Yritys saa HR- ja palkkaprosessien automatisoinnista monenlaisia hyötyjä. Automaation hyödyntäminen voi parantaa yrityksen työnantajakuvaa, vähentää virheitä ja tuoda myös taloudellista hyötyä. “Automatisoinnista hyötyvät aivan kaiken kokoiset yritykset”, SD Worxin Katja Pulkkinen-Forsström sanoo.

Minkä vuoksi yrityksen tulisi automatisoida HR- ja palkkaprosessinsa? Mitä hyötyä sillä voidaan saavuttaa?

Tässä blogissa esittelemme kuusi merkittävintä syytä, joiden vuoksi minkä tahansa organisaation kannattaisi ottaa automaatio käyttöönsä henkilöstöhallinnon ja palkkapalveluiden alueella.

1. Virheiden minimointi tuo säästöjä

On laajasti tunnettu tosiasia, että automatisointi vähentää inhimillisiä virheitä. Virheiden minimoiminen on erityisen merkittävää palkkaprosessissa, jossa manuaalisia työvaiheita automatisoimalla on mahdollista saavuttaa tarkkuutta sekä tehokkuutta.

– Automaatiota hyödyntämällä voidaan varmistaa, että palkat tulevat oikein sekä ajallaan. Tämä vaikuttaa koko työyhteisön tyytyväisyyteen, SD Worxin Service Development Manager Katja Pulkkinen-Forsström sanoo.

– Lisäksi automatisointi tuo myös taloudellista hyötyä, kun työtunteja ei tarvitse käyttää virheiden selvittämiseen, hän jatkaa.

Automaatio voi myös muistuttaa tärkeistä asioista. Organisaatiossa voidaan automatisoida esimerkiksi muistutus uuden työntekijän aloituksesta, jolloin esihenkilö voi saada muistilistan siitä, mitä hänen pitää tehdä ennen työntekijän ensimmäistä työpäivää.

2. Tietoturva paranee automatisoinnin myötä

Automaatio on pääsääntöisesti turvallisempi tapa käsitellä tietoja kuin manuaalinen tiedonkäsittely. Työnantajan velvollisuus on käsitellä henkilötietoja tietotuvallisesti, ja automatisointi auttaa tietojen turvassa pysymistä.

Kanavat, jotka toimittavat tietoa palkanlaskentaan SD Worxin kanavissa, ovat turvallisia. SD Worxin ohjelmistoissa tietoturva säilyy riippumatta siitä, tehdäänkö töitä kotoa vai toimistolta käsin.

– Tiedot eivät myöskään jää yhden ihmisen mappiin tai pöytälaatikkoon, vaan ovat automatisoinnin myötä turvallisessa paikassa, Pulkkinen-Forsström sanoo.

3. Tehokkuus nousee uusiin ulottuvuuksiin automaation ansiosta

Automaatio säästää aikaa ja tehostaa prosesseja, minkä ansiosta yrityksen asiantuntijat voivat keskittyä ydintoimintaansa.

Esimerkiksi kululaskujen käsittelyssä tulee ajansäästöä, jos kadonneen laskun metsästykseen ei kulu tuntikausia, vaan laskut saapuvat esihenkilölle hyväksyttäviksi automaattisesti. Esihenkilön aikaa säästyy, kun hänen ei enää tarvitse soitella laskujen perään.

– Tässä syntyy merkittävää taloudellista hyötyä yritykselle, kun kaikki saavat automatisoinnin myötä keskittyä ydintehtäväänsä silppuhommien sijaan. Aikaa jää mielekkäämpiin tehtäviin, Pulkkinen-Forsström huomauttaa.

4. Oikeat henkilöt prosesseissa mukana automaation avulla

Automaatio voi auttaa myös prosessien sujuvoittamisessa ja datan laadun parantamisessa. Toiminta tehostuu, kun tehtävät osoitetaan suoraan oikeille henkilöille, ja työntekijät voivat keskittyä itselleen olennaiseen työhön.

