Nurminen Logistics on alansa konkari, joka on olemassaolonsa aikana nähnyt monta mullistusta. Tällä hetkellä yritys käy läpi valtaisaa ja monitasoista digitalisaatiohanketta. Hyperautomaatiolla on tässä hankkeessa keskeinen rooli. Nurminen Logistics aloitti hyperautomaation kehittämisen organisaatiossaan Lekabin Derobia-palvelun avulla kanssa syksyllä 2020 ja vauhti vain kiihtyy.

Jo vuonna 1886 perustettu Nurminen Logistics on tänä päivänä kansainvälinen kolmannen osapuolen logistiikkatoimija (3PL), joka työllistää noin 200 henkilöä viidessä eri maassa. Nurminen Logistics tarjoaa asiakkailleen laadukkaita huolinta- ja tavarankäsittelypalveluita sekä rautatiekuljetuksia ja niihin liittyviä projektikuljetuspalveluita. Nurminen Logisticsin päämarkkinat ja kasvualueet ovat Kiinan ja Pohjois-Euroopan välisessä rautatielogistiikassa, vaativissa logistiikan ulkoistuksissa sekä raskaan tavaran ja kemikaalien käsittelyissä.

Yritys pyrkii kannattavaan kasvuun ja digitalisaatiolla on tärkeä rooli tämän saavuttamisessa. Hyperautomaatio ja ohjelmistorobotiikka ovat puolestaan keskeisiä välineitä digitalisaation edistämisessä.

CIO Petri Luurila on toiminut yrityksessä elokuusta 2019, jolloin hänet palkattiin johtamaan yrityksen digitalisaatiohanketta.

”Logistiikka-ala on prosessi- ja dokumenttivetoinen ala. Se on myös monella tavalla melko konservatiivinen, ja mahdollisuuksia liiketoiminnan kehittämiseen digitalisaation avulla on paljon”, hän kertoo.

Nurminen Logistics lähestyy digitalisaatiota kokonaisvaltaisesti

Luurila uskoo, että logistiikka-alan prosessivetoisuuden ja laajojen toisistaan riippuvien arkkitehtuurien sekä kehittyvän ekosysteemin vuoksi digitalisaatiota kannattaa edistää monella tasolla.

”Digitalisaatiota ja prosessien automatisointia voidaan ajatella hierarkkisesti: Kaikki automaatiot, jotka voidaan tehdä suoraan operatiivisessa järjestelmässä, tehdään ensisijaisesti siellä. Kriittiset suurivolyymiset automaatiot esimerkiksi asiakkaiden järjestelmiin kannattaa tehdä integraatioalustan kautta. Ja näiden ulkopuolelle jäävät lukuisat pienemmät käyttötapaukset kannattaa hoitaa hyperautomaation ja ohjelmistorobotiikan avulla.”

Hän näkee hyperautomaation kriittisenä osana kokonaisuutta, sillä sen avulla voidaan täydentää rajoitteita eri järjestelmien toiminnallisuuksissa ja automatisoida myös sellaisia prosesseja, joita ei muilla keinoilla voitaisi edes tehdä – ainakaan kustannustehokkaasti.

”Joskus operatiivisten järjestelmien sisäänrakennettuja automaatioita voidaan tehostaa hyperautomaation avulla. Mutta vielä olennaisempia hyperautomaation käyttökohteita ovat sellaiset manuaaliset työvaiheet, joiden automatisointi muilla keinoin olisi erittäin kallista tai jopa mahdotonta”, Luurila jatkaa.

Derobia löydettiin sisäisellä suosituksella

Nurminen Logistics etsi kumppania hyperautomaatioratkaisujen toimittajaksi ja Lekabin Derobia-palvelu tuli mukaan talon sisäisellä suosituksella. Kumppanivaihtoehtoja tarkasteltiin heidän edustamiensa teknologioiden sekä toimialakokemuksen perusteella. Derobia vakuutti molemmilla.

”Kollegani tunsi Lekabin Derobia-palvelun entuudestaan ja suositteli sitä kokemustensa perusteella. Olen toiminut melko pitkään ohjelmistorobotiikan ja hyperautomaation parissa, mutta Derobian hyödyntämä teknologia Kofax ei ollut ennalta tuttu. Myös se vakuutti kyvykkyyksillään ja jopa yllätti kustannustehokkuudellaan. Hyväksi arvioidun teknologian ja vakuuttavan toimialaosaamisen perusteella päätimme pilotoida Derobian kanssa”, Luurila kertoo.

Hyperautomaatioiden käyttöönotto aloitettiin ostolaskuista

Hyperautomaatiosta hyötyviä käyttötapauksia Luurilalla oli mielessä paljon, mutta hän koki järkevimmäksi aloittaa yksinkertaisista käyttötapauksista, joilla saavutetaan nopeasti liiketoiminnallista hyötyä. Lekabilla oli valmiina hyvä sapluuna ostolaskujen käsittelyyn, joten niistä oli helppo aloittaa.

