Woikoski uudisti Digian avulla koko liiketoimintansa – 149-vuotiaalle yhtiölle rakennettiin moderni digitaalinen alusta

Kaasualalla toimiva Woikoski on hyvin poikkeuksellinen suomalainen menestystarina. Muutama vuosi sitten yhtiössä todettiin, että nyt tarvitaan rohkeaa uudistusta – toiminnan digitalisointia. Yhdessä Digian kanssa Woikoski uudisti koko liiketoimintansa ja rakensi digitaalisen alustan.

Harva suomalainen yritys on 140-vuotias, ja vielä harvempi on menestynyt samoilla tuotteilla yli sata vuotta. Kaasualan perheyhtiö Woikoski onkin hyvin poikkeuksellinen yritys. Se toimittaa kaasuja esimerkiksi teollisuuden ja sairaanhoidon käyttöön. Koronakriisin aikana Woikoski on ollut Suomen keskeisiä huoltovarmuusyrityksiä, sillä se on osaltaan huolehtinut valtavasti kasvaneesta lääkehapen tarpeesta. Woikosken liikevaihto on noin 60 miljoonaa euroa, ja työntekijöitä on noin 200. Yhtiö myy tuotteita myös useisiin Euroopan unionin maihin ja Venäjälle.

"Alan markkinoita dominoivat isot monikansalliset yritykset, joita on koko ajan vähemmän. Meidän kaltaisia sitoutumattomia kaasuyrityksiä ei ole montaa koko maailmassa", kertoo Woikosken omistaja ja toimitusjohtaja Clas Palmberg, joka johtaa yritystä jo neljännessä polvessa. Hän on toiminut myös koko maailman kaasuntuottajien kattojärjestön IOMA:n presidenttinä.

Viitisen vuotta sitten Woikoskessa ymmärrettiin, että yhtiö piti rakentaa tietyssä mielessä kokonaan uudelleen. Palmberg kertoo, että Woikosken toiminta oli vuosien varrella hieman jähmettynyt ja työhön oli tullut tehottomuutta. Vanhoilla järjestelmillä – esimerkiksi parikymmentä vuotta vanhalla SAP-toiminnanohjausjärjestelmällä – yhtiön toimintaa ei enää pystytty hoitamaan fiksusti.

Woikoskella päätettiin rakentaa liiketoiminnalle kokonaan uusi digitaalinen alusta. Tämä oli massiivinen haaste ja yhtiön historian suurin kehityshanke. "Tuotantolaitosten rakentaminen on aivan lastenleikkiä tämän rinnalla", kertoo Woikosken varatoimitusjohtaja Sari Palmberg.

Suurhankkeessa uudistettiin koko Woikosken toiminta

Uutta digitaalista alustaa lähdettiin rakentamaan Digian kanssa, ja yhdessä käytiin läpi käytännössä kaikki Woikosken toiminnot ja prosessit. "Woikoskesta ei löydy montakaan nurkkaa, joita ei ole uudistettu", tiivistää hankkeesta Woikoskella vastannut projektipäällikkö Teija Hölttä.

Uudistushanke oli massiivinen operaatio myös teknologian näkökulmalta. Hankkeen ytimessä on vanhan SAP-järjestelmän korvannut Microsoft Dynamics 365 -toiminnanohjausjärjestelmä. Sillä ohjataan ja tehostetaan laajasti Woikosken eri operaatioita – esimerkiksi tuotantoa, toimituksia, varastojen hallintaa ja talousohjausta.

Woikoskelle rakennettiin myös suuri määrä muita järjestelmiä. Yhtiölle luotiin esimerkiksi uusi asiakasportaali ja verkkokauppa Magento-ohjelmistolla. Sanomanvälitystä uudistettiin OWS-ratkaisulla ja raportointia Microsoft PowerBI:lla. Logistiikkaa ja kuljetusten hallintaa tehostettiin taas uudella Unifaun-järjestelmällä ja Microsoft Power Apps -työkaluilla.

Digitaalisuus lisää sekä tehokkuutta että laatua

Palmberg kertoo, että toiminnan tehokkuus on Woikoskelle elinehto, sillä yhtiön liikevaihto syntyy valtavasta määrästä kaasutoimituksia, joiden arvo on usein vain muutamia kymmeniä euroja. Tehokkuusvaatimus koskee erityisesti logistiikkaa. Yhtiöllä on satoja tuhansia kaasupulloja tai -säiliöitä, joita asiakkaat vuokraavat ja ostavat, ja niissä on kiinni suurin osa yhtiön omaisuudesta.

Uudet ratkaisut tehostavatkin merkittävästi Woikosken eri toimintoja. Digia rakensi Woikoskelle esimerkiksi avoimen lähdekoodin teknologioihin perustuvan IoT-ratkaisun, joka automatisoi tilauksia.

"Kaasusäiliöiden pinnantasoja mitataan nyt IoT-antureilla ja tiedot viedään suoraan myyntitilauksiksi ja logistiikkaan. Säiliöiden täyttäminen ja kuljetukset järjestetään automaattisesti", Hölttä kertoo. Ratkaisu vähentää tuntuvasti manuaalista työtä ja parantaa toiminnan luotettavuutta.

