Kuvittele työpäivä ilman jatkuvaa sovellusten välillä hyppimistä ja manuaalista tiedonsyöttöä. Dynamics 365 Commerce yhdistää kaikki erikoistavarakaupan myyjän tarvitsemat työkalut yhteen käyttöliittymään tehden asiakaspalvelusta sujuvampaa ja tehokkaampaa. Efiman kaupan alan konkari Pentti Koski konkretisoi, miten moderni järjestelmä voi helpottaa erikoistavarakaupan arkea ja tuoda merkittäviä hyötyjä koko liiketoiminnalle.

Erikoistavarakaupassa, kuten rautakaupassa tai kodinkoneliikkeessä, asiakaspalvelun ja myynnin onnistuminen nojaavat siihen, että myyjä hallitsee laajan tuotevalikoiman ja pysyy ajan tasalla jatkuvasti muuttuvassa kaupan ympäristössä. Tässä modernit, hyvin suunnitellut järjestelmät ovat korvaamattomia: ne auttavat myyjää löytämään nopeasti oikeat tuotetiedot, käsittelemään asiakastilauksia sujuvasti ja ratkaisemaan ongelmatilanteita tehokkaasti.

Tyypillisesti erikoistavarakaupan myyjä joutuu kuitenkin operoimaan useissa eri järjestelmissä työpäivänsä aikana: käytössä on vähintäänkin kassakone, asiakkuudenhallintajärjestelmä, varastonhallintasovellus sekä myynti- ja ostotilausjärjestelmät. Usein näistä ainakin kassajärjestelmä on oma erillisjärjestelmänsä, jonka kyky nähdä muiden järjestelmien tuottamat syötteet voi olla rajallinen. Työpäivän aikana myyjä hyppii järjestelmästä toiseen ja kirjaa samoja tietoja useisiin eri paikkoihin. Prosessit ovat hitaita ja manuaalinen tiedonsyöttö altistaa virheille.

Nykyaikaiset ratkaisut, kuten Microsoftin Dynamics 365 Commerce, integroivat kaikki tarvittavat järjestelmät – kassakoneen, CRM:n, varastonhallinnan ja tilaustenhallinnan – yhdeksi kokonaisuudeksi. Lisäksi samalla järjestelmällä voidaan hallita myös kaupan taustatoimintoja, kuten taloushallinnon ja toimitusketjun hallinnan prosesseja. Myyjälle tämä tarkoittaa sitä, että kaikki tarvitut toiminnallisuudet ja tieto on saatavilla yhdessä järjestelmässä, mikä nopeuttaa asiakaspalvelua, yksinkertaistaa tiedonhallintaa ja vähentää virheiden mahdollisuutta. Käyttöliittymänä voi toimia esimerkiksi työasema, tabletti tai puhelin.

Käydään seuraavaksi läpi, miltä asiakaspalvelutilanne voisi näyttää, jos myyjällä olisi käytössään Dynamics 365 Commercen kaltainen järjestelmä, joka yhdistää kaikki kaupan toiminnot saumattomasti toisiinsa:

Esimerkkejä arjesta Dynamics 365 Commercen avulla

1. Asiantunteva asiakaspalvelu ja tuotetuntemus 

Kun asiakas saapuu liikkeeseen ja tiedustelee tiettyä tuotetta, myyjä voi välittömästi tarkistaa tuotteen saatavuuden, ominaisuudet ja mahdolliset yhteensopivat lisätuotteet yhdestä ja samasta järjestelmästä. Asiakkaan ollessa kiinnostunut tuotteen yksityiskohdista, myyjä voi nopeasti porautua tuotteen teknisiin tietoihin, käyttöohjeisiin ja takuuehtoihin suoraan tabletiltaan tai työasemaltaan. Esimerkiksi rautakaupassa maalia ostavalle asiakkaalle on tärkeää voida selventää, mitä pohjamaaleja ja ohenteita voi käyttää, tai valveutuneelle asiakkaalle kertoa, missä maassa tuote on valmistettu ja onko kyseessä avainlipputuote.

2. Tehokas asiakastietojen hallinta ja lisämyyntimahdollisuudet 

Mikäli kyseessä on palaava asiakas, löytyvät myös hänen asiakastietonsa suoraan samasta järjestelmästä. Myyjä voi tarkastella asiakkaan ostohistoriaa, mieltymyksiä ja aiempia interaktioita, mikä mahdollistaa räätälöidymmän palvelun tarjoamisen ja helpottaa lisämyyntimahdollisuuksien tunnistamista.

