Post-pandemia-suunnitelmia, paluu toimistolle -plänejä, uuden normaalin visioita… Joka firmassa näitä on mietitty, sillä työnteon luonne taisi nyt muuttua pysyvästi. Tässä jutussa jaamme devisioonalaisten ajatuksia tulevista työtavoista ja konkreettisia suunnitelmiamme jatkosta.

Kun etätyösuositus humahti elämäämme maaliskuussa 2020, kaikki vain siirtyivät kotiin. Devisioonankin toimistot ammottivat tyhjyyttään reilut vuoden päivät, kunnes keväällä 2021 kysyntä toimistoelämään kohtasi rokotteiden tuoman turvan, ja oli aika ryhtyä etsimään hybriditodellisuutta tosissaan.

Mitä porukka tahtoo?

Neukkari kaipaisi jo käyttäjiä.

Devisioonan henkilöstön keskuudessa tehdyssä kyselyssä johtopäätökset olivat selkeät, eivätkä edes kovin yllättävät: Kukaan ei halunnut enää takaisin viisipäiväiseen toimistoviikkoon. Toisaalta täysi tai lähes-sataprosenttinen etätyö oli toiveena vain niillä, joille se on esimerkiksi pitkän työmatkan takia erityisen kriittistä. 40 % devisioonalaisista piti itselleen parhaana 2—3 etäpäivää, reilu kolmannes taas oli 3—4 etäpäivän kannalla.

Keskeistä on siis rakentaa mahdollisuus työarkeen, joka tukee enemmistön toivetta jakaa työaikansa karkeasti ottaen puoliksi toimiston ja kodin välillä. Tämän toteuttaminen oikein vaatii kuitenkin pohdintaa. Pakotettu etätyöperiodi nimittäin opetti myös sen, ettei elämä toimistollakaan ole enää sellaista kuin ennen.

Ketään ei varmasti yllätä se, että kaikille tärkein toimistolla käymisen aspekti on sosiaalisuus: työkaverien näkeminen ja epämuodollinen kommunikaatio. Tästä näkökulmasta avoin toimistotila on optimaalista. Yhteys kollegoihin vahvistuu, kun toisten tekemiseen osallistuu vähän kuin itsestään. Hiljainen tieto tukee myös monia työelämän pidemmän tähtäimen kannalta tärkeitä tekijöitä, esimerkiksi tehtäväkiertoa. Kun kuulee ja näkee toisten tekemistä, on helpompi miettiä sitä, millaisiin hankkeisiin haluaisi itse seuraavaksi osallistua tai mitä taitoja haluaisi oppia.

Etätyön etuina taas esiin nousivat joustavuus ja työrauha. Ja vaikka näitä asioita on helppo arvostaa, tärkeämpi kysymys on ehkä se, miksi joustavuus ja työrauha nähtiin nimenomaan etätyön etuna – jopa tilanteessa, jossa näitä arvoja on koko ajan yritetty rakentaa toimistollakin?

Työrauhan ja -tehokkuuden rakennuspalikat

Jos koti sallii täydellisen sulkeutumisen ulkomaailmalta ja oma työrauhatoive on luokkaa ”En halua kuulla kenestäkään”, ei toimisto pysty mitenkään kilpailemaan hyvän etätyöpisteen kanssa. Jos taas kotona lapset hyppivät kattokruunuissa samalla kun vanhemmat pitävät Teams-maratoneitaan olohuoneen nurkissa, toimisto voi tuntua varsin rauhalliselta. Joka tapauksessa toiveella työrauhasta on merkitystä, ainakin kahdesta eri näkökulmasta.

Neljän hengen projektihuone. Onko tämä tulevan syksyn hittimalli?

Ensinnäkin viimeisen puolentoista vuoden aikana monien kotityöpisteet on hiottu timanteiksi. Yhdelle se on tarkoittanut piharakennukseen muuttamista, toiselle parvisängyn reunan yli ripustettua pimentävää lakanaa, kolmannelle tehokonetta ja tonnin maksavia studiokuulokkeita. Toimistotyöpisteeseen ei ehkä kohdistu ihan samoja odotuksia, mutta ei työn pakertaminen kirkonpenkkiin verrattavalla istuimella sekavassa metelissä myöskään houkuta.

Ergonomian, työskentelytehokkuuden ja keskittymisen on oltava vähintäänkin tyydyttävällä tasolla. Perusvälineiden on siis oltava kunnossa, tuoleista ja sähköpöydistä lähtien. Lisäksi tottumus hyviin kotityöpisteisiin näkyy esimerkiksi toiveina työtilan jaon ja pysyvyyden kehittämisestä. Meillä on ollut paljon väljää ja joustavaa avotilaa, nyt kysyntää on enemmän projektiryhmän kokoisille tiloille. Aiemmin vain harva on toivonut itselleen kiinteää työpistettä, valtaosa on mielellään valinnut paikkansa kunkin päivän tarpeen mukaan ja siivonneet jälkensä iltapäivällä. Meillä on aina saanut valita, kummalla tavalla tekee. Pandemian jälkeen kiinnostus omia työpisteitä ja entistä yksilöllisempää kalustusta kohtaan on nostanut päätään.

