Kun keskitetty tiimi vastaa monen sidosryhmän tietotarpeiden täyttämisestä, tarvitaan selkeä, yhdessä rakennettu toimintamalli, jotta työ sujuu ja kaikkien tarpeisiin voidaan vastata yhdessä sovitussa aikataulussa ja järjestyksessä. Oulun yliopiston ICT-palveluissa tiedon louhintaa ryhdittää pian tietojärjestelmäpalveluiden, sen sidosryhmien ja Digian asiantuntijoiden yhteistyönä laadittu tiedonhallintamalli, jolla pyritään varmistamaan, että jokainen taho saa datasta tarvitsemansa hyödyn.

Yksi yliopiston tärkeistä tehtävistä on tuottaa uutta tietoa tutkimuksen kautta, mutta tieto liittyy olennaisesti myös ison organisaation toiminnan hallintaan – dataa tarvitaan johtamisen tueksi. Oulun yliopistolla on tehty pitkäjänteistä työtä tiedolla johtamisen eteen, mutta keskitetyn IT-organisaation rajalliset resurssit ja selkeän toimintamallin puute on tuonut omat haasteensa johdon raportoinnin tuottamiseen. Osa ICT-palveluiden sidosryhmistä on tehnyt raportointiin liittyvää työtä ainakin osittain itsenäisesti, mutta osa on ollut kokonaan tietojärjestelmäpalveluiden raportointityön varassa.

”Hajanaisesti saadut ja puutteelliset tietopyynnöt ovat vaikeuttaneet tietojärjestelmätiimin työskentelyä”, Mira Tiilikainen kuvailee. ”Pyyntöjen priorisointi oli hankalaa, ja tietopyyntöjen tarkempi määrittely tai valmiiden raporttien testaaminen jäivät sidosryhmiltä usein tekemättä kokonaan. Koko yliopisto kipuili tilannetta, jossa sidosryhmien tarpeisiin ei pystytty vastaamaan tarpeeksi tehokkaasti ja nopeasti.”

Tiedon tuottamisen ja hallinnan malli kaipasi ryhtiliikettä, johon kaivattu apu löytyi Digian asiantuntijatiimistä.

”Kaoottinen tilanne nousi keskusteluun Digian kanssa toisen projektin yhteydessä, ja kävi ilmi, että Digialta saisimme tukea toimivan toimintamallin muodostamiseen”, Tiilikainen kertoo. ”Meillä oli pohjalla jo erittäin positiivinen kokemus yhteistyöstä Digian kanssa. Digian ratkaisuehdotus oli hyvin jäsennelty, looginen kokonaisuus, jolla oli järkevä hinta. Hinta ei tosin tässä tapauksessa ollut merkittävin tekijä, koska tarve mallille oli niin akuutti.”

Lue myös blogi: Kuinka saada organisaation tieto hallintaan?

Kuka huutaa äänekkäimmin -mallista yhteiseen prosessiin ja itsenäiseen tekemiseen

Tietotyötä helpottamaan luotiin uusi tiedon hallintamalli, jossa määriteltiin reunaviivat tietojärjestelmäpalveluille saapuvien tietopyyntöjen toteuttamiselle ja sidosryhmien itsenäisen raporttityöskentelyn tukemiselle.

Työ aloitettiin kattavilla sidosryhmähaastatteluilla, joissa jokainen tietopyyntöjä tekevä taho pääsi kertomaan omista tarpeistaan. Haastattelujen kautta hahmottui kokonaiskuva kehityskohteista, joiden pohjalta luotiin uuden mallin käytännöt ja rakenteet yhteisissä työpajoissa. Mallille luotiin myös tiekartta, johon kirjattiin sen käyttöönoton askelmerkit.

Mallin selkäranka on selkeä prosessi, jonka mukaisesti saapuvat tietopyynnöt priorisoidaan ja käsitellään niin, että sidosryhmille pystytään tarjoamaan oikeaa tietoa mahdollisimman oikeaan aikaan. Prosessiin määriteltiin omat askeleet niin testaukselle, tietoturvalle kuin dokumentoinnillekin, jotta raporttien toimivuus ja turvallisuus pystytään varmistamaan järjestelmällisesti. Kun tietopyynnöt kulkevat askel kerrallaan prosessin läpi, saadaan varmuus, että jokainen tarpeellinen seikka tulee huomioiduksi.

Tietopyyntöjen priorisoinnista vastaa uusi yhteistyöfoorumi, johon sidosryhmät nimeävät omat edustajansa. Näin varmistetaan, että priorisoinnissa huomioidaan jokaisen sidosryhmän tarpeet.

”Varsinainen datatyöskentely voidaan toteuttaa omassa tiimissä täysin, mutta priorisointia emme voi tehdä itse, sillä meillä ei ole riittävää näkyvyyttä sidosryhmien toimintaan ja tarpeisiin. Kun priorisointi tehdään oikein, tiimi pystyy panostamaan oikeisiin asioihin oikealla hetkellä, ja voimme myös suunnitella toimintaamme ihan eri tasolla”, Tiilikainen kertoo.

Enemmän tehokkuutta itsenäisellä työllä

Osa sidosryhmistä oli toiminut raporttityöskentelyn osalta lähes omavaraisesti jo aiemmin, ja uuden toimintamallin myötä itsenäistä työtä halutaan tukea mahdollisimman hyvin. Näin halukkaat sidosryhmät pystyvät työskentelemään entistä tehokkaammin, ja keskitetty tiimi tarjoaa työhön tukea tarpeen mukaan.

Sidosryhmien itsenäistä raporttityötä edistetään useilla pienillä liikkeillä. Nyt datatyöskentelystä kiinnostuneet ohjataan kehittämään osaamistaan koulutusten avulla, ja neuvontaa ja tukea on tarjolla yhdessä määritettyjen kanavien kautta. Jokaiselle sidosryhmälle nimetään oma ”pääkäyttäjä”, joka tukee raporttien toteuttamisessa. Määrittelyihin sopivat mallipohjat takaavat dokumentoinnin yhtenäisyyden, ja tietosuojakäytännöt huomioidaan määrämuotoisesti ja oikea-aikaisesti. Näiden toimien avulla sidosryhmät voivat siirtyä jatkossa entistä enemmän omavaraiseen datatyöskentelyyn.

”Sidosryhmät pystyvät näin oman aikataulunsa puitteissa tekemään enemmän”, Tiilikainen iloitsee.

Yhteistyö on helpompaa ammattilaisten tuella

Tiilikainen korostaa yhteistyön ja sidosryhmien osallistamisen merkitystä mallin rakentamisessa. Ulkopuolinen ja ammattitaitoinen fasilitointi auttoi sitouttamaan kaikki osapuolet projektiin.

”Jos toimintamallia ei ole yhteisesti hyväksytty, työn tekeminen on vaikeaa ja kaikki kärsivät. Sidosryhmähaastatteluissa jokainen sidosryhmä pääsi kertomaan asiat omasta näkökulmastaan, mikä myös sitouttaa toimimaan mallin mukaisesti. Myös me ymmärrämme nyt paremmin sidosryhmien näkökulmia, eli saimme haastatteluista lisäarvoa myös itsellemme.”

Tiilikainen kiittelee Digia-yhteistyötä helpoksi ja ongelmattomaksi.

”Meidän kokemuksemme Digian kanssa työskentelystä ovat olleet erittäin positiivisia. Digia on kuunnellut meitä tarkasti ja tehnyt aina tarvittaessa parannusehdotuksia. Suosittelen ehdottomasti Digiaa kumppaniksi vastaaviin projekteihin.”

”Uusi toimintamalli antaa selkeät reunaviivat sille, mitkä asiat ovat kenenkin vastuulla, kun uusi tietotarve ilmenee. Aiemmin meillä ei ollut selkeää toimintamallia kuvaamaan eri tahojen vastuita. Toimintamallin avulla pystytään jatkossa toimimaan tehokkaammin ja laadukkaammin”, Tiilikainen kuvaa.

”Uskomme, että kunhan toimintamalli saadaan täysillä käyttöön, tulemme näkemään positiivisia muutoksia.”