että teknologiavalmistajat, kuten Microsoft, pystyvät huolehtimaan järjestelmien ydintoimintojen turvallisuudesta ja vaatimustenmukaisuudesta jatkuvasti.   

Jatkuvana palveluna hankittava järjestelmäkehitys puolestaan mahdollistaa sen, että myös asiakaskohtaisia toimintoja kyetään parantamaan ja lisäämään tehokkaasti. Toisin kuin projektitoimituksina tehtäviä kehityshankkeita, jatkuvaa kehitystyötä ei hidasta byrokratia, ja kehitys jopa kiihtyy yhteistyön syvetessä.

”Jatkuvaan kehitykseen perustuva toimitusmalli on kasvattanut valtavasti suosiotaan, koska sen avulla voidaan varmistaa, että sama tietojärjestelmä vastaa myös tulevaisuuden tarpeisiin. Lisäksi se mahdollistaa nopean reagoinnin käyttäjiltä saatuun palautteeseen”, kertoo Digian palvelupäällikkö Henri Lähteenmäki.

Myös Suomen Yrittäjille oli alusta lähtien selvää, että tämä olisi malli, jolla he halusivat järjestelmänsä hankkia.

”Kokemus on osoittanut, että ketterä ja jatkuva kehitys soveltuu hyvin järjestelmähankkeisiin, sillä monet kehityskohteet paljastuvat vasta käytön myötä. Lisäksi käyttäjien järjestelmään kohdistuvat vaatimukset vain kasvavat. Koska halusimme ottaa huomioon yhdistyskentältä tulevat kehitysehdotukset ja varmistaa järjestelmän nopean kehitystyön, päätimme hankkia alustan ylläpidon ja kehitystyön jatkuvana palveluna”, Pärnänen kertoo.

Yhteistyö Digian kanssa on sujunut erinomaisesti

Ketterällä mallilla työskentely asettaa monenlaisia vaatimuksia järjestelmätoimituksen molemmille osapuolille. Toimittajan on kyettävä ymmärtämään asiakkaan toimialaan liittyviä sekä yksilöllisiä tarpeita ja vastaamaan niihin teknisesti. Tilaajan on puolestaan sitouduttava tiiviiseen yhteistyöhön ja toimintojen testaamiseen sekä kyettävä priorisoimaan kehityskohteita.

Onnistumisen kannalta tärkeää on myös hyvän yhteistyöhengen syntyminen tiimien välille. Suomen Yrittäjien ja Digian välisessä yhteistyössä kaikki nämä vaatimukset täyttyivät kiitettävästi.

”Digialaisten kanssa yhteinen sävel löytyi nopeasti ja tekeminen on ollut koko ajan tehokasta. Huolenaiheena näissä on aina ihmisten vaihtuminen ja miten se vaikuttaa tekemiseen, mutta vaikka joitakin vaihdoksia onkin yhteistyömme aikana tapahtunut, on niiden vaikutus ollut vähäinen”, Pärnänen sanoo.

Alussa tehdyt valinnat ovat osoittautuneet oikeiksi

Suomen Yrittäjät joutui aloittamaan järjestelmäuudistuksensa tilanteessa, jossa edellisen toimituksen epäonnistuminen oli vielä tuoreessa muistissa. Uusi hanke valmisteltiin huolellisesti ja sen onnistumiseen oltiin itse valmiita sitoutumaan.

Alussa tehdyt teknologia-, toimitusmalli- ja kumppanivalinnat ovat nyt osoittautuneet oikeiksi. Suomen Yrittäjien käytössä oleva jäsenrekisteri vastaa heidän tämänhetkisiä tarpeitaan, ja Digialta jatkuvana palveluna hankittava kehitystyö varmistaa, että näin on myös tulevaisuudessa.

”On ollut huojentavaa huomata, että osuimme kaikissa valinnoissamme oikeaan. Saimme Digiasta kumppanin, joka on kyennyt tukemaan meitä koko matkan ajan. Käyttäjät ovat lähteneet aktiivisesti mukaan ideoimaan parannuksia, ja meillä on tiekartalla myös isompia raportointiin liittyviä kehityskohteita. Yksi syy Microsoftin ratkaisujen valintaan oli se, ettemme olisi sidottuja yhteen toimittajaan, mutta meillä ei ole mitään syytä edes harkita Digian vaihtamista toiseen kumppaniin”, Pärnänen toteaa lopuksi.