Teams-käyttöön akustoitu 1-2 hengen yksiö.

Toisekseen työn hajautunut luonne vaikuttaa kaikkeen: jos puolet porukasta on keskimääräisenä päivänä etänä, kaikessa viestinnässä on huomioitava etänä olijat – on kyse sitten avun kysymisestä, tiimin päiväpalaverista tai asiakaskokouksesta. Chattailu ei työpisteeltä paljon vaadi, mutta ottaisinko Teams-puhelua keskellä avokonttoria – edes ihan nopeasti ja lyhyesti? Jos hyviä vaihtoehtoja – esimerkiksi vapaita puhelukoppeja – ei ole, jätänkö etätyypit omaan rauhaansa vai häiritsenkö kaikkia paikallaolijoita?

Näistä vaatimuksista ei välttämättä seuraa sitä, että toimisto pitäisi pilkkoa pieniksi täysin varustelluiksi videoneukkareiksi, vaikka parille sellaisellekin varmasti käyttöä on. Ovat erotteluvälineet sitten sermejä, kankaita tai väliseiniä, tilojen on mukauduttava siihen, että paikan päällä ollessakin hypätään aiempaa tiheämmin Teamsiin. Hybridihyppelyn tukeminen vaatii muutoksia niin akustointiin, läppärien telakointiin kuin kulttuuriinkin.

Tuodaan joustavuutta toimistollekin

Monille kyselymme vastaajille joustavuus tarkoitti mahdollisuutta lomittaa työaika yksityiselämän tarpeisiin: lasten kuljetuksiin, pakettien vastaanottoon ja hammaslääkärikäynteihin. Kyse on myös päivärytmistä: yhdelle sopii töiden tekeminen virka-ajalla, toinen haluaa katkaista päivänsä nauttimalla juoksulenkistä valoisaan aikaan, kolmas hoitaa perhettään iltapäivän ja jatkaa iltamyöhällä hommat loppuun.

Useimpien elämä pyörii enemmän kodin kuin toimiston ympärillä, joten etätyön etu on kiistaton: olematon työmatka säästää aikaa. Toisaalta työmatkaan vaikuttaa olennaisesti se, mihin mennään – ja varsinkin pääkaupunkiseudulla myös paljolti se, milloin sinne mennään. Devisioonan toimistot Helsingin keskustassa ja Pitäjänmäessä ovat kaksi hyvin erityyppistä ympäristöä: ytimeen pääsee kaikkialta helposti (ja lounas- ja virikemahdollisuudet ovat ylivoimaiset!), kun taas Pitäjänmäki voi monelle autoilijalle – tai pyöräilijälle – olla nopeammin saavutettavissa.

Fillarit toimistolla ovat ihan söpöjä, mutta yritetään etsiä skaalautuvampia ratkaisuja.

Kun työ on jo käytännössä paikkariippumatonta, joustavuuden toteuttaminen muuttuu äkkiä henkilökohtaiseksi harjoitteeksi: Menenkö aamupalaveriin ruuhka-aikaan keskustaan (45 minuutin matka-aika), vai hoidanko palaverin kotoa ja hurautan autolla vasta ruuhkan jälkeen muutamaksi tunniksi teollisuustoimistolle (15 minuuttia)?

Yksi joustavuuden laji on myös liikunnan ja työn yhdistäminen. Kävelypalaverit ovat hyvä konsepti, ja siihen ei tarvita juuri varustusta. Toinen näkökulma on työmatkapyöräily, joka tuntuu joukkoliikenteen välttämisen myötä yleistyneen olennaisesti. Toimistoille tarvitaan nyt pyörätelineitä ja suihkuja – molemmat asioita, joiden lisäämiseen mekin panostamme.

Oma kysymyksensä on sekin, milloin ihmiset toimistolle tulevat. Yli 70 % haluaa olla toimistolla 2–4 päivää viikossa, mutta osuvatko tarpeet samoihin vai eri päiviin? Yritetäänkö tarkoituksella koota porukkaa yhteen, kuten perinteiset perjantaijälkkärimme ovat tehneet – vai annetaanko rytmien muodostua täysin vapaasti? Yksi kokeilu, jota aiomme syksyn aikana rajoitusten salliessa edistää, on projektien läsnätyöpäivät: tiimit saavat valita, milloin ja missä työstävät mitäkin hanketta. Tiimejä yhdistäviin kokeiluihin kannustetaan, jotta kukaan ei jäisi yksin, mutta valinnanvapaus jää lopulta jokaiselle työntekijälle itselleen.

