Microsoftin Copilot-tekoälyavustajat ovat nyt saatavilla myös Dynamics 365 -sovelluksissa, mikä mahdollistaa monien manuaalisten tehtävien automatisoinnin ja tehostaa päivittäistä työtä. Kaksiosaisessa blogisarjassa Efiman Dynamics 365 -tuotevastaavat kertovat, mitä Copilotit oikein ovat ja mitä Copilot-kyvykkyyksiä eri Dynamics 365 -sovelluksissa voi hyödyntää jo tänään.

Copilotit tulevat Dynamics 365:een

Toiminnanohjausjärjestelmät (ERP) ovat olennaisia välineitä liiketoiminnan tietojen ja prosessien tehokkaassa hallinnassa. Ne mahdollistavat yritysten eri toimintojen, kuten tuotannon, logistiikan ja taloushallinnon, kokonaisvaltaisen koordinoinnin. Tekoälyn integrointi näihin järjestelmiin tulee tehostamaan niiden käyttöä entisestään ja tukemaan käyttäjiä monissa työvaiheissa, kuten tiedon haussa ja analysoinnissa.

Microsoft on tuotteistanut omat tekoälyinnovaationsa Copilot-tuotenimen alle. Kuluneen vuoden aikana Microsoft on tuonut generatiivista tekoälyä hyödyntäviä Copilot-ominaisuuksia lähes kaikkiin ohjelmistoihinsa, kärkipäässä Office 365 -tuotteisiin (Copilot for Microsoft 365). Nyt Copilot-toiminnallisuuksia on tuotu myös Microsoftin toiminnanohjausratkaisuun, Dynamics 365 -sovelluksiin (Copilot for Dynamics 365). 

Copiloteja voisi luonnehtia tekoälypohjaisiksi digitaalisiksi avustajiksi, jotka helpottavat ja tehostavat käyttäjän työtä. Käyttäjä voi kommunikoida niiden kanssa suoraan D365:n käyttöliittymässä. Ne eivät tallenna keskusteluja eivätkä hae tietoa asiakkaan datasta järjestelmäympäristön ulkopuolelta. Yrityksen tietoturvan näkökulmasta tämä tarkoittaa sitä, että Copilotit käyttävät vain järjestelmässä jo olevaa dataa, eivätkä ne luo ulkopuolista tallennusta. Tulevaisuudessa Copilotit saattavat kuitenkin kehittyä entistä älykkäämmiksi – muistaen käyttäjän kanssa käydyt aiemmat vuorovaikutukset.

Tämän kaksiosaisen blogisarjan tavoitteena on tarjota D365-käyttäjille yleiskuva Copiloteista ja kuvata konkreettisesti, mitä Copilot-ominaisuuksia on jo saatavilla tai pian tulossa eri Dynamics 365 -sovelluksiin. Ensimmäisessä osassa käsittelemme yleiskatsauksen lisäksi Dynamics 365 Financen ja Dynamics 365 Supply Chain Managementin ominaisuuksia. Pian julkaistavassa toisessa osassa keskitymme Dynamics 365 Salesin ja Dynamics 365 Commercen tekoälytoiminnallisuuksiin.

Vaikka tekoälyominaisuuksia on julkaistu D365:een vasta kourallinen ja osa niistä on vielä esikatseluvaiheessa, on selvää, että Microsoft investoi merkittävästi tekoälyominaisuuksien kehittämiseen. Uusia ominaisuuksia julkaistaan säännöllisesti versiopäivitysten yhteydessä, ja tulevaisuudessa tekoälyavustajat tulevat olemaan keskeinen osa D365:n käyttökokemusta. Siksi Copilot-ominaisuuksiin kannattaa tutustua alusta alkaen ja oppia hyödyntämään uusia työkaluja oman työn optimoinnissa.

Copilot-ominaisuuksien käyttöönotto on suhteellisen suoraviivaista, sillä pääosa toiminnallisuuksista on saatavilla suoraan yritysten nykyisillä D365-lisensseillä ja ne päivittyvät osana säännöllisiä järjestelmäpäivityksiä. Käyttäjät voivat myös mukauttaa Copilotin toimintoja D365:n asetuksista, esimerkiksi ottamalla yksittäisen ominaisuuden tai koko Copilotin pois käytöstä. Jälkimmäistä emme kuitenkaan suosittele, sillä Copilot tulee olemaan keskeinen osa D365-tuotteita tulevaisuudessa.

