Miksi strategisen hankinnan kyvykkyyksien kasvattaminen on tärkeää julkisella sektorilla? Kuinka siihen siirrytään? Nämä ovat päivän polttavia kysymyksiä, joita käsittelen tämänkertaisessa kirjoituksessani.

Viisi vuotta sitten siirryin tekemään yhteistyötä julkisen sektorin organisaatioiden kanssa. Minulta on kysytty usein, mikä julkisessa sektorissa kiinnostaa ja minkälaiselta tuo maailma näyttää toimittajan silmin. Vastaukseni liittyy vaikuttavuuteen ja kansalaisten arkeen. Mikä on keskeisempi paikka vaikuttaa yhteiskunnalliseen kehitykseen ja meille kansalaisille tarjottaviin palveluihin, kuin julkinen sektori! Tässä julkiset hankinnat ovat avainasemassa.

Hankintatoimen kehittämisen eräänä haasteena julkishallinnossa on ollut hankintojen hajautettu malli eri yksiköihin tai asiantuntijoille. Hankintoja on saatettu tehdä oman toimen ohella akuutin tarpeen pohjalta. Tällöin suunnitelmallisuus ja tavoitteet puuttuvat joko osittain tai kokonaan, mikä voi näkyä hankintojen kannattavuudessa ja laadussa. Strateginen hankinta on ennen kaikkea kokonaisnäkemys ja niin sanottu pelisuunnitelma tarvittavista toimenpiteistä tavoitteiden saavuttamiseksi. Hankintojen keskittäminen on ensiaskel strategiseen toimintaan siirryttäessä.

Vaikuttavuutta strategian toteuttamisen ja seurannan kautta
Yhteiskuntarakenteiden muutosten ja tuottavuusvaatimusten myötä hankintojen rooli yhteiskunnan strategisten tavoitteiden saavuttamisen keinona on nostettu keskiöön ministeriötasolta asti. Hankintajohtajien kanssa keskustellessani viesti on seuraava – kilpailukykyä ja säästöjä tarvitaan, innovatiivisuuden tukemiseen tarvitaan työkaluja, ympäristö- ja sosiaalisiin haasteisiin kaivataan uusia ratkaisuja. Aiheen ympärille onkin syntynyt ilahduttava määrä erilaisia julkishallinnon kehityshankkeita, sekä ohjelma valtion ja kuntien hankintaorganisaatioiden yhdistämiseksi. Muun muassa Valtionvarainministeriön ja Kuntaliiton kuluneen kevään aikana koolle kutsuma yhteistyöfoorumi Hankinta-Suomi keskittyy kehittämään julkisten hankintojen strategista vaikuttavuutta yhteiskunnassa.

”Koko kansantaloudelle merkityksellistä yhteiskunnallista vaikuttavuutta voidaan parantaa, kun julkisten hankintojen ostovolyymia käytetään fiksusti. Asia on keskeinen julkisen talouden kestävyyden sekä julkisen sektorin tuottavuuden parantamisen kannalta”, sanoi valtiosihteeri Martti Hetemäki Hankinta-Suomi -yhteistyöfoorumin avauspuheenvuorossaan 9.5.2019.

Strategiseen hankintaan liittyvät olennaisesti vastuukysymykset ja tavoitteellisuus. Tampereen Hankintapäivillä maaliskuussa Hjallis Harkimo piti suorasanaisen puheen siitä, miten hankinnan jälkeen toimittajasuhteiden kehittäminen ja sopimuksella sovittujen asioiden seuranta ovat hankintayksikön vastuulla, ja miten nämä asiat liittyvät muun muassa ajankohtaiseen keskusteluun vanhustenhuollon palveluntuotannosta. Strategian ja vaikuttavuuden näkökulmasta toimittajasuhteet ja palveluiden seuranta näyttelevät merkittävää roolia kokonaisuudessa.

