Hyvinkää on 46 000 asukkaan kaupunki Pohjois-Uudellamaalla. Kaupungin hallinnoimien tilojen bruttoala on noin 220 000 neliömetriä, ja tiloja tiloja kouluista konttoreihin hallinnoidaan Optimaze.net-järjestelmässä, jonka Hyvinkään kaupunki otti käyttöön vuoden 2012 aikana.

Optimaze.net tuo läpinäkyvyyttä tilankäyttöön liittyvään päätöksentekoon ja toimii Hyvinkäällä muun muassa tilatiedon koontipaikkana ja budjetoinnin apuna.

Tilatieto haltuun

Käyttöönoton tavoitteina oli saada tarkkaa tietoa tilojen määrästä sekä tuoda vuokrasopimukset ja kaikkien kaupungin tilojen pohjakuvat järjestelmään. Käyttöönoton yhteydessä kohteiden paperisia arkkitehtipiirroksia myös piirrettiin uudelleen sähköiseen muotoon.

Kaupungin tilatieto löytyy nyt kootusti yhdestä järjestelmästä, jonka avulla tilojen käyttäjät ja omistajat voivat jakaa tiloihin liittyvää tietoa ja pohjapiirustuksia. Järjestelmän raportointiominaisuudet auttavat tilatiedon analysoinnissa ja vertailussa.

– Kiinteistökannan ylläpito ja hallinnointi olisi vaikeaa ilman Optimaze.netiä, arvioi Hyvinkään kaupungin tilapalvelupäällikkö Mikko Silvast. – Tähän mennessä Optimaze.netiä on käytetty muun muassa tilakustannusbudjetin laatimiseen sekä vuoden 2014 sisäisten vuokrien laskentaan. Järjestelmän käyttö lisää toiminnan läpinäkyvyyttä, kun esimerkiksi vuokrat ja niiden muodostuminen ovat käyttäjille erikseen määriteltyjen lukuoikeuksien puitteissa nähtävissä.

Löysät pois tilankäytöstä

– Hyvinkäällä kiinteistöjen ylläpidon ja investointien osuus koko kaupungin taloudesta on kohtuullisen pieni. Tilankäyttöä ei voi kunnissa kohtuuttomasti kiristää siksikään, että laki asettaa velvoitteita esimerkiksi päiväkotiryhmien ja koululuokkien koolle, ja sitä kautta tiettyjen tilojen laajuuksille, Silvast toteaa. – Löysät on kuitenkin saatava pois tilankäytöstäkin ja vastaamme omalta osaltamme kunnan säästötavoitteisiin muun muassa parantamalla tilojen käytön tehokkuutta. Uskon kuitenkin, että parhaisiin kokonaissäästöihin pääsemme asettamalla yhteiset tavoitteet sekä toiminnalle että tilatehokkuudelle hyvässä yhteisymmärryksessä hallintokuntien ja muiden toimialojen kanssa. Yksistään tilankäytön tehokkuutta parantamalla ei kaupungin taloutta pelasteta.

Hyvinkään kaupunki on seurannut myös tilankäytön tehokkuutta toteuttamalla käyttöastemittauksen kaupungintalolla. Tulevaisuudessa Hyvinkään kaupunki suunnittelee hallinnoivansa Optimaze.netin avulla myös rakennusten ylläpitoon liittyviä tietoja. Ohjelmiston avulla voitaisiin seurata myös esimerkiksi kaupungin rakennusten ympäristövaikutuksia.

Lue lisää: www.optimaze.net