Digian kanssa yhteistyössä käyttöönotettu, automaation mahdollistava toiminnanohjausjärjestelmä auttoi Kymijoen Ravintopalveluita sanomaan hyvästit monille manuaalisille ja aikaa vieville tehtäville. Kymijoen Ravintopalvelut sai toimintaansa uuden ERP:n avulla tehokkuutta, selkeyttä, vähemmän virheitä sekä toimivaa raportointia ja seurantaa.

Kymenlaakson alueella toimiva julkisomisteinen Kymijoen Ravintopalvelut Oy tarjoaa monipuolisia ravintopalveluita hyvinvointia ja laadukasta ravitsemusta korostaen. Suomen Vastuulliset ruokapalvelut -kehitysohjelmaan mukaan valitun yhtiön noin 160 ammattilaista tarjoavat ruokapalveluita ensisijaisesti omistaja-asiakkailleen: Kotkan kaupungille, Kymenlaakson sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymälle, Kymsotelle, Kotkan-Haminan seudun koulutuskuntayhtymälle, Ekamille, sekä Haminan kaupungille.

Haasteena manuaalisen työn määrä – ratkaisuna automaation mahdollistava ERP

Ennen Digian kanssa yhteistyössä käyttöönotettua toiminnanohjausjärjestelmää Kymijoen Ravintopalveluilla oli käytössään järjestelmä, jota oli käytetty 1990-luvulta saakka. Kymijoen Ravintopalveluista tuli osakeyhtiö vuonna 2004, minkä myötä oli tarve saada käyttöön oikeasti tuotantoa ohjaava järjestelmä. Hankintaprosessi alkoi vuonna 2008, ja eri osa-alueiden (hinta, projekti, tuki, ylläpito, elinkaari ja tärkeät toiminnallisuudet) pisteytyksen sisältämän kilpailutuksen myötä Kymijoen Ravintopalvelut päätyi aloittamaan yhteistyön Digian kanssa vuonna 2010.

Tavoitteena oli työn tehostaminen korvaamalla manuaalinen ja käsin tehtävä työ järjestelmän mahdollistaman automaation avulla. Järjestelmävaihdos oli merkittävä asia myös vuonna 2010 Kotkaan valmistumassa olevaa, useita valmistuskeittiöitä yhteen tuotantolaitokseen yhdistävää keskuskeittiö Kapyysia silmällä pitäen.

Yhteistyö alkoi määrittelyllä sekä Digia Enterprise 4.2 -version ja siihen integroidun web-asiakasportaalin käyttöönotolla. Tämän jälkeen on tehty suuri harppaus, kun vuonna 2018 otettiin käyttöön Digia Enterprise 8.0 -versio ja vuonna 2019 uuden version selainkäyttöteknologiaan perustuva täysin modernisoitu tilausportaaliratkaisu. Nyt ollaan hyvällä tasolla järjestelmien hyödyntämisen ja teknologian suhteen.

Toiminnanohjausjärjestelmän alle yhdistettiin kaikki raaka-aineet eli nimikkeet ja versiot hintoineen ja ravintoainetietoineen. Ne viedään reseptiikkaan, joka puolestaan viedään ruokalistoille, joista muodostuu käytännössä tuotannon työ, varaston tilaukset ja lähetykset sekä hinnoittelu ja ravintoainelaskenta. Kaikkien asiakkaiden myyntitilaukset vastaanotetaan webissä julkaistujen ruokalistojen kautta. Kaikki edellä mainittu tieto viedään raportointiin. Raportointiosuus on Qlik Sensessä. ”Olemme olleet raportointiosuuteen todella tyytyväisiä. Olemme saaneet juuri sellaiset raportit kuin meidän yhtiömme tarvitsee”, sanoo Kymijoen Ravintopalveluiden tietohallintapäällikkö Virpi Niveri.