– Missä tahansa organisaatiossa olisi säännöllisesti hyvä pysähtyä miettimään, kannattaako juuri tämän ihmisen käyttää juuri tähän tehtävään aikaansa. Silloin on aika kysyä, voisiko automaatio parantaa ajankäyttöä ja sitä, että jokaisessa tehtävässä ovat oikeat ihmiset mukana, Pulkkinen-Forsström huomauttaa.

5. Esihenkilötyön tukeminen automaation avulla säästää aikaa ja resursseja

Automaation avulla on mahdollista optimoida esihenkilöiden ajankäyttöä. Manuaalisen työn määrä voi vähentyä merkittävästi, jos esimerkiksi erilaiset arviointikeskustelut ovat paperin sijaan digitaalisessa muodossa.

Lisäksi automaation avulla voidaan varmistaa, että kehityskeskustelut hoidetaan ajallaan. Jos kehityskeskustelujen hallinnoinnissa hyödynnetään automaatiota, tiedonkulku esihenkilöiden ja HR:n välillä paranee. Kun kehityskeskustelut esimerkiksi täytyy allekirjoittaa ja hyväksyä automaattisesti, kaikki saavat tiedon, onko kehityskeskusteluja pidetty.

– Automaatio voi muistuttaa esihenkilöitä useista tärkeistä asioista. Toki meillä asiakas aina lähtökohtaisesti päättää, millaisia muistutuksia heidän käyttämäänsä HR-järjestelmään laitetaan, Pulkkinen-Forsström sanoo.

6. Parempi työnantajakuva syntyy, kun automaatio vapauttaa henkilöstön keskittymään

Automaation avulla yritys voi olla parempi työnantaja, kun avoimuus ja läpinäkyvyys lisääntyvät. Työntekijöiden tyytyväisyys paranee, kun esimerkiksi palkat tulevat tilille oikein ja ajallaan.

Automaatio voi myös vapauttaa henkilöstön aikaa sekä tehdä mahdolliseksi sen, että asiantuntijoiden ei tarvitse huolehtia monista tietoteknisistä asioista. Lisäksi automaation hyödyntäminen voi asettaa työntekijät tasa-arvoisempaan asemaan.

– Automaation kautta voidaan varmistaa, että esimerkiksi kehityskeskustelut pidetään kaikille työntekijöille yhtenäisen prosessin mukaisesti. Myös tämä lisää osaltaan työntekijöiden tyytyväisyyttä, Pulkkinen-Forsström huomauttaa.

Yhteenveto: Miksi automatisoida HR- ja palkkaprosessit?

• Automaatio tuo tehokkuutta ja tarkkuutta, vähentäen inhimillisiä virheitä ja säästäen näin sekä aikaa että rahaa.
• Automaation keskeinen etu on tietoturvan parantuminen. Automaatio tekee tietojen käsittelyn mahdolliseksi tavalla, joka on turvallisempi kuin manuaalinen tiedonkäsittely.
• Automaatio vapauttaa asiantuntijoiden aikaa, jolloin he voivat keskittyä ydintoimintaansa, tuoden taloudellista hyötyä yritykselle.
• Automaatio voi myös varmistaa, että oikeat henkilöt ovat mukana oikeissa prosesseissa.
• Eräs keskeinen etu liittyy esihenkilöiden työhön: automaatio voi merkittävästi helpottaa esihenkilöiden ajankäyttöä ja resurssienhallintaa.
• Automaation avulla voidaan myös parantaa yrityksen työnantajakuvaa. Läpinäkyvyys ja avoimuus lisääntyvät, mikä puolestaan parantaa työntekijöiden tyytyväisyyttä.
• Automaation avulla on mahdollista varmistaa, että kaikki työntekijät ovat tasa-arvoisessa asemassa esimerkiksi liittyen kehityskeskusteluihin.
• Automatisointi on siis monipuolinen työkalu, joka tarjoaa ratkaisuja useisiin eri haasteisiin ja tekee mahdolliseksi tehostaa organisaation toimintaa monella eri tasolla.