Case Ylva: NetSuite toi ratkaisun Ylvan liiketoiminnan erityispiirteisiin ja automatisointitarpeisiin
Ylvalla oli käsissään menneisyyteen jämähtänyt talouden ratkaisukokonaisuus, joka ei tarjonnut mahdollisuuksia toiminnan automatisointiin ja tehostamiseen. Uudeksi järjestelmäksi valikoitui NetSuite, joka varmistaa, että Ylvalla on käytössä aina päivittyvä ja moderni taloudenhallinnan ratkaisu.
Ylva on Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan (HYY) varallisuuden hoitaja, jonka liiketoiminnat keskittyvät kiinteistö- ja ravintola-alaan. Ylva operoi arvokiinteistöjä Helsingin keskustassa Kaivopihan ympäristössä. Tunnetuimpia kiinteistöjä ovat Uusi- ja Vanha ylioppilastalo sekä Seurahuone. Tämän lisäksi Ylva operoi eettisiä ja edullisia opiskelijalounaita tarjoilevia UniCafe-ravintoloita. Näiden lisäksi Ylva tuottaa muun muassa talouspalveluita HYYlle.
Monipuolisen liiketoiminnan harjoittamiseksi myös taustajärjestelmiltä vaaditaan muokattavuutta ja joustavuutta. Ylvalla oltiin kuitenkin tilanteessa, jossa nykyinen taloushallinnon ratkaisu ei enää kyennyt vastaamaan kasvaviin vaateisiin ja oli ennen kaikkea muutenkin elinkaarensa päässä. Erityisesti automaation mahdollisuudet olivat vanhassa ratkaisussa rajalliset.
”Tiedostimme, että nykyaikaisilla ratkaisuilla voisimme saavuttaa tehokkuus-, laatu ja kustannushyötyjä. Tavoitteena oli saada taloushallinnon resursseja järkevämpään käyttöön”, kertoo Ylvan projektipäällikkö Matleena Eteläsaari.
NetSuiten muokattavuus ja Digian referenssit vakuuttivat
Ratkaisuvalinnassa Ylvalla oli useita kriteerejä, joihin uuden järjestelmän tulisi vastata. Ykkösprioriteettina uudistuksessa oli saada järkevä kokonaisuus, joka vastaisi Ylvan eri liiketoimintojen tarpeisiin. Lisäksi ratkaisun haluttiin edistävän työtehtävien automatisointia ja paperittomuutta.
Valinta kohdistui lopulta eri vaihtoehtojen vertailun jälkeen NetSuiteen Digian toimittamana.
”NetSuite vaikutti meistä muokattavalta, visuaalisesti selkeältä ja intuitiiviselta käyttää. Myös automatisoinnin edellytykset olivat kunnossa”, Eteläsaari luettelee.
Digian osalta vaikutuksen tekivät referenssit sekä yhteistyön sujuminen jo myyntivaiheessa.
”Digiasta piirtyi luotettavan kumppanin kuva. Myyntivaiheen sujuvuus myös ennakoi hyvää yhteistyötä itse projektissa,” Eteläsaari toteaa.
Tutustu NetSuiteen demovideoiden avulla >>
Osaavat tekijät ja kattava testaus johtivat onnistuneeseen käyttöönottoon
Käyttöönottoprojekti päästiin aloittamaan maaliskuussa 2020. Eteläsaaren mukaan projekti sujui mukavasti, vaikka alun perin tiukaksi määritellyssä aikataulussa ei aivan pysytty.
”Löysimme Digian konsulttien kanssa helposti yhteisen sävelen ja toimivat työskentelytavat. Yhteistyö sujui hyvin vaikka korona-aika ja etätyöskentely toikin alkuun omat haasteensa”, Eteläsaari kuvailee.
Etätyöskentelyn lisäksi oman pulmansa toi Ylvan kiinteistö- ja ravintolaliiketoimintaan liittyvä erityispiirre, osittainen alv-vähennys, johon ei ollut olemassa NetSuiten osalta valmista ratkaisua. Osittais-alv tuli myös monessa Ylvan talouden prosessissa vastaan, jolloin haaste kertautui.
”Alun perin suunniteltu ratkaisu osittaiseen alv-vähennykseen ei toiminut halutulla tavalla, mutta Digian konsultit selättivät ongelman, ja nyt meillä on tähän liittyen räätälöity oma ratkaisu.”
Uusi järjestelmä pääsi heti käyttöönoton jälkeen tositoimiin, kun Ylvalla koittivat vuodenvaihteen tilinpäätöskiireet. Huolellisesta testauksesta kertoo se, ettei tässä vaiheessa enää tullut suurempia haasteita vastaan.
”Ennen käyttöönottoa teimme paljon testausta, joka toimi samalla myös perehdytyksenä käyttäjille. Digian konsultit olivat tässä vaiheessa myös tiiviisti tukena.”
Jälkikäteen tarkasteltuna Eteläsaari nostaa yhdeksi onnistuneen projektin avaimeksi ratkaisukeskeisen asenteen.
”Kun haasteita tuli, niitä lähdettiin saman tien ratkomaan eikä jääty vellomaan. Vauhti tällaisissa projekteissa on usein kova ja päätöksiä täytyy tehdä välillä nopeastikin. Siksi on tärkeää, että etukäteen on selkeä kuva siitä, mitä halutaan saada aikaiseksi”, Eteläsaari kertoo.