Nurminen Logisticsilla on muutamia kansainvälisiä laskuttajia, joiden yhteenlaskettu vuosittainen ostolaskujen määrä on n. 40 000–50 000. Nämä laskut saapuvat joko paperisina tai kuvamuotoisina PDF-tiedostoina palveluntarjoajalle, joka toimittaa ne XML-tiedostoina Nurminen Logisticsin käsiteltäviksi. Laskutiedostot saapuvat useimmiten kuitenkin puutteellisin tiedoin, jonka vuoksi niitä on jouduttu täydentämään manuaalisesti. Tämä saattoi viedä jopa 10 minuuttia laskua kohden. Nyt Lekabin rakentama hyperautomaatio täydentää ostolaskut automaattisesti, jolloin niiden tarkastamiseen käytetty aika väheni huomattavasti. Samalla väheni inhimillisten virheiden määrä kirjauksissa.

”Ostolaskuista oli helppo aloittaa ja Lekab hoiti homman hienosti. Nyt olemme automatisoineet isoista laskuttajasta kaksi ja loputkin on tarkoitus automatisoida”, Luurila kertoo.

Hyperautomaatiolla saavutettiin suoria liiketoimintahyötyjä huolinnassa

Seuraavaksi käyttötapaukseksi valikoitui uuden asiakkuuden kansainvälisen junarahdin huolintaan liittyvien tietojen kirjaaminen tullin järjestelmiin. Passitus on tavarankuljetuksia ja kansainvälistä kaupankäyntiä helpottava tullimenettely, jossa tavaraa kuljetetaan tullivalvonnassa lähtötullista määrätulliin.

Raideoperaattori toimittaa osan passitusten vaatimista tiedoista Excel-muodossa sähköpostiin, eikä passitusta voida tehdä ennen sen saapumista. Nuo, sekä muut passitusta varten tarvittavat tiedot, kirjataan Nurminen Logisticsin huolintajärjestelmään, josta ne välittyvät eteenpäin asiakkaalle ja kumppaneille. Tätä on perinteisesti tehty manuaalisena työnä, jolloin yhden passin tekemiseen menee 5–15 minuuttia. Nurminen Logistics sai lyhyellä varoitusajalla hoitaakseen uuden asiakkuuden, jonka myötä passitusten määrä kasvoi huomattavasti. Näiden käsittely päätettiin ottaa kolmanneksi hyperautomaation käyttötapaukseksi.

Koko prosessi kyettiin automatisoimaan, ja näin vältyttiin mahdollisilta lisärekrytoinneilta.

”Tämä oli liiketoiminnallisesti merkittävä edistysaskel ja se avasi meillä monien silmät hyperautomaation mahdollisuuksille”, Luurila sanoo.

Talon sisällä on herätty hyperautomaation mahdollisuuksiin

Luurila näkee hyperautomaation hyödyntämiselle alalla paljon mahdollisuuksia. Hän on aiempien työtehtäviensä puitteissa työskennellyt paljon hyperautomaation ja ohjelmistorobotiikan parissa, mutta monille liiketoiminnasta vastaaville näiden mahdollisuudet eivät ole vielä tuttuja. Tähänastiset onnistumiset ovat kuitenkin kasvattaneet kiinnostusta talon sisällä.

”Paljon on tullut kiitosta ihmisiltä siitä, miten hyperautomaatio on helpottanut heidän työskentelyään. Monelle on tullut myös yllätyksenä tällaisen olevan ylipäätään mahdollista. Tämän myötä meillä ovat monet alkaneet ideoimaan itsekin uusia käyttötapauksia”, Luurila kertoo.

Jo toteutetut käyttötapaukset ovat olleet helpommasta päästä, sillä niitä on toteutettu ensisijaisesti ohjelmistorobotiikan avulla. Tulevaisuudessa tarkoituksena on automatisoida yhä haastavampia prosesseja, ja saavuttaa siten suurempia voittoja.

”Tarkoituksenamme on hyödyntää tulevaisuudessa myös oppivaa tiedonpoimintaa ja muita hyperautomaation mahdollisuuksia. Digitalisaation onnistumisen kannalta on kuitenkin tärkeää, että mitään ei automatisoisi ennen kuin itse prosessia on tarkasteltu kriittisesti”, Luurila kertoo.

Yhteistyö Lekabin kanssa jatkuu

Yhteistyö Lekabin ja Nurminen Logisticsin välillä on sujunut hienosti ja yhteinen luottamus on saavutettu. Derobia hyperautomaatio SaaS -malliin kuuluu myös se, että halutessaan Nurminen Logistics voi myös itse rakentaa käyttöönsä esimerkiksi ohjelmistorobotteja.

”Hyperautomaatio on yksi keskeisistä välineistä, joilla tulevaisuuden logistiikka-alaa rakennetaan. Siksikin meille oli tärkeää sisällyttää yhteistyöhön optio, että voimme rakentaa ratkaisuja Kofaxin teknologialla itsekin. Lekabille tämä sopi hyvin,” Luurila toteaa.

Koska hyperautomaatio nähdään Nurminen Logisticsilla tärkeänä osana laajempaa digitaalista transformaatiota, tullaan yhteistyötä jatkamaan tiiviisti myös tulevaisuudessa.

”Lekabin kanssa hommat ovat sujuneet alusta asti erinomaisesti, ja Derobia-palvelu on lunastanut täysin kaikki minun odotukseni. Ja moni muu organisaatiossamme jopa hämmästyi saaduista tuloksista”, Luurila naurahtaa lopuksi.