Alkuvaiheessa D365-käyttäjiltä tarvitaan kuitenkin malttia ja kärsivällisyyttä, sillä Copilot-ominaisuuksissa on vielä parantamisen varaa niin käyttökokemuksen kuin suorituskyvyn osalta. Toiset ominaisuudet ovat kehittyneempiä kuin toiset, ja esimerkiksi kielten tuen osalta ominaisuuksien välillä on vaihtelua. Mm. suomen kielen tuki jättää toivomisen varaa, vaikka monet Copilot-ominaisuudet suoriutuvatkin tehtävistään suomeksi. Ominaisuudet kuitenkin kehittyvät jatkuvasti, ja paras palaute Microsoftin kehittäjille tulee asiakkaiden arjesta – oikeista käyttökokemuksista. Siksi emme suosittele heittämään hanskoja tiskiin, jos Copilotit eivät vielä suoriudu kaikesta haluamallasi tavalla, vaan kannustamme testaamaan tekoälytoiminnallisuuksia ennakkoluulottomasti ja jakamaan palautetta avoimesti omalle D365-kumppanille. Käymme mielellämme nykyasiakkaidemme kanssa läpi tekoälytoiminnallisuuksia, niiden määrityksiä ja parhaita käytäntöjä.

Seuraavaksi siirrymme kohti konkretiaa: esittelemme ensin yleiset Copilot-toiminnallisuudet, jotka hyödyttävät kaikkien D365-sovellusten käyttäjiä, ja paneudumme sen jälkeen D365 Finance- ja D365 Supply Chain Management -sovellusten omiin tekoälytoiminnallisuuksiin.

Yleiset Copilot-ominaisuudet Dynamics 365:ssä

Seuraavat ominaisuudet ovat hyödyllisiä kaikille D365-sovellusten käyttäjille.

Keskustele liiketoiminta- ja taloushallintatiedoista Copilotin kanssa

Copilotin chat-toiminnallisuuden avulla D365-käyttäjät voivat keskustella luonnollisella kielellä D365-järjestelmässä olevan liiketoiminta- ja taloushallintodatan kanssa. Käyttäjä voi esimerkiksi kysyä Copilotilta tuotteen varastotilannetta. Tällä hetkellä Copilot vastaa kyselyihin vain järjestelmän tauluissa olevien tietojen eli strukturoidun tiedon perusteella. Tulevaisuudessa se voi kuitenkin hyödyntää myös strukturoimatonta tietoa, kuten Word- tai PDF-tiedostoja, vastauksensa tuottamiseen. Tällä hetkellä chat-toiminnallisuus on käytettävissä vain englanniksi. 

Jotta chat-toiminnallisuudesta saa parhaan mahdollisen hyödyn, kannattaa pitää mielessä seuraavat parhaat käytännöt:

• Varmista, että esittämäsi kysymys on mahdollisimman selkeä ja yksiselitteinen. Esimerkiksi, jos kysymys koskee asiakasta, käytä sanaa “asiakas” kysymyksessäsi.
• Kuvaa mahdollisimman tarkasti, minkälaisen vastauksen haluat. Jos esimerkiksi haluat vastauksen taulukkomuodossa, mainitse “taulukkomuodossa”.
• Esitä kysymyksesi mahdollisimman yksityiskohtaisesti välttääksesi ylätason vastauksia. Esimerkiksi, jos tuotenimike on saatavilla useissa yrityksissä, toimipisteissä ja varastoissa, voit kysyä “Mikä on nimikkeen varastosaatavuus yrityksessä X, toimipaikassa Y tai varastossa Z?” Voit tämän lisäksi pyytää Copilotia esimerkiksi listaamaan varastossa saatavilla olevien tuotenimikkeiden koot, mallit tai värin.

Pyydä apua järjestelmän käyttöön Copilotilta

Copilot on hyödyllinen apuväline, kun käyttäjä tarvitsee opastusta Dynamics 365 -sovellusten käytössä. Kun Copilot-opastus on käytössä, käyttäjät voivat avata Copilot-näkymän jokaisen sivun yläosasta ja pyytää apua suoraan Copilotilta. Copilot hyödyntää sovelluksen sisäisiä ohjeita, jotka perustuvat Microsoftin viralliseen dokumentaatioon. Tämä varmistaa, että tekoälyllä on kattava ymmärrys järjestelmästä ja että se tuottaa vastauksia, jotka ovat sekä tarkkoja että Microsoftin uusimpien ominaisuuksien ja parhaiden käytäntöjen mukaisia.