Tavoitteita on toteutunut jo pian käyttöönoton jälkeen
Vaikka uuden järjestelmän käyttöä on vasta muutama kuukausi takana, ovat Eteläsaaren mukaan ratkaisulle asetettuja tavoitteita jo toteutunut.
”Manuaaliset työvaiheet ovat monessa kohtaa poistuneet ja automaation taso on parantunut. NetSuite on osoittautunut olevansa mielikuvien mittainen käytettävyydeltään ja muokattavuudeltaan.”
Uuden järjestelmän käyttöönotto oli hyvä hetki tarkastella toimintatapoja ja prosesseja. Eteläsaaren mukaan uudistuksella onkin ollut vaikutusta siihen, miten asioita Ylvalla jatkossa tehdään.
”Projektin aikana kävimme kaikki talouden prosessit läpi. Pyrimme myös ottamaan käyttöön NetSuiten olemassa olevia ominaisuuksia, mikä jo itsessään muokkasi toimintatapojamme. Kehitys toimintatapojen ja prosessien osalta toki vielä jatkuu samalla kun mietimme, miten järjestelmää tulisi seuraavaksi kehittää ja parantaa.”
Vanhan järjestelmän yksi haasteista oli se, ettei se kehittynyt muuttuvien tarpeiden mukana. NetSuiten yksi odotetuista hyödyistä onkin sen säännöllinen päivittyminen ja kehittyminen.
”Saamme varmasti jatkossa tästä hyötyjä ja olemme kiinnostuneita ottamaan myös käyttöön NetSuiteen tulevia uusia ominaisuuksia”, Eteläsaari kertoo.
”Nyt kun talouden pakolliset osuudet on saatu käyttöön, siirtyy jatkokehityksen painopiste erityisesti liiketoimintojen tarpeiden huomioimiseen”, hän päättää.
Suosittelija:
Löysimme Digian konsulttien kanssa helposti yhteisen sävelen ja toimivat työskentelytavat. Yhteistyö sujui hyvin vaikka korona-aika ja etätyöskentely toikin alkuun omat haasteensa. Manuaaliset työvaiheet ovat monessa kohtaa poistuneet ja automaation taso on parantunut. NetSuite on osoittautunut olevansa mielikuvien mittainen käytettävyydeltään ja muokattavuudeltaan.
Matleena Eteläsaari, projektipäällikkö, Ylva
Tiedot
Tilaaja: | Ylva |
Lisätietoja
Tagit
Liiketoimintaprosessi
Taloushallinto |
Erikoisosaaminen
Integraatiot |
Teknologia
Oracle |
Tarjonnan tyyppi
Toteutustyö | |
Tuki- ja ylläpitotyö | |
Valmisohjelmisto |
Omat tagit
Digia - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Digia - Muita referenssejä
Digia - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Laura - Development Manager, Operations
- Laura - ICT-asiantuntija
- Laura - IT Manager
- Nordea - Senior Fullstack Developer
- Innofactor Oyj - Business Architect
- Laura - Cloud Engineer
- Laura - UX/UI Designer
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- SD Worx - Kehitystyö SD Worxin kanssa takaa Clas Ohlsonille parhaat palkanmaksun prosessit kasvun tiellä
- Digiteam Oy - Case Esperi Care Oy: Ketterä kumppanuus vei Esperin verkkosivu-uudistuksen maaliin sujuvasti ja aikataulussa
- Kisko Labs Oy - Howspace Hub - Mukautuva oppimisen hallintajärjestelmä kasvaviin oppimisalustavaatimuksiin
- Kisko Labs Oy - Sanoma Pro: Multimediasisältöjen hallinnan uudistaminen
- Kisko Labs Oy - Svean helppokäyttöinen palvelu asiakkaan verkko-ostosten hallintaan
- Kisko Labs Oy - Yhtenäinen käyttöliittymä luovien alojen ammattilaisille
- Codemate - Digitaalisen murroksen nopeuttaminen Flutterin avulla
Tapahtumat & webinaarit
- 27.11.2024 - Green ICT -ekosysteemitapaaminen III: Ohjelmistojärjestelmien virrankulutuksen mittaaminen ja kasvihuonepäästöjen arviointi
- 27.11.2024 - Digitaalisen asiakaskokemuksen uusi aikakausi
- 28.11.2024 - Webinaari: Keskity myyntityön laatuun!
- 28.11.2024 - Copilot-webinaari – Mielekkäämpää tietotyötä turvallisesti
- 04.12.2024 - Kuinka oikea matka- ja kululaskujärjestelmä tehostaa prosesseja?
- 05.12.2024 - Green ICT VICTIS -hankkeen kick off -tilaisuus
- 15.01.2025 - Datavastuullisuuden valmennus: hanki valmiudet vastuulliseen datan ja tekoälyn hyödyntämiseen
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- Zimple Oy - Pipedrive vai Hubspot? Kumpi kannattaa valita?
- SC Software Oy - Jatkuvat palvelut – asiakaslähtöistä kumppanuutta projekteista ylläpitoon
- Timeless Technology - Ohjelmoitavat logiikat (PLC): Ratkaisevat työkalut automaatioon ControlByWebiltä.
- Kisko Labs Oy - Heroku: Ohjelmistokehittäjän ykköstyökalu skaalautuvien sovellusten rakentamiseen
- SD Worx - Näin luot vakuuttavan Business Casen palkkahallinnon ulkoistukselle
- Timeless Technology - Kyberriskien tunnistaminen Profitap IOTA verkkoanalysaattorin avulla.
- GidiUp Oy - Ai hitto -päivä: Kun sesonki pääsee taas yllättämään
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |