Digitaalisuus muuttaa liiketoiminnan perusteita merkittävällä tavalla. Yritysten on oltava liiketoiminnassaan joustavampia, nopeampia ja kokeilevampia kuin aikaisemmin. Monessa yrityksissä mietitään parhaillaan, kuinka IT-järjestelmiä tulisi muuttaa, jotta uudet liiketoimintamallit ja ketterämpi toiminta olisivat mahdollista.

Toiminnanohjausjärjestelmällä ja erityisesti sen ytimellä on merkittävä rooli liiketoiminnassa. Ilman ERP:n ytimessä yleensä olevia logistiikan, varastohallinnan ja taloushallinnon sovelluksia ja niiden keskinäistä yhteispeliä yritys ei käytännössä voisi toimia lainkaan.

Digitaalisen liiketoiminnan kasvavat vaatimukset asettavat haasteen ERP:n ytimelle. Sen tulisi joustaa ja sallia nopeampi reagointikyky liiketoiminnan muutoksiin. Haasteena on kutenkin se, että nykyinen ydin pitää usein sisällään 10-15 vuoden aikana syntynyttä historian painolastia, erilaisia muutoksia ja niiden ympärille rakentunutta legacy-järjestelmien monimutkaista arkkitehtuuria.

Tämä historian painolasti voi estää yritysten ketterän reagoimisen liiketoiminnan muuttuviin tarpeisiin. Muutosten tekeminen ERP-ytimeen tuntuu liiketoiminnan näkökulmasta vievän liikaa aikaa, mikä aiheuttaa turhautumista IT:n kykyyn tukea liiketoimintaa.

Mutta miksi purkaa vanha ERP:n ydin, jos liiketoiminta käy ja kukkuu kuitenkin toistaiseksi hyvin? Moni yritys tyytyykin tilanteeseen ja tekee sovellusuudistuksia vain ERP:n reuna-alueilla, ei sen ytimessä.

Lyhyen tähtäimen ajattelu johtaa kuitenkin syvemmälle suohon pidemmällä aikavälillä. Ketteryyden lisääminen ei onnistu tuomalla uusia ratkaisuja vanhan päälle, sillä se vain lisää kokonaisarkkitehtuurin monimutkaisuutta. Tämän ei onneksi tarvitse olla enää ainoa lähestymistapa sillä uudet teknologiainnovaatiot yhdistettyinä yksinkertaistettuihin tietorakenteisiin ja projektimenetelmiin avaavat uusia mahdollisuuksia myös itse ERP:n ytimen uudistamiselle.


Transformaation tuska

Miksi yritykset epäröivät lähteä muuttamaan nykyisen ERP:n ydintä? Yritysten on usein vaikea hahmottaa miten vanhan monimutkaisuuden voisi purkaa ja mistä muutostyö pitäisi ylipäätään aloittaa? Millainen on uusi ydin, mitä siihen kuuluu ja mikä kuuluu sen ulkopuolella? Haastavia kysymyksiä monelle CIO:lle.

Teknisen toteutuksen lisäksi epäröintiä lisää myös se, että muutokset ERP:n ytimessä haastavat yrityksen totut toimintamallit ja kulttuurin. Kyseessä on iso mentaalinen, ihmisiin liittyvä muutos, jossa uuden pelko tuntuu usein suuremmalta kuin nykyinen tuska. Yritysten olemassa olevia rakenteita ja prosesseja ylläpitää suuri joukko työntekijöitä – usein oman alansa huippuasiantuntijoita – joiden asemaan, osaamiseen ja jopa työpaikkaan transformaatio iskee.

Muutos ERP:n ytimeen täytyy kuitenkin tehdä ennemmin tai myöhemmin. Mikään yritys ei pääse pakoon digitaalisuuden vaikutuksia. Jokainen yritys pelkää sitä hetkeä, jolloin kilpailija - jopa aivan uusi – ajaa rinnalle ja ohi uudella liiketoimintamallilla ja ketteryydellä. Viimeisen sysäyksen muutokselle ja siirtymisen seuraavan sukupolven ERP-järjestelmiin aiheuttaa aikaisempien ratkaisujen tuen päättyminen tulevina vuosina. Tällöin joukosta erottuvat voittajina ne yritykset, jotka ovat lähteneet muutokseen ennakoivasti omien liiketoimintatarpeidensa pohjalta ja uutta teknologiaa hyödyntäen.