Askeleesi strategiseen hankintaan
Kun hankintatoimeen liittyvien kustannusten osuus muodostaa suurimman osan organisaation kaikista kustannuksista, on olennaisen tärkeää suunnitella hankinnat strategisesti ja kustannustehokkaasti. Tehokkaan hankintaprosessin luominen edistää tunnistetusti organisaation tavoitteiden saavuttamista. Passiivisesta, reaktiivisesta toimintatavasta kannattaa pyrkiä kohti suunniteltua ja johdettua strategista hankintaa.

Mihin asioihin olisi hyvä kiinnittää huomiota strategista hankintatoimea tavoitellessa?
Lähtökohtaisesti organisaation koko, toiminnan luonne, lähtötilanne ja käytettävissä olevat resurssit vaikuttavat siihen, mihin asioihin kannattaa panostaa ensimmäisenä. Pienelle, ohuilla resursseilla toimivalle organisaatiolle jo hankintaprosessien sähköistäminen ja datan kerääminen yhteen paikkaan voi tuoda merkittävän muutoksen hankintojen vaikuttavuuteen ja seurattavuuteen, kun taas ammattimaiselle, suurelle organisaatiolle ydinkysymykset voivat liittyä toiminnan uudelleen organisointiin ja toimittajasuhteiden kehittämiseen.

Seuraavassa pääkohdat strategiseen hankintatoimeen siirtymiseen:

1. Automatisoi kaikki manuaaliset ja rutiinityöhön liittyvät prosessit, jotka on mahdollista automatisoida. Hyödynnä digitalisaation tarjoamat mahdollisuudet hankintaprosessiin. Rutiinitöistä vapautuneet resurssit voidaan keskittää kehittäviin, strategisiin toimintoihin, kuten hankintojen suunnitteluun ja toimittajasuhteiden hallintaan.

2. Organisoi hankintojen toteuttaminen, keskitä toimintoja ja luo hankintakategorioita. Hankintojen tekeminen edellyttää osaamista ja hankinnoista on mahdollista tehdä sujuvampia, kun osaaminen on keskitetty yhteen paikkaan ja päällekkäiset prosessit on minimoitu. Hankintojen keskittämisellä on saavutettavissa taloudellisia etuja erityisesti volyymihankinnoissa ja prosessikustannuksissa.

3. Suunnittele tulevat hankinnat riittävän pitkällä aikajänteellä organisaation tavoitteista lähtien. Tavoittele vaikuttavuutta huolellisella valmistautumisella ja suunnitelmalla. Suunnittelu antaa selkeän kuvan, mitä tarvitaan ja milloin, jotta tavoitellut asiat voidaan saavuttaa. Tehokkaan suunnittelun ansiosta myös resurssien käyttö voidaan ennakoida ja optimoida. Sanonta kuuluu, hyvin suunniteltu on puoliksi tehty.

4. Hanki tietoa markkinoilta aktiivisella vuoropuhelulla toimittajien kanssa. Kehitä toimittajasuhteita, luo hedelmällinen pohja hyvälle yhteistyölle, laadukkaalle palvelulle ja innovaatioille. Vuoropuhelussa korostuu ennen kaikkea markkinoiden ja toimittajien tuntemus – mitä enemmän tietoa ja kokemusta on, sen parempiin tuloksiin päästään. Hankinnan jälkeen seuraa ja johda aktiivisesti sopimusvelvoitteiden sekä toimittajien suoriutumista dataa ja analytiikkaa hyödyntäen.

Hankinnat ja kilpailutukset ovat usein monimutkaisia, ja toiminnan kehittäminen strategiseen suuntaan ei ole aina helppo eikä nopeakaan asia. Se on kuitenkin ehdottomasti vaivan arvoista, sillä hyvin suunnitellulla strategisella hankintatoimella ei vain saavuteta parempia tuloksia, vaan sujuvoitetaan jokapäiväisiä operatiivisia toimia. Olemme toteuttaneet satoja järjestelmien käyttöönottoja julkisella sektorilla, ja tiedämme että hankintatarpeet organisaatioiden ja toimialojen välillä vaihtelevat suuresti. Hankintaa tukevat järjestelmät tuleekin suunnitella asiakasta kuunnellen ja heidän nykyiset ja tulevat tarpeensa tuntien.

-Maija Tanner-