Konkreettisina tuloksina tehokkaampaa ja selkeämpää työskentelyä sekä vähemmän virheitä

Uuden toiminnanohjausjärjestelmän myötä on voitu sanoa hyvästit monenlaiselle manuaaliselle tekemiselle, kuten käsin kirjoittamiselle ja laskemiselle. Järjestelmään laitetut tiedot tulostuvat tarroille ja tulosteille, jolloin säästetään paljon aikaa ja vältytään inhimillisiltä virheiltä. Automaatio nostaa työn tehoa, kun tieto liikkuu esteettä järjestelmästä toiseen.

Yksi toimivan ERP-järjestelmän lukuisista hyvistä ja konkreettisista eduista tuotannossa on mahdollisuus tarrojen automaattiseen tulostukseen asiakkaiden tilausten määrän mukaan. Keskuskeittiöltä lähtee noin 15 000 annosta päivässä, ja aikaisemmin tiedot kirjoitettiin jokaiseen tarraan käsin. Toinen etu on jäljitettävyys erilaisten tilanteiden varalta – järjestelmän avulla tiedetään, mistä padasta mikäkin annos on peräisin. Lisäksi keskuskeittiöllä ERP on saatu toimimaan tuotannossa kolmella kosketusnäytöllä, jolloin työjonot voidaan kuitata nopeasti ja näppärästi työn lomassa, mikä on todella helpottava asia tuotannon työntekijöille.

Myyntilaskutuksen osalta kaikki laskut menevät sähköisesti toiminnanohjausjärjestelmän kautta kirjanpitoon ja asiakkaille. Lisäksi etukäteen määriteltyjen raaka-aineiden ja käyttötarvikkeiden tilaukset ja ostot toimittajilta tapahtuvat toiminnanohjausjärjestelmällä sähköisesti puhelinsoiton tai sähköpostin sijaan. Tällöin tuotannossa tiedetään konkreettisesti, minkä verran ja minkä hintaista tavaraa on tullut sisään ja lähtenyt ulos. Lopputulos on parempi: kaikki on hallitumpaa, tehokkaampaa ja selkeämpää.

Toiminnanohjausjärjestelmä tuo apua myös liiketoiminnan ennustettavuuteen. Raportoinnin avulla toimintaa seurataan säännöllisesti: mitä on tehty ja mitä on mennyt läpi – tieto saadaan suoraan järjestelmästä sen sijaan, että se kerättäisiin käsin, jolloin aikaa säästyy jälleen.

Testaa, millä tasolla olette analytiikan ja datan hyödyntämisessä!

Kehitys jatkuu tulevaisuudessa – keskiössä vastuullisuus ja mobiilitoiminnot

Vaikka ollaankin jo todella hyvällä mallilla, on tulevaisuudessa vielä paljon kehitettävää. Tarkoituksena olisi siirtyä vielä ERP-järjestelmän versio 10:n käyttöön sekä saada varaston vastaanottoon ja lähetykseen sekä tuotantoon myös mobiilitoimintoja. Tavaran virta varastoissa on suuri – ERP:tä kehittämällä saataisiin todella hyvä väline saman tien tapahtuvaan tavaran vastaanottoon ja kuittaukseen sekä helpotettua tuotannon työtä eli hoidettua asiat nopeammin ja näppärämmin. Lisäksi hiilijalanjälkitiedot on tärkeää saada toiminnanohjausjärjestelmästä reseptien ja ruokalistojen perusteella, sillä vastuullisuus on todella tärkeä asia Kymijoen Ravintopalveluille.

”Digian toiminnanohjausjärjestelmä on hyvä, ja heidän tahtotilansa on kehittää ammattikeittiön ERP:tä. Toivon tulevaisuudessakin hyvää yhteistyötä yhä useampien Digian osaajien kanssa. Suosittelen Digiaa ehdottomasti!” toteaa Niveri.

Digia Ote -sovelluksella keskeisimmät toiminnot käytettävissä myös mobiilisti