Woikoskelle ja sen asiakkaille on myös erittäin tärkeää, että kaasut toimitetaan luotettavasti ja täsmälleen tilausten mukaisesti. Uudessa järjestelmässä tämän varmistamiseen käytetään RFID-tageja ja QR-koodeja, joita luetaan mobiilipäätteissä olevalla Dynamics 365 Finance and Operations -sovelluksella. Jos tilauksessa ja toimituksessa on eroja, järjestelmä ei päästä toimitusta lähtemään. Woikosken operaatioihin luotiin myös muita mobiilitoimintoja, jotka tehostavat toimintaa ja parantavat laatua.

Uudet järjestelmät eivät toimi omissa siiloissaan, vaan niitä liitettiin toisiinsa moderneilla integraatioilla. Niissä hyödynnettiin Microsoft Logic Apps -teknologioita. Tämä antaa Woikoskelle paremman mahdollisuuden hyödyntää esimerkiksi moderneja data-analytiikan työkaluja. Hölttä kertoo, että dataa aiotaan kerätä noin vuoden verran, ja sitä aletaan sen jälkeen analysoida ja käyttää esimerkiksi tuotannonohjauksen tehostamiseen.

Nyt rakennettuja uusia järjestelmiä ajetaan pääosin pilvialustoilla, esimerkiksi Microsoft Azuressa. Järjestelmien valvontaan käytetään Digia Iiris -ratkaisua.

Woikosken toiminta tehostui hankkeessa uudelle tasolle

Palmbergit kertovat, että Woikoski sai usean vuoden hankkeesta odotettuakin suurempia hyötyjä. He pitävät tärkeimpänä sitä, että hankkeen ja uusien järjestelmien myötä on voitu poistaa turhaa työtä ja tehostaa tuntuvasti koko yrityksen toimintaa.

"Yrityksen prosessit on käyty läpi ja uudistettu. Joihinkin asioihin prosessi on jopa rakennettu ensimmäistä kertaa. Toinen johtamisen kannalta tärkeä asia on ajantasainen raportointi. Toimintaa on vaikeaa mitata, jos ei ole kunnollisia mittareita", Sari Palmberg toteaa. Woikoski odottaa uudistuksen synnyttävän tuntuvia säästöjä, kun toiminta on aiempaa tehokkaampaa ja laadukkaampaa.

Palmbergit kiittävät Digian toimintaa hankkeessa ja myös projektin tekotapaa, joka perustui kiinteään asiakas- ja toimittajakumppanuuteen. Woikosken ja Digian ammattilaiset istuivat koko projektin ajan ikään kuin samalla puolella pöytää, ja kaikilla oli vahva halu tehdä kokonaisuudesta hyvä.

Clas Palmberg kertoo, että tällaista henkeä tarvittiin, sillä välillä Woikoskella ei itselläkään ollut selvää kuvaa siitä, mikä olisi toimivin tapa prosessien toteutukseen. Parhaat vaihtoehdot löydettiin usein vasta testausvaiheessa, ja matkan varrella tehtiin siksi useita muutoksia.

"Digian ihmiset toimivat tässä erittäin hyvin. He olivat hyvin notkeita ja sopeutuivat tällaisiin muutoksiin", Palmberg kiittää.

Erityisen kriittinen vaihe oli uusien järjestelmien käyttöönotto. Palmberg muistuttaa, että vaikka itse kaasutuotteet ovat edullisia, ne ovat keskeisessä osassa satojen miljoonien eurojen teollisuusprosesseissa. Järjestelmien käyttöönottoa varten perustettiin siksi operaatiokeskus, jossa Woikosken ja Digian asiantuntijat tarkkailivat käyttöönoton edistymistä 24 tuntia vuorokaudessa ja huolehtivat siitä, että kaikki sujui hyvin.

Uusi digitaalinen alusta loi pohjan Woikosken tulevaisuudelle

Clas Palmbergin mukaan suurimmat menestykset Woikosken 140-vuotisessa historiassa ovat yleensä tulleet suurimmista vaikeuksista. Hän itse joutui uudistamaan Woikosken koko toiminnan 1970- ja 80-luvun vaihteessa, kun liiketoiminta oli käytännössä päätynyt yhteistyökumppanin käsiin. Yhtiön itsenäistymisestä kehkeytyi "kaasusota", joka aluksi uhkasi Woikosken olemassaoloa, mutta loi lopulta pohjan yhtiön tulevien vuosikymmenten menestykselle.

Palmbergit arvioivat, että Digian kanssa tehty projekti on uusi avainhetki Woikosken historiassa ja aivan välttämätön yrityksen tulevaisuuden menestykselle.

"Jos tätä hanketta ei olisi tehty, ei yhtiö enää kauan täällä olisi", tiivistää Clas Palmberg.

"Nyt jatkamme yrityksen ja järjestelmien kehittämistä. Hankkeen aikana on syntynyt uusia kristallinkirkkaita kehitysideoita, joita aletaan toteuttaa", hän sanoo.

Uuden digitaalisen alustan avulla Woikoski aikoo tulevaisuudessakin, missionsa mukaisesti, pitää Suomen hyvässä hapessa.