Monimutkaisten tietojen muuntaminen helposti ymmärrettävään muotoon

Kuvittele olevasi osa yritystä, joka kerää suuria määriä tietoa, mutta jolla on vaikeuksia muuttaa sitä käyttökelpoiseen muotoon. Tai ehkä kuulut organisaatioon, joka yrittää koota monimutkaisia tietoja helposti ymmärrettävään muotoon päätöksentekoa varten. Molemmissa tapauksissa datan tarinankerronta voi olla merkittävä ratkaisu. Datan tarinankerronta on menetelmä, jolla tiedot esitetään havainnollisella tavalla sanoman tai tietyn lopputuloksen välittämiseksi. Lue tämä artikkeli ja tutustu siihen, miten datan tarinankerrontaa voidaan käyttää datan muuntamiseen hyödylliseksi tiedoksi ja tukemaan päätöksentekoa.

MITÄ ON DATAN TARINANKERRONTA?

Datan tarinankerronnassa käytetään visuaalisia elementtejä, kuten kaavioita ja taulukoita, sekä selkeästi jäsenneltyä kuvailua tietojen esittämiseksi ymmärrettävällä tavalla, jotta datan viesti tai konkreettinen lopputulos voidaan välittää. Tämäntyyppisen esitystavan ansiosta yleisön on helpompi ymmärtää tietoa ja muistaa se jälkikäteen. Datan tarinankerrontaa voidaan käyttää monilla aloilla, kuten liike-elämän päätöksenteossa, projektinhallinnassa tai esityksissä.

MITEN DATAN TARINANKERRONTA TOIMII?

Datan tarinankerronta toimii tuomalla haluttu data esille tavalla, joka tekee siitä ymmärrettävää, tunteisiin vetoavaa ja kiinnostavaa. Seuraavat vaiheet voivat auttaa datatarinan luomisessa:

1. Tunnista tarinan päämäärä:

Jokaisella tarinalla tulisi olla selkeästi määritelty tavoite. Kysy itseltäsi, mitä haluat ilmaista tarinallasi. Mitä haluat yleisön ymmärtävän tarinan kuultuaan? Mitä haluat tarinan välittävän?

2. Kerää tarpeelliset tiedot:

Kerää kaikki tiedot, joita tarvitset tarinasi kertomiseen. Asetu kohderyhmäsi asemaan ja mieti tarkkaan, mitkä tiedot ovat oleellisia. Varmista myös, että annat tiedot oikeassa kontekstissa, esimerkiksi vertailuarvojen antamiseksi. Kannattaa samalla jo tässä vaiheessa varoa valitsemasta liikaa dataa, jotta tarinasta ei tule liian monimutkainen.

3. Valmistele data:

Siisti ja muotoile tietosi niin, että ne ovat valmiita jatkoanalyysiä ja esittämistä varten. Varmista myös, että tietojen laatu on korkea, eli tiedot ovat kokonaisia, ajantasaisia ja oikeita. Tarkista siis myös, ettei tiedoissa ole virheitä, epäjohdonmukaisuuksia tai päällekkäisyyksiä.

4. Visuaalinen esitys:

Kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa. Luo siis kaavioita, kuvia, taulukoita ja muita visuaalisia elementtejä tietojen esittämiseksi ja viestin tukemiseksi. Oletko epävarma siitä, minkälainen visualisointi sopii tietojesi esittämiseen? Lue, miten voit tehdä optimaalisen ratkaisun artikkelista ”Miten suunnitella optimaalinen kojelauta?” Voit myös lukea sieltä, miten tietojen havainnointi kojelaudan kautta voidaan optimoida esimerkiksi vaihtamalla grafiikan sijaintia, kokoa tai suuntausta. Muista nimetä data selkeästi, esimerkiksi merkitse kaavion akselit.

5. Rakenne:

Luo selkeä ja looginen tarina, jonka avulla yleisö ymmärtää nopeasti kaikki tiedot ja niiden merkityksen. Rakenna tarina loogisesti ja esitä tiedot mahdollisimman yksinkertaisesti.

