Sähkön kantaverkosta vastaava Fingrid on Suomen kriittisimpiä toimijoita niin yhteiskunnan toiminnan kuin ilmastotoimienkin kannalta. Fingridillä oli tarve uudistaa taloushallinnon järjestelmiä ja tehostaa valtavien investointien ohjausta. Yhtiö halusi myös pitkäaikaisen kumppanin digitalisaation kehitystyöhön. Digian toteuttama erp-toiminnanohjaushanke onnistui erinomaisesti, kiittää Fingridin talous- ja rahoitusjohtaja Jan Montell.

On vaikea keksiä kriittisempää yritystä Suomen yhteiskunnan kannalta kuin Fingrid. Yhtiö vastaa kantaverkosta, jossa siirretään sähköä maan eri alueiden, sähköyhtiöiden, suurimpien teollisuusyritysten ja muiden maiden välillä. Moderni yhteiskunta ei voi toimia juuri hetkeäkään ilman sähköä, mutta sen saatavuudesta huolehtiminen on paljon haastavampaa kuin moni oivaltaa.

”Sähkön tuotannon ja kulutuksen täytyy olla joka hetki tasapainossa. Jos näin ei ole, seuraa massiivinen sähkökatko”, kertoo Fingridin talous- ja rahoitusjohtaja Jan Montell. Fingrid vastaa tämän herkän tasapainon säilyttämisestä.

Fingridillä on myös ratkaiseva rooli Suomen ilmastotavoitteiden saavuttamisessa. Montell kertoo, että tuuli- ja aurinkovoimaa – joiden tuotannossa on suuria heilahduksia – voidaan ottaa käyttöön vain siinä määrin kuin sähköverkon joustavuus sallii. ”Olemme ilmastonmuutoksen vastaisen taistelun ja puhtaan sähköverkon alusta Suomessa”, hän tiivistää.

Kaikki tämä asettaa suuria vaatimuksia Fingridin tietojärjestelmille. ”Investointisalkkumme on valtava. Investoimme joka vuosi yli 200 miljoonaa euroa Suomen kantaverkon kehittämiseen”, Montell kertoo. Näiden investointien ohjaaminen ja jatkuvasti kasvavien transaktiomäärien ja analytiikan tarpeiden hoitaminen edellyttävät erinomaisia taloushallinnon järjestelmiä.

Fingridin taloushallinto oli aiemmin osittain ulkoistettu, mutta pari vuotta sitten se päätettiin tuoda takaisin yhtiön sisälle. Samalla syntyi tarve rakentaa kokonaan uudet taloushallinnon järjestelmät, jotka toteutettiin yhdessä Digian kanssa. Montell kertoo, että Fingrid järjesti laajan kilpailutuksen, jossa tutkittiin lukuisia eri toimijoita. ”Haimme kumppania, joka ei pelkästään pysty toteuttamaan tätä yhtä projektia, vaan on meille pidempiaikainen kumppani, kun kehitämme prosessien digitalisointia ja automatisointia, ja verkotumme entistä tiiviimmin sähkön tuottajien, sähkömarkkinatoimijoiden ja asiakkaiden kanssa”, sanoo Montell.

Valintaprosessin tuloksena Fingrid aloitti strategisen kumppanuuden Digian kanssa. Montell kertoo, että Fingrid arvosti Digian asiantuntemusta ja kokemusta erp-toiminnanohjausjärjestelmien rakentamisesta toimialalla ja Fingridille välttämättömän korkean tietoturvatason toteuttamisesta. Oma merkityksensä oli myös Digian tarjoamalla suomenkielisellä palvelulla ja sillä, että digitaalisia resursseja voidaan pitää Suomen rajojen sisällä.

Lue myös Kuopion Energian taloushallinnon järjestelmäuudistuksesta

Haastava projekti meni ihan nappiin

Fingrid valitsi uudeksi toiminnanohjausjärjestelmäksi Microsoft Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management -ratkaisun, jota käytetään pilvestä. Fingridille toteutettiin myös uusi laskujen kierrätyksen järjestelmä. Lisäksi jo pidempään käytössä ollutta raportoinnin ja analytiikan Microsoft Power BI -ratkaisua päivitettiin.

