Tehokkuus ja asiakaskokemus olivat keskiössä, kun ILP-Group Logistics lähti uudistamaan huolinta- ja varastointijärjestelmäänsä. Yritykselle oli alusta asti tärkeää, että kaikki ohjelmat keskustelevat hyvin keskenään ja että kokonaisuus on mahdollisimman moderni. Yhteistyössä Digian kanssa ILP-Group otti käyttöön Digia ProSped- ja ProStock-järjestelmät ja lisäksi Digia Ote -mobiiliratkaisun.

Asiakkailleen kattavia logistiikkaratkaisuja tarjoava ILP-Group aloitti toimintansa 1990-luvun puolivälissä keskittyen lähinnä korealaisen elektroniikan kuljettamiseen Venäjän kautta. 2000-luvulta alkaen yritys on kuitenkin laajentanut palveluvalikoimaansa tarjoten nykypäivänä asiakkailleen kokonaisvaltaisia logistiikan alan ratkaisuja kuljetuksista välivarastointiin ja keräilyyn. Venäjän kuljetukset ovatkin nykyään vain yksi osa monipuolisia logistiikkapalveluja tarjoavan yrityksen toiminnasta.

"Tarjoamme asiakkaillemme turvaa ja huolettomuutta kaikilla logistiikkaputken osa-alueilla", kiteyttää osakas Jaakko Pohjanvaara, joka on ollut mukana ILP-Groupin toiminnassa vuodesta 2003.

Logistiikan alalla tehokkuus on päivän sana. Asiakaskokemuksen parantamiseksi kuljetusten kaikkien vaiheiden ja osapuolten on toimittava saumattomasti yhteen ja tietojen tulee liikkua eri järjestelmien välillä nopeasti. Lisäksi järjestelmien tulee olla kehitettävissä vastaamaan myös tuleviin tarpeisiin ja alan muutoksiin.

Näistä lähtökohdista ILP-Group Logistics lähti uudistamaan huolinta- ja varastointijärjestelmäänsä. Lisäksi yritys halusi erillisen ratkaisun helpottamaan mekaanisen metsäteollisuuden kuljetuksia HaminaKotkan satamassa.

Toimialatuntemus ja joustavuus Digian etuja

"Meille oli tärkeää löytää yksi toimittaja ohjelmistokokonaisuudelle. Tarpeet kohtasivat Digian ratkaisun kanssa, joten aloitimme yhteistyön syksyllä 2017", Pohjanvaara kertoo.

Ratkaisuiksi valikoituivat huolintajärjestelmä ProSped, varastointijärjestelmä ProStock ja lisäksi Digian OTE-mobiiliratkaisu, joka räätälöitiin vastaamaan ILP-Groupin tarpeita mekaanisen metsäteollisuuden viennissä HaminaKotkan satamassa.

"Digian toimialatuntemus näkyi etenkin siinä, että talon sisältä löytyi monen alan asiantuntemusta. Yksi ihminenhän ei koskaan voi osata kaikkea, mutta Digia niin sanotusti marssitti eteemme eri alojen spesialisteja sitä mukaan, kun heille oli projektissa tarvetta", Pohjanvaara toteaa.

Pohjanvaara kiittelee Digiaa myös joustavuudesta projektin aikana. Logistiikka-alalla toimintaympäristö muuttuu nopeasti ja esimerkiksi Tulli tai muut viranomaiset saattavat muuttaa käytäntöjään. "Digialla on ollut joustava suhtautuminen muutoksiin ja toiveitamme on kuultu herkällä korvalla", Pohjanvaara kiittelee.

LUE MYÖS: Digian huolinta- ja varastojärjestelmät tukevat Nurminen Logisticsin pyrkimystä kohti kannattavaa kasvua >>

Tieto liikkuu nopeasti ja tehokkuus on parantunut

Uudet ratkaisut otettiin käyttöön porrastetusti. Ensimmäisenä käyttöön otettiin huolintajärjestelmä ProSped, seuraavaksi varastointijärjestelmä ProStock ja myöhemmin vielä Ote, jonka kanssa tehtiin paljon kehitystyötä, jotta se vastaisi mahdollisimman hyvin juuri ILP-Groupin tarpeita satamassa operoimiseen.

Järjestelmien käyttöönotto oli sujuvaa. Jo järjestelmän demo-osan työpajoissa oli mukana paljon ihmisiä eri osastoilta, jotta käyttäjät pääsivät vaikuttamaan järjestelmän toimivuuteen omasta näkökulmastaan. Suhtautuminen projektiin onkin ollut positiivista. Vanhan järjestelmän perään ei Pohjanvaaran mukaan ole kukaan haikaillut.

Positiivisia ovat olleet myös järjestelmän vaikutukset liiketoimintaan. Pohjanvaaran mukaan moni asia on uuden ratkaisun avulla helpottunut ja esimerkiksi selailutoiminnot ja integraatiot asiakkaiden järjestelmiin ovat asioita, jotka toimivat uudessa järjestelmässä erittäin hyvin.

"Moni työrutiini on helpottunut ja tiedot kuljetuksista ja niiden toteutumisesta siirtyvät nyt nopeasti paikasta toiseen. Hyödyistä pääsevät nauttimaan meidän lisäksemme myös asiakkaat. Integraatiot ovat tätä päivää ja uudessa järjestelmässä ne toimivat moitteettomasti", Pohjanvaara kertoo.

Erityisen tyytyväisiä ILP-Group Logisticsilla ollaan oltu Ote-ratkaisuun. Vaikka kehitystyö kestikin hieman pidempään kuin ennalta osattiin arvata, on lopputulos kuitenkin erittäin toimiva. Järjestelmän avulla metsäteollisuuden kuljetukset satamassa sujuvat poikkeuksellisesta ajasta huolimatta.

Tieto liikkuu reaaliajassa, mikä on tärkeää etenkin nyt, kun tilanne on meriliikenteen kannalta haastava. Silloin on pystyttävä reagoimaan nopeisiinkin muutoksiin tehokkaasti.

Yksi esimerkki järjestelmän joustavuudesta poikkeuksellisissakin tilanteissa on sen soveltuvuus etätyöhön. Pohjanvaara kertoo tämän olleen positiivinen yllätys henkilöstön jäädessä pandemian edetessä kotitoimistoille.

"Etukäteen mietitytti, miten siirtyminen etätöihin nopealla aikataululla onnistuu ja taipuuko järjestelmä tähän. Mitään ongelmia ei kuitenkaan ollut", Pohjanvaara kiittelee.

Pohjanvaaran mukaan uusi huolinta- ja varastojärjestelmä tuli käyttöön niin sanotusti kreivin aikaan. Toimiala kehittyy jatkuvasti ja esimerkiksi Tullin järjestelmät ja ohjeistukset ovat projektin edetessä muuttuneet. Uuden järjestelmäratkaisun tulee sopeutua alan muutoksiin myös tulevaisuudessa.

"Yhteistyö Digian kanssa varmasti jatkuu sitä mukaa kun uusia kehitystarpeita ilmenee", Pohjanvaara toteaa.