Hae it-yrityksiä
osaamisalueittain:

Asiakkuudenhallinta CRM BI ja raportointi HR Tuotekehitys ja suunnittelu Toiminnanohjaus ERP Taloushallinto Markkinointi Webkehitys Mobiilikehitys Käyttöliittymäsuunnittelu Tietoturva Verkkokaupparatkaisut Ohjelmistokehitys Integraatiot Pilvipalvelut / SaaS Tekoäly (AI) ja koneoppiminen Lisätty todellisuus ja VR Paikkatieto GIS IoT Microsoft SAP IBM Salesforce Amazon Web Services Javascript React PHP WordPress Drupal
Efima » Bloggaus

Eliminoi automaation pullonkaulat taloushallinnossa

BloggausUusi vuosi tarkoittaa monille talousammattilaisille kiireistä aikaa tilinpäätöksen parissa. Samalla se tarjoaa myös uuden mahdollisuuden taloushallinnon kehittämiselle. Automaatio on yksi tärkeimmistä keinoista tehostaa toimintaa – sen edellä on kuitenkin yksi este: automaation pullonkaulat.

Taloushallinnon automaatio etenee vauhdilla ja odotukset sen hyödyistä ovat suuret. Pullonkaulana kehitykselle voivat kuitenkin toimia mm. paperilla käsiteltävät aineistot, virheelliset tai puutteelliset perustiedot, epäyhtenäiset prosessit ja epäoptimaalinen arkkitehtuuri. Automaation käyttöönoton nopeuteen ja tehokkuuteen voi vaikuttaa laittamalla nämä perusasiat kuntoon ennen kuin prosesseja automatisoidaan. Alla on viisi vinkkiä automaation pullonkaulojen poistamiseen:

1. Lopeta turha tekeminen


On turha käyttää aikaa sellaisen työn automatisoimiseen, jota ei tarvitsisi tehdä lainkaan. Kannattaa säännöllisin väliajoin kyseenalaistaa toistuvia tehtäviä: miksi niitä tehdään ja mitä hyötyä lopputuloksena syntyy? Mikäli syytä ei muisteta, hyötyä ei tunnisteta eikä tehtävä ole myöskään lakisääteinen pakko, lopeta tekeminen. Turhia töitä löytyy useimmiten raportoinnin, arkistoinnin, tarkastusten ja hyväksyntien piiristä. Sen lisäksi, että automaation investoinnit voidaan kohdistaa näiden töiden sijasta hyödyllisempiin tehtäviin, vapautuva työaika voidaan käyttää lisäarvoa tuovaan tekemiseen.

2. Eroon paperista

Automaatio ei pure paperiprosesseihin, vaan sillä voidaan tehostaa ainoastaan digitaalisia tietotyön prosesseja. Viimeistään tässä vaiheessa kannattaa muuntaa loputkin taloushallinnon paperiprosessit sähköiseen muotoon. Sähköinen käsittely ja arkistointi on mahdollista kaikkien taloushallinnon aineistojen osalta. Automaation mahdollistamisen lisäksi se tehostaa työtä, tuo läpinäkyvyyttä taloushallinnon aineistoihin ja mahdollistaa joustavan työnteon ajasta ja paikasta riippumatta.

3. Data kuntoon

Virheelliset perustiedot aiheuttavat virheitä myös tapahtumakäsittelyssä. Virheelliset liittymissä siirtyvät tiedot aiheuttavat virhetilanteita liittymäaineistojen kirjauksissa ja täsmäytyksissä. Puutteelliset viitetietiedot ostolaskulla estävät laskun automaattisen käsittelyn.

Virheiden ja puutteiden selvittäminen on useimmiten ihmistä vaativaa manuaalityötä ja sen automatisointi on hankalaa. Mitä paremmassa kunnossa taloushallinnon perustiedot ja talouteen käsiteltäväksi siirtyvät tiedot ovat, sitä paremmalla todennäköisyydella automaatio osaa hoitaa käsittelyn meidän puolestamme. Virhekäsittelyn automatisoinnin sijaan panosta siihen, että data on mahdollisimman hyvässä kunnossa jo sen alkulähteillä.