Hanke oli monessakin suhteessa haastava ja aikataulu käytännön syistä tiukka. Projekti aloitettiin kesällä 2020, ja valmista järjestelmää tarvittiin jo kevättalvella 2021. Lisäksi liiketoiminnan kriittisen luonteen vuoksi – ja myös siksi, että Fingrid on niin sanottu listayhtiö – taloushallinnon toimivuuden suhteen ei voitu ottaa minkäänlaisia riskejä.

Projekti valmistui suunnitellusti keväällä 2021. ”Käyttöönotto meni tosi hienosti. Liiketoiminta sujui ongelmitta käyttöönoton ajan, eikä häiriöitä syntynyt. Lisäksi palvelun laatu on parantunut”, kertoo talous- ja analytiikkapäällikkö Mervi Marttila, joka vastasi hankkeen toteutuksesta Fingridillä.

”Projekti meni ihan nappiin. Tiedän kokemuksesta, että it-projektit eivät useinkaan onnistu aikataulussa, mutta tämä oli sellainen”, sanoo Montell.

Projektin alussa kiinnitettiin erityistä huomiota huolelliseen suunnitteluun, ja hanketta vietiin sitten eteenpäin sprinteissä. ”Digialla oli todella systemaattinen tapa edetä, ja projektihallinto oli ammattimaisesti hoidettu”, sanoo Marttila. ”Äärimmäisen tärkeää oli huolellinen testausvaihe ennen käyttöönottoa, ja myös se hoidettiin hyvin.”

Montell ja Marttila kiittävät myös Digian asiantuntijoiden kokemusta ja osaamista. ”Digialla oli kyvykkyyttä nähdä yksittäisten ratkaisujen vaikutus kokonaisuuteen. Siksi asioita voitiin ennakoida”, Marttila sanoo.

Lue myös Woikosken laajasta digitalisaatiohankkeesta

Ylitöistä jäi 80 prosenttia pois

Montell kertoo, että uusi järjestelmä on tehostanut tuntuvasti Fingridin taloushallinnon prosesseja. ”Kun teimme tilinpäätöksen tällä uudella järjestelmällä, ylityötunneista lähti 80 prosenttia pois. Työ on todella tehostunut”, hän kertoo. Monia manuaalisia työvaiheita on voitu automatisoida.

Muihin hyötyihin kuuluu se, että analytiikka on kehittynyt ja liiketoiminta saa koko ajan parempaa tietoa ja raportointia. ”Kyllä se parantaa johtamista meidän valtavassa investointiohjelmassa ja tässä sähkömarkkinamurroksessa. On syntynyt uusia ahaa-elämyksiä esimerkiksi siitä, miten kustannustehokkuutta ja tuottavuutta eri toiminnoissa voidaan edelleen parantaa. Sitä kautta hankkeella on suuri merkitys meidän toimintaamme”, Montell toteaa.

Marttila kertoo, että myös siirtyminen pilvessä toimivaan erp-järjestelmään tuo etua Fingridille. Järjestelmä pysyy aina ajan tasalla ja uusilla ominaisuuksilla voidaan vastata liiketoiminnan muuttuviin tarpeisiin.

”CFO:n näkökulmasta projekti meni loistavasti. Digian asenne ja osaaminen, ja myös systematiikka ja projektijohto, joita toimittajalta tarvitaan, olivat erinomaisia – oman porukan panosta ja Mervin johtamista unohtamatta”, Montell sanoo. Hän kiittää sitä, että suuressa hankkeessa väistämättä eteen tulevia haasteita voitiin ratkaista jouhevasti ja sujuvasti keskinäisen luottamuksen ja strategisen kumppanuusajattelun hengessä.

Projektin lopussa tehtiinkin sopimus jatkuvista palveluista, ja Fingridin taloushallinnon kehittämistä jatketaan Digian kanssa. ”Yhteistyö sujui tosi mallikkaasti. Projekti hoidettiin hienosti ja sitoutuneesti, mikä johti hyvään lopputulokseen. Nyt taloushallinnon alusta on kunnossa ja data laadukasta. Tästä on hyvä jatkaa prosessikehitystä”, toteaa Marttila.

”Tämä oli todella onnistunut projekti. Olen tällaisissa asioissa aika kriittinen ja pidän rimaa korkealla, mutta tämä meni oikeasti hyvin”, kiittää Montell.

Näin pääset alkuun datan ja analytiikan hyödyntämisessä