TAMK on osakeyhtiömuotoinen suuri koulutusorganisaatio jossa oppilaita on yli 15.000 ja työntekijöitä noin tuhat. Palvelinten ja sovellusten määrä on satoja. Työasemien tuhansia. Taustana asiakkaalla useita ammattikorkeakouluja yhdistettiin ja nämä 5 aiemmin erillistä tietohallintoyksikköä yhdistettiin. Toimintatapoja oli monia.

Haaste:

Asiakas halusi ketterämmän, selkeämmän, ennakoitavamman ja tehokkaamman projektitoimintatavan. Tavoite oli vähentää turhia projekteja ja saada selkeä projektiportfolio aikaiseksi ja työrauha IT-ammattilaisille. Asiakkaalla monet sovelluskumppanit toimivat ketterillä periaatteilla joten uuden tavan pitäisi olla hybridi, joka sallii sekä ketterän että perinteisen isoihin muutoksiin sopivan hallitumman tavan.

Ratkaisu:

Asiakas oli jo aloittanut työn mm. avainresurssien tunnistamisella, rekrytoinnilla ja miettinyt jo alustavaa projektimallia ja rakennetta. Wakaru ehdotti nopeaa 2,5 päivän konsultointia jossa Wakaru tekee ehdotuksen suoraan asiakkaan tarpeisiin ja tilanteeseen sopivasta projektimallista ja tämä toimii pohjana kun verrataan asiakkaan itse luomaa mallia ja tämä tarjosi myös nopeamman tavata edetä suoraan kirjoittamaan uusi malli luonnoksen pohjalta.

Eteneminen:
Wakaru teki taustaselvityksen asiakkaan 3 pääkontaktin kanssa. Wakaru loi tarpeiden pohjalta dokumenttipohjat, projektimallin esityksen ja kuvauksen. Yhdessä valittiin 5-6 avainhenkilöä työstämään nopeasti Wakarun luonnoksen pohjalta asiakkaan IT-ympäristöön sopiva ketteryyden salliva pienistä muutoksista suuriin projekteihin skaalautuva projektimalli. Pienen ydinryhmän malli käytiin seuraavaksi läpi suuremmalla yleisöllä ja kommentit ja kehitysideat kerättiin suoraan uuteen malliin. Lopuksi uusi syntynyt malli koulutettiin ja harjoiteltiin. Kaikkeen tähän meni tehollista työaikaa 2,5päivää.

Palaute:
Asiakas oli erittäin tyytyväinen uuteen malliin ja syntyneeseen uuteen projektiportfoliomalliin: työrauha syntyi ja johtaminen selkeni. Suuriin projekteihin saatiin liiketoiminta osallistumaan paremmin

Konsultti: Pekka Järveläinen, Senior consultant, Wakaru, pekka.jarvelainen@wakaru.fi, twitter: @PekkaJiijii
Asiakkaan kontakti: Jussi Kivinen ja Kirsi Vikström, TAMK, tietohallinto