4. Keskitä järjestelmät ja prosessointi

Mitä keskitetymmät järjestelmät ja organisointi taloushallinnossa on, sitä suurempiin data- tai transaktiomääriin voidaan hyödyntää kutakin yhteiseen järjestelmään tai prosessiin käyttöönotettua automaatiota. Tämä tarkoittaa, että investoinnin hyöty on suurempi ja käyttöönottoaika pienempi kuin hajautetussa ympäristössä saman aineistomäärän automatisoinnissa.

Keskitetyissä järjestelmissä ja prosessoinnissa on parempi näkyvyys toistuviin työvaiheisiin ja niissä liikkuviin aineistomääriin. Tästä syystä on helpompi tunnistaa potentiaalisia automaatiokohteita. Keskitetyssä prosessoinnissa on myös nopeampi viedä muutos läpi prosessin käsittelijöille. Kun prosesseilla on lisäksi nimetyt prosessinomistajat, joiden vastuulla on prosessin kehitys, varmistetaan, että prosessin kokonaisuus tulee otettua huomioon kehitystä suunniteltaessa ja käyttöönotettaessa. Keskitetty prosessointi ohjaa usein jo automaattisesti myös standardoimaan toimintatapoja, mikä sekin nopeuttaa automaation hyödyntämistä.

5. Varaa aikaa kehitykselle

Yleisin mainittu syy kehityksen hitaudelle on se, että juoksevat työt vievät koko työajan eikä kehitykseen ehditä panostaa. Tämä on noidankehä: kun ei ehditä kehittää, juoksevan rutiinityön määrää ei saada vähenemään eikä kiire vähene. Kehitystä täytyy priorisoida, asettaa sille seurattavia tavoitteita ja sallia ajankäyttö kehitystoimenpiteille.

Pitkässä juoksussa tämä kannattaa. Automaatio vapauttaa aikaa rutiineista käytettäväksi mm. lisäkehitykseen ja liiketoiminnan tukemiseen. Tuloksista nauttivat sekä taloushallinnon ammattilaiset, joilla työn mielenkiintoisuus lisääntyy ja mahdollisuudet oman ajankäytön ohjaamiseen kasvavat, että liiketoiminta, joka saa parempaa palvelua taloustoiminnolta.

Perusasioiden kuntoon laittamisella on siis säästettävissä automaatiokehityksessä sekä aikaa että rahaa, ja ennen kaikkea näillä keinoilla saadaan automaation kiistattomat hyödyt nopeammin käyttöön.
Kirjoittaja
Sanna Kaarlejärvi
CFO

Pinterest
Efima Oyj logo

Lisätietoja

Yritysprofiili Efima kotisivut

Tagit

Jos tarjontatagi on sininen, pääset klikkaamalla sen kuvaukseen

Omat tagit

Älykäs taloushallinto
Automaatio
kehitys

Siirry yrityksen profiiliin Efima kotisivut Yrityshaku Referenssihaku Julkaisuhaku

Efima - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt

Asiantuntijoita ja yhteyshenkilöitä ei ole vielä kuvattu.

Efima - Muita referenssejä

Efima - Muita bloggauksia

Löydä sopivimmat it- ja ohjelmistoyritykset liiketoiminnan kehityskumppaneiksi

ite wikin yrityshaku »

It- ja ohjelmistoalan työpaikat

Kaikki it-alan työpaikat »

Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit

ite wikin referenssihaku »

Tapahtumat & webinaarit

Kaikki it-alan tapahtumat »

Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset

ite wikin julkaisuhaku »

Digitalisaatio & innovaatiot blogimedia

Blogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä
Marras 20
Suomalaisten it- ja ohjelmistoyritysten uusimmat referenssit ja asiakassuositukset
Asiakaskokemukset ohjaavat it-hankkijat osaavien it-toimittajien suuntaan
Marras 7
It-kilpailutusprosessin ja it-hankinnan vaiheet, tarjouspyynnön teko ja it-toimittajan valinta
Näiden vaiheiden avulla yritys voi varmistaa, että it-kilpailutus etenee suunnitellusti
Loka 30
Suomalainen innovaatiotoimisto on kansainvälisesti palkittu ja kehittää digitaalisia palveluita maailman suurimmille firmoille - Näin Hellonin palvelumuotoiluprosessi eroaa it-toimittajien mallista
Hellon on kerännyt useita kansainvälisiä digitaalisen designin palkintoja
Siirry blogiin

Etusivu Yrityshaku Pikahaku Referenssihaku Julkaisuhaku Blogimedia