Copilotin luoma yhteenveto työnkulkuhistoriasta 

Copilot voi luoda käyttäjälle yhteenvedon työnkulkuhistoriasta. Yhteenvedon avulla työnkulun hyväksyjät voivat tehdä päätöksiä nopeasti ilman, että heidän tarvitsee selata koko historiasivua. Tämä ominaisuus on oletusarvoisesti käytössä, ja yhteenvedon voi tarkastella Työnkulkuhistoria-näkymässä valitsemalla yksittäisen työnkulun. Yhteenveto sisältää lähettäjän, nykyisen tilan, eräpäivän ja mahdolliset kommentit sekä uusimmat hyväksynnät, hylkäykset ja muutospyynnöt kommentteineen. 

Esimerkki Copilotin tuottamasta yhteenvedosta

Copilot-ominaisuudet Dynamics 365 Financessa

Seuraavat ominaisuudet ovat hyödyllisiä D365 Finance -käyttäjille.

Copilotin luoma yhteenveto asiakkaasta

Copilot luo yhteenvedon asiakastilin nykytilanteesta. Yhteenveto näkyy Kaikki asiakkaat -sivulla, kun käyttäjä valitsee haluamansa asiakastilin. Yhteenvedosta käyttäjä saa nopean katsauksen oleellisiin tietoihin asiakkaan tilasta ja tapahtumista. Tämä vähentää aikaa, joka kuluu asiakastietojen tarkastelemiseen, ja auttaa asiakasta koskevien päätösten tekemistä.

Copilotin luoma yhteenveto käyttää laskennoissaan syötteenä vain D365 Financen asiakastapahtumia. Näitä asiakastapahtumia ovat muun muassa myyntitilaukset, myyntilaskut, asiakasmaksut ja viivästyneet tilausrivit.

Esimerkki Copilotin tuottamasta asiakassivun yhteenvedosta

Copilotin luoma yhteenveto perintätiedoista ja muistutussähköpostiluonnos 

Perintäkoordinaattorin yleiskatsaus -työtilaan on lisätty uusi toiminnallisuus, ”Perintäkoordinaattorin yhteenveto”, joka luo tekoälyn avulla yhteenvedon asiakkaan erääntyneistä laskuista, maksuhistoriasta ja avoimesta saldosta. Lisäksi toiminnallisuus mahdollistaa muistutussähköpostiviestin luonnoksen luomisen suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi.

Yhteenvedon voi tarkastella navigoimalla ensin työtilaan ja valitsemalla sitten asiakkaan yksityiskohtaisen näkymän joko klikkaamalla asiakkaan nimeä listasta tai suodattamalla asiakastilin perusteella ja painamalla aktivoituvaa painiketta. Avautuvassa näkymässä yhteenveto löytyy omasta “Summary by Copilot” -osiostaan. Tässä osiossa on myös “Luo muistutussähköposti” -painike, jonka avulla tekoäly luo sähköpostiviestin luonnoksen.

Copilot for Finance -lisäosa Excelin ja Outlookin käytön tehostamiseen 

”Copilot for Finance” on Microsoftin erillinen taloushallinnon ammattilaisille suunnattu lisäosa, joka tuo tehokkuutta ja tekoälykyvykkyyksiä Excelin ja Outlookin käyttöön. Toisin kuin aiemmin esitellyt Copilot-toiminnallisuudet, Copilot for Finance ei tule automaattisesti kaikkien D365 Finance -käyttäjien saataville versiopäivitysten yhteydessä, vaan se on hankittava erikseen. Copilot for Finance integroituu D365 Financen lisäksi myös SAP:iin ja Business Centraliin. 

Tällä hetkellä Copilot for Finance on julkisessa esiversiossa (preview), ja se tukee kielenä vain englantia. Microsoft aikoo kuitenkin lisätä muita kielivaihtoehtoja tulevaisuudessa. Julkisella esiversiolla tarkoitetaan mahdollisuutta tutustua uuteen ominaisuuteen ennakkoon, eikä siinä olevia ominaisuuksia ei ole tarkoitettu tuotantokäyttöön.

Outlookissa Copilot for Finance mahdollistaa yleisten taloustehtävien, kuten perinnän, suorittamisen suoraan sähköpostin käsittelyn yhteydessä. Lisäosan avulla käyttäjä saa sähköpostistaan suoran yhteyden D365 Finance -järjestelmään ja nopean pääsyn asiakkaan tietoihin ja asiakirjoihin. Tämä säästää aikaa, koska tietoja ei tarvitse hakea manuaalisesti järjestelmästä. Lisäosa parantaa erityisesti myyntireskontran ja perinnän parissa työskentelevien taloushallintoammattilaisten työn tarkkuutta ja tehokkuutta. Se nopeuttaa tiedonhakua, luo yhteenvetoja ja avustaa asiakasviestinnässä.

