Open Source -liiketoiminnan ja käyttöliittymäteknologian edelläkävijä Vaadin Oy kärsi taloutensa läpinäkyvyyden puutteesta ja raportoinnin hitaudesta, kun he päättivät siirtyä erillisistä taloushallinnon ratkaisuista keskitettyyn järjestelmään. Digian toimittama NetSuite osoittautui vertaansa vailla olevaksi ratkaisuiksi heidän tarpeisiinsa. Päätöstä ei ole tarvinnut katua.

Suomalainen vuonna 2000 perustettu Vaadin Oy on kansainvälinen uranuurtaja Open Source -liiketoiminnassa ja käyttöliittymäteknologiassa. Heidän avoimeen lähdekoodiin perustuvan verkkosovellusten kehitysalustansa ympärille on muodostunut 150 000 jäseninen aktiivinen kehittäjäyhteisö, jonka lisäksi he tarjoavat maksullisia tilauspalveluita yrityksille, joilla on tarve tuotteistetuille lisäominaisuuksille sekä tukipalveluille.

Vaadin Oy:n liikevaihdosta 90 % tulee Suomen ulkopuolelta, jonka vuoksi heillä on tytäryhtiöt Yhdysvalloissa ja Saksassa. Kansainvälisen liiketoiminnan osuuden kasvaessa kävi ilmeiseksi, että saavuttaakseen läpinäkyvyyden ja tehokkaan hallinnon kaikissa yhtiöissä, oli välttämätöntä yhtenäistää käytössä olleet erilliset taloushallinnon ratkaisut.

Jurka Rahikkala on yksi yrityksen perustajista ja on ehtinyt palvella monissa tehtävissä Vaadin Oy:n yli 20-vuotisen olemassaolon aikana. Toimiessaan Vaadin Oy:n CFO:na hän johti taloushallinnon järjestelmien yhtenäistämishanketta.

”Kaikissa maayhtiöissä oli käytössä erilliset taloushallinnon ratkaisut, eikä paikallisilta kirjanpitokumppaneilta saatu raportointi ollut yhteismitallista. Tämän vuoksi raportointi oli hidasta ja tuotti meille paljon virhealtista manuaalista työtä. Liiketoiminnan kannalta hankalinta oli kuitenkin se, että meiltä puuttui läpinäkyvyys ja kontrolli tytäryhtiöistä”, Rahikkala muistelee.

Katso tallenne Läpinäkyvä taloudenohjaus -webinaaristamme >>

Webinaarissa asiantuntijamme tarkastelevat ohjelmistoyhtiöiden taloudenohjauksen haasteita ja esittelevät, miten NetSuite pystyy niihin vastaamaan.

NetSuite vastasi ainoana Vaadin Oy:n tarpeisiin ja Digia vakuutti näkemyksellisyydellään

Vaadin Oy kykeni operoimaan ilman keskitettyä taloushallinnon järjestelmää, mutta puutteellinen läpinäkyvyys aiheutti vaivaa yrityksen johdolle. Myös nopeampaa raportointia toivottiin sekä johdossa että yrityksen hallituksessa.

Haasteeksi muodostui löytää ratkaisu, joka täyttäisi Yhdysvaltojen, EU:n ja Suomen lainsäädäntöjen asettamat vaatimukset ja jolle löytyisi sekä tekniset että operatiiviset kumppanit kaikista vaadituista maista.

NetSuite oli ainoa järjestelmä, joka täytti kaikki Vaadin Oy:n vaatimukset. Digia puolestaan valikoitui toimittajaksi olemalla tarkastelluista vaihtoehdoista uskottavin niin näkemyksensä kuin näyttöjensäkin puolesta.

”Ei NetSuitelle ollut mitään uskottavia vaihtoehtoja silloin, enkä usko, että niitä olisi nytkään. Kävimme keskusteluja kaikkiaan kolmen toimittajan kanssa ja Digia erottautui selkeästi osaamisellaan ja referensseillään”, Rahikkala kertoo.

Lue myös: Näin valitset sopivan NetSuite-kumppanin >>

Digia auttoi Vaadin Oy:tä orkestroimaan kolme käyttöönottoa neljässä kuukaudessa

Käyttöönottoprojekti toteutettiin Suomen emoyhtiö edellä ja tytäryhtiöt seurasivat pian perässä. Digian konsultti johti käyttöönottoprojektia ja Digian tiimi mukautti NetSuiten Vaadin Oy:n asetusten mukaiseksi luomalla tilikartat ja pankkiyhteydet sekä rakentamalla integraatiot erilliseen laskutusjärjestelmään. Vaadin Oy:n oma tiimi hoiti puolestaan datamigraatiot.