Joustavuus on lopulta todella yksilöllinen tarve, ja yleisiä linjauksia on vaikea tehdä avointen kysymysten takia. Missä ihmiset haluavat käydä ja milloin? Kuka haluaa työskennellä missäkin? Hajauttaako kahden toimiston malli porukkaa liikaa, vai tukeeko valinnanvapaus ihmisten erilaisuutta ja työelämätasapainoa? Johtaako ruuhkien välttely siihen, että tyypilliseksi toimistopäiväksi muodostuu 10—15, ja loput tunnit tehdään etänä silloin kun itse kullekin sopii?

Kulttuuri on kriittinen komponentti

Hybridityöjärjestelyitä voidaan tehdä monesta näkökulmasta. Meillä ei onneksi ole koskaan tarvinnut lähteä hallinnollisesta tai työnjohdollisesta näkökulmasta, sillä vastuullinen porukka kyllä tekee työnsä. Monia muita kysymyksiä kuitenkin nousee esiin: Muistaako jokainen huolehtia myös itsestään? Saavatko kaikki varmasti tarvitsemansa tuen? Muistavatko toimistolle palaavat pitää myös etäilijät mukana, vai viekö läsnäsosiaalisuus mennessään?

Kulttuurin kannalta tärkeimmäksi nousee kolme periaatetta:

Myös etätekijät ovat yhtäläisesti läsnä. Kun pidetään palavereja, sekä etäilijät että läsnäolijat keskittyvät sessioon täysillä. Webbikameraa kannattaa käyttää, jotta kontaktin laatu paranee. Keskusteluihin on valittava oikeat ihmiset riippumatta siitä, missä nämä työskentelevät. Etätyypit eivät ole kahviautomaatilla mukana, joten joskus tämä tarkoittaa asioiden lykkäämistä ja erillisen palaverin sopimista. Todella vaikeaa, mutta elintärkeää, jotta hybridityön joustavuutta uskalletaan oikeasti käyttää: etätöihin voi turvallisesti jäädä vain, jos voi luottaa siihen, että etänäkin pysyy porukassa mukana. Sen vastapainoksi etätekijänkin on osallistuttava aktiivisesti viestintään ja yhdessä tekemiseen.

Toimistollakin on syytä voida huilata. Kuvassa keskustakonttorin lepohuone.

Minun työaikani ei ole sinun työaikasi. Tiimitasolla on oltava yhteiset pelisäännöt siitä, milloin itse kukin on tavoitettavissa, mutta kenenkään ei tarvitse matkia toisten työaikoja. Vaikka projektin vastaava arkkitehti intoutuisikin läpikäymään backlogin avoimia tikettejä lauantaina iltaysiltä, tämä ei tarkoita sitä, että esitettyihin kysymyksiin tarvitsisi vastata heti kun ne saapuvat. Omaa ja toisten elämänrytmiä on kunnioitettava: flow-tila syntyy silloin kun se syntyy, eikä se tapahdu kaikilla maagisesti samaan aikaan. Vapaus työajan sijoitteluun on nähtävä mahdollistajana, ei uhkana. Vastapainoksi HR:n ja esimiesten tehtävänä on huolehtia siitä, että kukaan ei polta itseään loppuun.

Toimisto ei ole esiintymispaikka. Etätöiden kiistaton etu on ollut se, että oman elämän epätäydellisyyksiä on voinut lomittaa työntekoon. Aamupalaveri ennen suihkua, irtokarkkeja lounaaksi koodausputkessa, puolen tunnin riippumattonokoset palaverien välissä? Been there, done that. Toimistolle ei ole kuitenkaan tapana tulla pieruverkkareissa ja kuolemanhajuisena, ja ehkä hyvä niin. Toisaalta toimistonkaan ei tarvitse olla esiintymisareena: siellä saa olla epätäydellinen, nauttia elämästä ja viettää myös muuta kuin supertehokasta aikaa. Huijaamme itseämme, jos ajattelemme toimistoajan sataprosenttisen tehokkaaksi – parempi, että työhön voi paikasta riippumatta suhtautua vastuullisen rennosti.

Kuten useimmilla muillakin yhteisöillä, Devisioonan matka hybridikulttuurin kehittämisessä on vielä kesken. Tänä syksynä lisäämme toimistolle Teams-palavereihin sopivia pikkuneukkareita, parannamme työmatkaliikuntamahdollisuuksia ja muokkaamme tiloja paremmin projektikokoontumisiin sopiviksi. Vähän kerrassaan opimme, miten maksimoimme ihmisten jaksamisen ja hyvinvoinnin tässä uudessa ajassa – joka lopulta saattaa olla meille kaikille parempi kuin se vanha oletusarvoinen toimistolla istuminen.

Kiinnostaako paikka uuden työn ytimessä? Tsekkaa avoimet työpaikkamme!

Jouni Heikniemi

Jouni on 25 vuoden uransa aikana tehnyt kaikkea helpdeskistä henkilöstöjohtamiseen ja koodauksesta kolvaamiseen. Hänen erityisalaansa ovat Microsoft-teknologioiden käyttöönotot, monimutkaiset ongelmat sekä ohjelmistotuotannon laatukysymykset. Jouni on Devisioonan toimitusjohtaja ja yksi maailman 160 Microsoft Regional Directorista.