Copilot for Finance sisältää Outlookissa muun muassa seuraavia tekoälyominaisuuksia:

• Saapuneen sähköpostiviestin yhteenveto, joka tiivistää sähköpostin oleelliset kohdat
• Näkymä asiakastiedoista sisältäen muun muassa asiakkaan perustiedot ja yhteystiedot, erääntymiserittelyn, erääntymishistorian sekä asiakkaaseen liittyvät viimeisimmät aktiviteetit
• Mahdollisuus vastata saldokyselyihin suoraan sähköpostista liittämällä asiakkaan tiliote sähköpostivastaukseen
• Mahdollisuus ladata ja liittää sähköpostiin asiakkaan asiakirjoja, kuten myyntilaskuja
• Tietojen tallennus suoraan D365:een muun muassa asiakasviestinnän, muistiinpanojen ja yhteystietojen osalta
• Avustaminen sähköpostiviestien laatimisessa

Excelissä Copilot for Finance -lisäosa auttaa taloushallinnon ammattilaisia käsittelemään taloustietoja ja suorittamaan yleisiä taloustehtäviä tekoälyn avustuksella. Sen avulla tietojen täsmäyttäminen ja tulkinta nopeutuvat sekä tarkkuus lisääntyy. Tietojen vertailu tehostuu, sillä Copilot tekee älykkäitä ehdotuksia vertailtavista tietorakenteista, luo automaattisesti täsmäytysraportteja ja tarjoaa ehdotuksia mahdollisten eroavuuksien osoittamiseksi. 

Copilot for Finance sisältää Excelissä muun muassa seuraavia tekoälyominaisuuksia:

• Kahden tietojoukon täsmäyttäminen, kun tietojoukot on esitetty taulukoina Excel-työkirjassa
• Tekoälyavusteinen ehdotus täsmäytyssäännöistä perustuen datarakenteiden analyysiin, esimerkiksi tapahtumien luokitteluun
• Mahdollisuus tarkastella tekoälyn luomia ehdotuksia täsmäytyssäännöistä ja haluttaessa hylätä, hyväksyä tai muokata niitä
• Osittaisen täsmäytyksen kohdistusmenetelmä (tarkan täsmäytyksen rinnalla) mahdollistaen täydellisten vastaavuuksien tunnistamisen lisäksi myös samankaltaisten arvojen tunnistamisen
• Intuitiivinen käyttöliittymä ja käyttäjäystävällinen pääsy Copilot for Financeen Excelin sivupalkista
• Kattava ja automaattinen täsmäytysraportti, joka luokittelee täsmäytettävän datan kategorioihin (täsmäyttämättömiin, täsmäytettyihin ja mahdollisesti täsmäytettyihin)
• Tekoälyn luoma analyysi täsmäytyksen tuloksista

Copilot-ominaisuudet Dynamics 365 Supply Chain Managementissa

Seuraavat ominaisuudet ovat hyödyllisiä Dynamics 365 Supply Chain Management -käyttäjille (D365 SCM).

Copilot varastonhallinnan sovelluksessa

Copilot-tekoälyominaisuudet ovat hiljalleen tulossa osaksi Dynamics 365 SCM:n varastonhallinnan sovellusta eli käsipäätettä. Tällä hetkellä käsipäätteellä on saatavilla tekoälyavusteinen toiminnallisuus, joka tuottaa varastotyöntekijälle personoidun näkymän hänen avoimista työtehtävistään. Tämä näkymä sisältää yhteenvedon käsittelyä vaativista töistä, kirjautuneista käyttäjistä ja keräilyssä olevista tuotteista ja tarjoaa varastotyöntekijälle yhdellä silmäyksellä selkeän kuvan siitä, mitä hänen tuleva työpäivänsä pitää sisällään.

Varastokäsipäätteen tekoälytoiminnallisuus on hyvä esimerkki siitä, miten Microsoft lisää Copilot-ominaisuuksia hiljalleen paitsi Dynamics 365 -sovelluksiin myös niiden rinnalla käytettäviin työkaluihin. Odotammekin innolla, mitä kaikkea Copilot tulee jatkossa tarjoamaan varastonhallinnan puolelle.

Esimerkki Copilotin luomasta yhteenvedosta käsipäätteellä

Copilotin tuottamat yhteenvedot

Copilot tuottaa tekoälypohjaisia yhteenvetoja D365 SCM -järjestelmän eri näkymistä. Nämä yhteenvedot tarjoavat käyttäjälle nopean yleiskatsauksen näkymän tärkeimmistä tiedoista, tehostaen työtä ja auttaen havaitsemaan mahdolliset poikkeamat nopeasti. Yhteenvedot on räätälöity käyttäjän mukaan, huomioiden hänen käyttöoikeutensa ja yleisimmin käyttämänsä sivut.