Alkuvalmistelujen jälkeen käyttöönotot toteutettiin nopeassa tahdissa. Suomessa käyttöönotto tapahtui toukokuussa 2019, Saksassa kesäkuussa ja Yhdysvalloissa saman vuoden elokuussa. Näiden yhteydessä Digia hoiti myös käyttäjien kouluttamisen.

Käyttöönottoprojekti kansainvälisessä monitoimittajaympäristössä meni moitteettomasti, eikä siihen liittynyt merkittäviä haasteita tai yllätyksiä. Ainoastaan Saksan tytäryhtiössä jouduttiin vaihtamaan tilitoimistoa, sillä aiemmalla kumppanilla ei ollut valmiuksia opetella uuden järjestelmän käyttöä. Uusi kumppani löytyi kuitenkin helposti.

”Digian konsultti piti erinomaisesti ohjat käsissä projektin kaikissa vaiheissa, hallitsi hämmästyttävän hyvin jopa Yhdysvaltoihin liittyvät erikoisuudet ja koko operaatio hoitui erittäin kivuttomasti”, Rahikkala sanoo.

Kokemukset ovat osoittaneet valinnan olleen oikea

NetSuiten käyttöönotolla Vaadin Oy saavutti kaiken, mitä he olivat tavoitelleetkin. Yhteen järjestelmään siirtymisen myötä saavutettiin läpinäkyvyys kaikkiin yhtiöihin. Yhteisen järjestelmän myötä kaikissa yhtiöissä alettiin myös noudattaa samoja taloushallinnon prosesseja, joka tehosti toimintaa.

Kuukausittainen raportointi nopeutui monella päivällä, saatavia kyetään seuraamaan yhdestä näkymästä kaikkien yhtiöiden osalta ja yhtiön kulut saatiin paremmin hallintaan ostolaskujen käsittelyn tehostuessa.

Hankkeen kokonaisvaikutuksena Vaadin Oy pystyy nyt tehokkaammin analysoimaan ja kehittämään omaa toimintaansa.

”NetSuite on ollut juuri sitä, mitä luvattiinkin. Meillä NetSuite toimii taloushallinnon ydinjärjestelmänä ja sellaisena se on vertaansa vailla. Paluuta entiseen emme voisi edes harkita, vaikka NetSuite ei aivan edullinen olekaan”, Rahikkala kertoo.

Tutustu myös Vainun asiakastarinaan >>

NetSuite takaa läpinäkyvyyden Vaadin Oy:n talouteen

Vaadin Oy liiketoiminnallinen kasvu rakennetaan kasvattamalla yhteisöä ja maksullisten palvelujen tilaajamääriä. Se on pitkäjänteistä työtä, jossa läpinäkyvyys yrityksen talouteen ja mahdollisuus analysoida yrityksen toimintaa talouden näkökulmasta on tärkeää.

Päätös ottaa NetSuite käyttöön yhtenäiseksi taloushallinnon järjestelmäksi kaikissa Vaadin Oy:n yhtiöissä syntyi tästä tarpeesta ja heille valinta on ollut oikea. Yhteistyö Digian kanssa järjestelmän käyttöönotossa oli tehokasta ja joustavaa, eikä käyttöönoton jälkeenkään ole ilmennyt ongelmia järjestelmän tai sen ylläpidon kanssa.

”Olimme tilanteessa, jossa valtaosa yrityksemme liikevaihdosta tuli Suomen ulkopuolelta, mutta meillä oli vajavainen näkyvyys ulkomaisten tytäryhtiöiden taloudelliseen tilanteeseen. Pystyimme operoimaan, mutta hallintomme toimi kankeasti ja raportointi oli hidasta. NetSuiteen siirtyminen ratkaisi hallinnolliset haasteemme kokonaan ja sen käyttöönotto Digian avulla oli nopeaa ja tehokasta. Suosittelen varauksetta molempia kaikille kansainvälisyyteen tähtääville ohjelmistoalan yrityksille”, Rahikkala sanoo lopuksi.

Tutustu NetSuiteen demovideoiden avulla >>