Keravan kaupunki on ottanut käyttöön ENTER Ruutuvihko -palvelun sekä opetuksen että hallinnon organisaatioissa, minkä ansiosta tunnusten hallinta ja tietojen siirto myös organisaatioiden välillä onnistuvat automaattisesti. Käyttäjätunnusautomaatio on tuonut merkittäviä hyötyjä ja säästöjä sekä lisännyt tietoturvaa.

Keravan kaupunki on tehnyt jo muutaman vuoden ajan Enterin kanssa yhteistyötä. Opetuksen Ruutuvihko toteutettiin järjestyksessä ensimmäisenä, ja siitä oli saatu positiivisia kokemuksia. Tästä syystä HR-järjestelmän uudistuksen yhteydessä todettiin myös Hallinnon Ruutuvihon tarjoavan monia etuja koko organisaation työntekijöiden tunnusten hallintaan. Etenkin näiden kahden järjestelmän linkittäminen koettiin hyödyllisenä.

– ENTER Ruutuvihko -palvelu mahdollistaa täysin automaattisen tunnusten luomisen HR-järjestelmästä. Kun työntekijä kirjataan HR-järjestelmään, hänelle luodaan automaattisesti käyttäjätunnukset sekä sähköposti. Lisäksi puhelinnumerotiedot siirtyvät organisaation puhelinluetteloon, kertoo projektipäällikkö, Keravan ICT-asiantuntija Marjaliisa Nuuttila.

Kustannussäästöjä lisenssien hallinnasta

Etu aikaisempaan järjestelmään on selkeä, sillä automatisoitu tunnusten luominen vähentää turhaa työtä ja manuaalista tietojen syöttämistä. Se vahvistaa tietoturvaa ja poistaa viiveen, joka aiemmin oli tunnusten käyttöön saamisessa. Käyttäjätunnusautomaatio huolehtii myös erilaisten ohjelmistolisenssien hallinnasta.

– Kun lisenssien hallinta toimii, syntyy säästöjä. Taloudellisesti puhutaan isoista summista, kun työntekijän poistuessa organisaatiosta lisenssit eivät jää käyttämättöminä roikkumaan, vaan ne voidaan ottaa muualla käyttöön, toteaa Keravan ICT-kehittämispäällikkö Kai Suontakanen.

Kunnan tietojärjestelmien käyttäjille Ruutuvihko on näkymätön työmyyrä, joka huolehtii tietojen ajantasaisuudesta. Etenkin henkilön päättäessä työsuhteen organisaatiossa käyttäjätiedot poistuvat asianmukaisesti, jolloin tietoturvallisuus säilyy vaaditulla tavalla.

– Aiemmin käytössämme oli monia eri järjestelmiä, joihin piti synkronoida työntekijöiden tietoja. Nyt Ruutuvihon ansiosta HR-järjestelmästä kaikki tarpeellinen tieto siirtyy käytettyihin järjestelmiin. Henkilöresurssit vapautuvat tärkeämpiin toimintoihin, kun manuaalinen tunnusten luominen ja kaavakkeiden täyttö jäävät pois, Nuuttila toteaa.

Opetus ja hallinto linkitettynä

Keravalla hallinnon Ruutuvihko otettiin käyttöön kesällä 2021. Projekti eteni uuden HR-järjestelmän suunnittelusta Telia VIP -alustan ja Apotin käyttöönottoon. Keravan ICT-palvelujen tuottamisesta vastaa Kuuma-ICT, joka on nykyisin osa Teliaa. Puhelinnumerot saadaan tuotua VIP-integraation ja Ruutuvihon avulla käyttäjätunnuksiin.

– Ruutuvihko on kuntaympäristössä omimmillaan. Aiemmin tunnustilaukset tehtiin palvelupisteeseen, ja nyt tunnuksen luominen ja poistaminen eivät vaadi erillistä työpanosta, vaan toteutuu Ruutuvihon automatiikalla. Kävimme Enterin kanssa yhteistyössä läpi, mitä tietoa viedään mihinkin, miten poistoprosessi etenee, miten postilaatikot luodaan ja mitä lisenssejä tunnukselle annetaan roolin mukaan, kuvailee ICT-suunnittelija Rami Ahonen Kuuma ICT:stä.

Enter linkitti opetuksen ja hallinnon ENTER Ruutuvihko-palvelut. Sitä kautta saadaan yksilöityä eri lähteistä luodut tunnukset ja vietyä vain haluttu tunnus pilviympäristöön. HR-järjestelmän yksilöllinen henkilönumero viedään myös opetukseen, jolloin saadaan yhteys kahden eri tunnuksen välille. Opetuksen käyttäjätunnukset luodaan Primuksesta sekä oppilaille että henkilökunnalle. Automatiikka vapauttaa työaikaa, eikä kuormita ICT-asiantuntijoita turhaan.

– Yhteistyö Enterin kanssa on ollut miellyttävää, sillä Enter palvelee ammattimaisesti ja joustavasti. Vuorovaikutus on helppoa. Olemme voineet testata muutokset simuloimalla ennen kuin ne on siirretty tuotantoon. Näin olemme saaneet seulottua virheet ja ongelmakohdat pois, Ahonen kiittelee.

Apotin käyttöoikeudet hallitusti

Keravalla uuden HR-järjestelmän rinnalla otettiin käyttöön myös Apotti, joka on sosiaali- ja terveydenhuollon toiminnanohjausjärjestelmä. Se yhdistää sosiaali- ja terveydenhuollon tiedot yhteen järjestelmään. Apotti on käytössä HUS:ssa, Helsingissä, Vantaalla, Kauniaisissa ja Keravalla.

– Apotin käyttöoikeudet määrittyvät työtehtävien perusteella. Oikeuksien myöntäminen tulee tapahtua lainmukaisesti ja virheettömästi. Ruutuvihon ansiosta pystymme huolehtimaan tietoturvavaatimusten mukaisesti Apotin käyttäjätunnuksista, kertoo Keravan ICT-kehittämispäällikkö Hannu Vilpponen.

Virheettömyys ja turvallisuus etusijalla

Vilpponen on tyytyväinen erityisesti Ruutuvihon tuomaan ajansäästöön ja turvallisuuteen.

– Ruutuvihko on näppärä väline, jonka avulla varmistetaan Apotin käyttäjähallinnan toiminta saumattomasti kunnan HR-järjestelmän kanssa. Kun sote-työntekijä liitetään HR-järjestelmään, hänen tietonsa ja tunnuksensa lisätään automaattisesti AD (Active Directory) -ryhmään eli käyttäjähakemistoon. Apottiin pääsyä ohjataan AD-ryhmässä olevien tietojen perusteella, Vilpponen selventää.

– Potilasturvallisuus, tietosuoja ja tietoturvallisuus ovat keskeisiä seikkoja järjestelmien toiminnassa. Toisaalta virheiden väheneminen ja manuaalisuuden poistuminen säästävät aikaa ja kustannuksia, hän muistuttaa.

Vilpponen arvostaa Enterin asiantuntemusta ja palveluhenkisyyttä. Ruutuvihon suhteen odotukset ovat korkealla.

– Tulevaisuudessa meillä on mahdollisuuksia kehittää muitakin toiminnallisuuksia ENTER Ruutuvihon avulla. Odotan jo innolla, mitä kaikkea mielenkiintoista saamme yhdessä aikaan, hän lisää.