6. Interaktiivisuus ja esitys:

Esitä tarinasi tavalla, joka antaa yleisöllesi mahdollisuuden vuorovaikutukseen. Käytä työkaluja, kuten taulukoita tai esitysohjelmia, yleisön huomion kiinnittämiseen. Vuorovaikutteiset elementit voivat lisätä tarinasi laatua, esimerkiksi porautumalla yhteen asiaan voit näyttää yksityiskohtaisen version tiedoista, ja suodattimien avulla voit keskittyä tiettyyn osaan tiedoista.

7. Palaute:

Anna yleisön kommentoida tarinaasi ja antaa palautetta. Voit käyttää tätä parantaaksesi tekniikkaasi seuraavalle kerralle.

MITEN KIRJOITTAA HYVÄ DATATARINA?

Datatarinan juoni koostuu yleensä kolmesta osasta: johdannosta, jossa esitetään pohjakysymys, pääosasta, jossa selitetään aineistoa ja analysoidaan sitä, sekä johtopäätöksestä.

1. Kysymys tai ongelma:

Tarina alkaa tutkittavasta tai ratkaistavasta kysymyksestä tai ongelmasta. Tähän voi sisältyä analyysin konteksti, aineiston luonne, käytetyt menetelmät tai kohdatut haasteet. Aloita selittämällä alkutilanne, esimerkiksi mitä muuttujia tarkastellaan ja miksi ne ovat tärkeitä liiketoiminnan onnistumisen tai perustavoitteesi kannalta.

2. Sisältö:

Tarinasi sisällössä vastataan alkuperäiseen kysymykseen kerättyjen tietojen avulla. Tarinasi data toimii päähenkilönä ja muodostaa juonen rungon. Ymmärtämisen helpottamiseksi ja viestisi tukemiseksi tiedot voidaan esittää visuaalisesti.

Hyvin jäsennelty narratiivi eli esitys auttaa yleisöä ymmärtämään ja seuraamaan tietoja helposti. Käytössäsi on useita erilaisia narratiivisia vaihtoehtoja:

• Uppoutuminen: Uppoutumisessa tarkennat tiettyyn yksityiskohtaiseen dataan.
• Zoomaus ulospäin: Tämä on uppoutumisen vastakohta, jossa näytät ensin hyvin tarkkaa data ja siirryt siitä yleisemmälle tasolle.
• Muutos ajan kanssa: Voit tässä osiossa selittää, miten data muuttuu tietyllä aikavälillä.
• Kontrasti: Jos sinulla on kaksi tai useampi “päähenkilö”, voit verrata niitä.
• Risteys: Tässä narratiivimuodossa voit selvittää kohdan, jossa kaksi päähenkilöäsi kohtaavat toisensa.
• Poikkeamat: Tässä tarinan keskiössä ovat datassasi olevat poikkeamat.
• Muuttujat: Tässä tarinamuodossa havainnollistat, miten eri tietokokonaisuudet liittyvät toisiinsa tai millaisia syy-seuraussuhteita niiden välillä on.
• Kun kirjoitat tarinaa, muista vedota yleisöösi emotionaalisesti, jotta he samaistuvat voimakkaammin sanomaasi. Tätä varten voit tehdä tarinasi osista vuorovaikutteisia, jotta yleisö voi tutustua tietoihin eri tavoin.

3. Yhteenveto ja suositukset:

Hyvä datatarina päättyy yhteenvetoon ja analysointiin, sekä konkreettisiin ehdotuksiin tulevaisuuden toiminnalle.

MIKÄ MUODOSTAA HYVÄN DATATARINAN?