Copilot-yhteenvetoja on saatavilla seuraavissa näkymissä:

• Kaikki toimittajat -näkymässä ”Toimittajan yhteenveto” kokoaa yhteen valitun toimittajan tiedot
• Kaikki ostotilaukset -näkymässä ”Ostotilauksen yhteenveto” kokoaa yhteen valitun ostotilausrivin tiedot
• Kaikki asiakkaat -näkymässä ”Asiakassivun yhteenveto” kokoaa yhteen valitun asiakkaan tiedot
• Kaikki myyntitilaukset -näkymässä ”Myyntitilauksen yhteenveto” kokoaa yhteen valitun myyntitilausrivin tiedot
• Vapautetut tuotteet -näkymässä ”Tuotetietojen yhteenveto” kokoaa yhteen tuote-, osto- ja myyntitiedot

Näe Copilotin luoma tuoteyhteenveto osoittamalla tuotenimikettä

Käyttäjä voi osoittaa mitä tahansa nimikettä nähdäkseen Copilotin luoman yhteenvedon kyseisestä tuotteesta pop-up-ikkunassa. Tämä ominaisuus on käytettävissä lähes kaikissa D365 SCM:n näkymissä. 

Yhteenveto tarjoaa käyttäjälle nopean ja räätälöidyn yleiskatsauksen valitun tuotteen tärkeimmistä tiedoista mukautettuna käyttäjän omiin työtehtäviin ja silloiseen työnäkymään. Tämän tekoälyominaisuuden ansiosta käyttäjän ei tarvitse siirtyä näkymästä toiseen saadakseen tarvitsemaansa tietoa nimikkeestä, vaan sen saa helposti juuri siinä näkymässä, jossa käyttäjä parhaillaan on.

Vahvistetut ostotilaukset, joilla on muutoksia -työtila

Hankintoja suunniteltaessa vahvistettuihin ostotilauksiin tehdyt muutokset voivat vaikuttaa merkittävästi loppupään prosesseihin, kuten suunniteltuun tuotantoon, huoltotöihin tai myyntitilauksiin. ”Vahvistetut ostotilaukset, joilla on muutoksia” on tekoälyavusteinen työtila, joka helpottaa ostotilauksiin tehtyjen muutosten tunnistamista ja uudelleenvahvistamista. Työtilan avulla hankinnan henkilöt voivat keskittyä erityisesti muutoksiin, joilla on merkittäviä vaikutuksia loppupään tilauksiin, ja viestiä niistä suoraan toimittajien kanssa.



 ”Vahvistetut ostotilaukset, joilla on muutoksia” -työtila

Työtilassa luetellaan kaikki aiemmin vahvistetut ostotilaukset, joita on muutettu vahvistuksen jälkeen. Tämä helpottaa tarkistusprosessia, kun halutaan tunnistaa mahdolliset vaikutukset kysyntään, kuten tuotantotyöhön, palvelutyötilauksiin ja myyntitilauksiin.

Työtilan yläosassa on lisäksi kolme ruutua, jotka sisältävät yhteenvedon vahvistettujen ostotilausten muutoksista ja niiden vaikutuksista loppupään kysyntään:

• Matalan vaikutuksen muutokset
• Korkean vaikutuksen muutokset
• Vaikutuksenalaiset jatkotilaukset

Hyödyt lunastetaan asiakkaan arjessa

Vaikka D365:n Copilot-ominaisuudet ovat vielä kehitysvaiheensa alussa, ne voivat jo nyt helpottaa käyttäjien arkea niin taloushallinnossa kuin toimitusketjun hallinnassa. D365-asiantuntijoina olemme saaneet mahdollisuuden kokeilla Copilot-ominaisuuksia ensimmäisten joukossa ja muodostaa niistä ensivaikutelmamme. Todellinen palaute on kuitenkin vielä edessä; parhaat opit ja käytännöt syntyvät testaamalla ominaisuuksia asiakkaidemme arjessa. Olemmekin valmiina auttamaan ja tukemaan asiakkaitamme Copilotin käyttöönotossa sekä innokkaita jakamaan yhdessä opittuja parhaita käytäntöjä.

Seuraavassa blogisarjan osassa keskitymme Copilot-ominaisuuksiin Dynamics 365 Sales- ja Dynamics 365 Commerce -sovelluksissa.

Kirjoittaja

Efiman Dynamics 365 -tuotetavastaavat

Kirjoitus on julkaistu aiemmin Efiman sivuilla.