3. Sujuva kassakokemus ja tilausten hallinta 

Kun asiakas on valmis ostamaan, myyjä voi käsitellä myyntitapahtuman sujuvasti samaan järjestelmään integroidulla kassalla. Koska integroituun järjestelmään voidaan sisällyttää myös kaupankäyntiä tukevia taustatoimintoja, kuten taloushallinto, ostotapahtuma synnyttää automaattisesti kirjauksen taloushallintoon. 

Samainen järjestelmä toimii myös myyjän työkaluna tilausten hallintaan. Myyjällä on reaaliaikainen näkyvyys varastojen saldoihin niin omassa kuin yrityksen muissakin myymälöissä.

4. Laskutusmyynti 

Mikäli kyseessä on yritysasiakas, voi myyjä tarjota maksuvaihtoehdoksi laskutusta. Kun myös kaikki asiakastiedot, kuten luottokelpoisuus, luottorajat ja asiointioikeudet, ovat keskitetysti yhdessä järjestelmässä, myyjä voi nopeasti tarkistaa ja päivittää näitä tietoja. Tämä nopeuttaa laskutusprosessia ja vähentää virheiden mahdollisuutta. Lisäksi järjestelmä mahdollistaa yrityskohtaisten alennusten ja hinnastojen hallinnan, mikä on tärkeää yritysasiakkaiden kanssa tehtävässä sopimusmyynnissä.

5. Asiointi noutovarastolla 

Joissain erikoistavarakaupoissa asiakas noutaa ostoksensa noutovarastolta tai -pihalta. Maksutapahtuma myymälän kassalla synnyttää automaattisesti varastotyöntekijän käsipäätteelle tiedon keräiltävistä tuotteista, jolloin keräily- ja noutoprosessi käynnistyvät ja asiakas voi noutaa tuotteensa varastolta tuossa tuokiossa. Edistynyt järjestelmä tarjoaa myös mahdollisuuden siihen, että asiakas voi asioida suoraan noutovarastolla ja maksaa ostoksensa siellä ilman tarvetta vierailla myymälän sisätiloissa.

Kaikki yllä kuvaamani hoituu kyllä erillisjärjestelmilläkin, mutta hitaammin ja manuaalisemmin. Erillisjärjestelmien käyttö vaatii jatkuvaa siirtymistä sovelluksesta toiseen, mikä hidastaa työskentelyä ja lisää virheiden riskiä. Integroitu järjestelmä, kuten Dynamics 365 Commerce, poistaa nämä esteet mahdollistaen saumattoman ja tehokkaan työskentelyn, joka parantaa asiakaskokemusta ja myyjän tuottavuutta.

Win-win-tilanne sekä työntekijälle että liiketoiminnalle

Kun kaikki tärkeät liiketoimintaprosessit yhdistetään yhteen järjestelmään, se ei ainoastaan helpota myyjän työpäivää, vaan tuo myös merkittäviä hyötyjä koko liiketoiminnalle:

• Tehostettu tuottavuus: Kun kaikki liiketoimintaprosessit ovat yhdessä paikassa, tarpeeton tiedon etsiminen vähenee, prosessien välinen yhteistyö ja automaatio lisääntyvät ja työntekijöiden tuottavuus paranee niin myymälässä kuin taustaprosesseissakin.

• Parempi päätöksenteko: Koko liiketoiminnan lävistävä järjestelmä mahdollistaa reaaliaikaisen näkymän liiketoiminnan suorituskykyyn koko end-to-end prosessin läpi, mikä auttaa tekemään tietoon perustuvia päätöksiä.

• Kustannus- ja aikasäästöt: Yhden järjestelmän ylläpito on usein kustannustehokkaampaa kuin useiden erillisten järjestelmien hallinta ja integrointi.

• Yhteistyön parantaminen: Yksi yhteinen järjestelmä helpottaa eri osastojen välistä yhteistyötä ja tiedon jakamista. Esimerkiksi ostot voivat perustua myynnin ennusteisiin ja varastonhallinta voi nopeasti reagoida muuttuviin tilanteisiin.

Kirjoittaja

Pentti Koski

Senior Solution Consultant, Efima Oyj

Kirjoitus on julkaistu aiemmin Efiman sivuilla.