Hyvälle datatarinalle on ominaista faktojen, logiikan ja tunteiden yhdistelmä. Seuraavilla tekijöillä voit edistää hyvää datatarinaa:

• Selkeä päämäärä: Hyvällä datatarinalla on selkeä päämäärä, joka sillä pyritään saavuttamaan. Päämäärä takaa myös, että yleisö ymmärtää tavoitteen ja keskittyy siihen.
• Asiaankuuluva data: Hyvässä datatarinassa käytetään vain tarinan tavoitteen kannalta olennaisia tietoja ja esitetään ne yleisölle ymmärrettävällä tavalla.
• Looginen narratiivinen rakenne: Hyvässä datatarinassa on looginen ja hyvin jäsennelty tarina, jonka avulla yleisön on helppo ymmärtää ja seurata informaatiota.
• Visuaalinen esitys: Hyvässä datatarinassa käytetään visuaalisia elementtejä, kuten kaavioita, kuvioita ja taulukoita tietojen esittämiseen ja viestin tukemiseen.
• Tunteisiin vetoaminen: Hyvässä datatarinassa on emotionaalista vetovoimaa, sillä se saa yleisön samaistumaan vahvemmin viestiin.
• Interaktiivisuus: Hyvä datatarina on vuorovaikutteinen ja antaa yleisölle mahdollisuuden tutustua tietoihin ja olla vuorovaikutuksessa niiden kanssa eri tavoin.
• Aikajanat ja johdonmukaisuus: Hyvä datatarina on ajantasainen ja käytetyt tiedot ovat johdonmukaisia.
• Etiikka: Hyvä datatarina kunnioittaa myös eettisiä ominaisuuksia, kuten tietosuojaa ja yksityisyyttä ja huolehtii samalla siitä, ettei siinä tehdä vääränlaisia johtopäätöksiä.

DATATARINANKERRONAN EDUT

• Ymmärrettävyys: Datatarinankerronnassa tiedot esitetään yleisölle ymmärrettävällä ja helposti lähestyttävällä tavalla. Näin he voivat saada arvokkaita oivalluksia ja jakaa niitä.
• Tunteisiin vetoaminen: Kertomalla tarinan voit vedota yleisön tunteisiin ja saada heidät samaistumaan viestiin voimakkaammin.
• Helpommin muistettava: Hyvä tarina on helpompi muistaa kuin pelkät faktat ja numerot.
• Päätöksenteon tuki: Datatarinankerronta voi auttaa päätöksenteossa tarjoamalla selkeää ja helposti ymmärrettävää tietoa. Sen avulla voi esimerkiksi pysyä keskusteluissa hyvin keskittyneenä.
• Parempi yhteistyö: Opettamalla tietoasiantuntijat puhumaan yrityksen muiden sidosryhmien kieltä, yhteistyötä voidaan optimoida.

DATATARINANKERRONNAN HAASTEET

• Aikaa vievä: Datatarinankerronta voi olla hyvin aikaa vievää, etenkin kun dataa on valmisteltava ja koottava tarinaksi.
• Subjektiivinen: Tässä on aina olemassa riski, että data tulkitaan subjektiivisesti tarinan ja sen kertojan kautta.
• Vääristynyt todellisuus: Korostamalla tiettyjä tietoja ja jättämällä muita tietoja huomiotta on riski, että todellisuus vääristyy ja syntyy epätäydellinen tai väärä kuva. Sen vuoksi datatarinaa luotaessa on tarkistettava huolellisesti, ovatko kerätyt näkemykset täsmällisiä.
• Liikaa dataa: Visuaalisia elementtejä tai tietoja voi olla liikaa, mikä kiinnittää yleisön huomion pois tärkeimmistä asioista. Siksi on tärkeää keskittyä vain olennaisiin tietoihin.

YHTEENVETO

Datatarinankerronta on hyödyllinen tapa esittää tietoja elävästi ja välittää selkeä ja vakuuttava viesti. Käyttämällä visuaalisia elementtejä ja hyvin jäsenneltyä tarinaa yleisö ymmärtää ja muistaa tiedot paremmin. Tällä tavoin datatarinankerronta voi tukea sinua monella tavalla.

Business Intelligence -ohjelmistot voivat auttaa sinua luomaan ja muokkaamaan datatarinasi. Kätevät analyysitoiminnot, erilaiset työkalut tietojen visualisointiin sekä mahdollisuus luoda omia esitystauluja ja raportteja helpottavat datatarinan kirjoittamista.