Loomis Suomi Oy:n vanha taloushallinnon järjestelmä oli tullut tiensä päähän, ja he tarvitsivat tilalle modernin järjestelmän, joka saataisiin käyttöön vaiheittain. Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations valikoitui joustavuutensa, laajennettavuutensa sekä käytettävyytensä vuoksi.

Loomis Suomi Oy on osa kansainvälistä käteisen rahan kuljetuksiin sekä käsittelyyn erikoistunutta pörssiyhtiötä, jonka pääkonttori sijaitsee Ruotsissa. Yritys etsi modernia taloushallinnon järjestelmää, joka kykenisi palvelemaan heitä pitkällä aikavälillä ja toimisi hyvänä alustana jatkokehitykselle.

Aiempi taloushallinnon ratkaisu oli ollut käytössä jo 2000-luvun alusta asti, eikä tarjonnut enää edellytyksiä moderneille kehitystarpeille. Uuden järjestelmän valinta ei kansainvälisessä organisaatiossa ollut kuitenkaan yksinkertaista, sillä vaakakupissa painoivat pyrkimys yhtenäisiin järjestelmiin konsernin sisällä sekä eri maayksiköiden itsenäiset näkemykset järjestelmävalinnoista.

Järjestelmämuutosta mietittiin pitkään

Loomis Suomi Oy:n talousjohtaja Tuomas Sainio ehti nähdä järjestelmähankkeen valmistelua jo toimiessaan yrityksen pääkirjanpitäjänä -10 luvun alkupuolella. Sainio toimi välissä muissa tehtävissä, mutta palasi Loomis Suomi Oy:n talousjohtajan tehtävään vuonna 2016. Samalla hän alkoi aktiivisesti edistää taloushallinnon järjestelmän uudistamista.

”Suurimmat puutteet vanhassa ratkaisussa liittyivät sen kankeuteen ja kehittämisen vaikeuteen. Asioita tehtiin paljon käsin, eikä tieto ei liikkunut automaattisesti tuotannon ja taloudenohjauksen välillä. Järjestelmään oli myös liki mahdotonta saada lisättyä uusia ominaisuuksia.”, hän jatkaa.

”Koska aikaisempi järjestelmä oli auttamattoman vanhanaikainen, oli sen vaihtaminen väistämätöntä. Toisaalta se oli kuitenkin sinänsä toimiva, jonka vuoksi uudistamista oli vuosi vuodelta lykätty eteenpäin.”, Sainio kertoo. 

Palvelumyynnin tarpeisiin sopi Dynamics 365 Finance & Operations

Suomen maayhtiö sai lopulta valita itse, minkä taloushallinnon järjestelmän he ottaisivat käyttöön. Tässä vaiheessa pöydällä oli muutamia vaihtoehtoja, joista Tuomas Sainio suosi Microsoftin Dynamics 365 Finance & Operationsia.

”Minulla oli hyviä kokemuksia Microsoft Dynamics -tuoteperheestä aiemmista työtehtävistäni. Dynamics 365 Finance & Operationsin puolesta puhuivat myös sen soveltuvuus palveluliiketoiminnan tarpeisiin, erittäin hyvä laajennettavuus ja mahdollisuus ottaa haluamamme ominaisuudet käyttöön meille sopivassa järjestyksessä. Koin myös, että eri käyttäjäryhmien olisi suhteellisen helppoa oppia käyttämään Microsoftin tuotetta. 

”Koimme, että Dynamics 365 Finance & Operations oli meille oikea ratkaisu, sillä se pystyi vastaamaan meidän välittömiin tarpeisiimme sekä antoi edellytykset jatkokehitykselle.”, hän jatkaa.

Digia valikoitu toimittajaksi osaamisen ja luotettavuuden vuoksi

Koska Sainio koki modernien tietojärjestelmien olevan teknisiltä ominaisuuksiltaan suurin piirtein samalla viivalla, korostui hankkeen suunnittelussa toimittaja ja tämän ymmärrys yrityksen tarpeista sekä näkemys lopullisesta toteutuksesta.

”Digia oli lopulta helppo valinta järjestelmän toimittajaksi. He olivat olleet meihin vuosien saatossa aktiivisesti yhteydessä, jonka vuoksi he tunsivat meidän tarpeemme sekä taustamme hyvin. Henkilökemiat toimivat myös hyvin Digialaisten kanssa, ja meillä oli luottamus siihen, että heillä oli projektille samat tavoitteet kuin meillä.”, Sainio kertoo Digian valinnasta.

Toimitus sujui odotusten mukaisesti

Loomis Suomi Oy:n Dynamics 365 Finance and Operations toimituksen suunnittelu onnistui hyvin ja siitä asetetuista aikatauluista kyettiin pitämään pääsääntöisesti kiinni. Vaikka joitakin viivästyksiä tulikin, olivat nämä joko odotettavissa olevia tai muuttuneista olosuhteista johtuneita.

”Toimitus oli hyvin projektoitu ja sen kestoksi arvioitiin hieman alle vuosi. Siinä myös pysyttiin.”, Sainio kertoo ja jatkaa:

”Isoimmaksi haasteeksi muodostui yhden operatiivisen järjestelmämme integrointi D365:n. Tämäkään ei tullut yllätyksenä ja olimme osanneet varautua siihen. Digian lähestyminen asiaan oli erittäin ratkaisuhakuinen.”, Sainio toteaa.

Lopputulos vastasi suunniteltua

Saatu ratkaisu on ollut sitä, mitä pitikin ja vastannut Loomis Suomi Oy:n odotuksiin hienosti. Käsin tehtävän työn määrä on vähentynyt huomattavasti, liiketoimintadata saadaan järjestelmästä ulos pitkälle analysoituna ja yhteen koottuna. Samalla, kun käsin tehtyjä työvaiheita on saatu automatisoitua, on myös inhimillisten virheiden määrä saatu minimoitua. Uusi ratkaisu tarjoaa myös joustavammat mahdollisuudet käsitellä suuriakin määriä dataa massa-ajoina. Tähän aiempi ratkaisu ei kyennyt.

”Järjestelmähanke oli hyvin valmisteltu ja projektoitu, joka johti siihen, että yllätyksiä tuli matkalla hyvin vähän. Järjestelmä saatiin suurimmalta osin käyttöön huhtikuussa 2019 ja ensimmäiset kokemukset ovat olleet positiivisia. Jotakin pientä säätämistä on jouduttu tekemään myös jälkikäteen, ja yhden operatiivisen järjestelmän integraatiota rakennetaan edelleen, mutta nämä eivät ole tulleet yllätyksinä.”, Sainio toteaa ja jatkaa:

”Digian tapa toimia on ollut erinomainen. Sovituista asioista on pidetty kiinni ja ongelmatilanteissa he ovat keskittyneet ratkaisun etsimiseen yhdessä keskustelemalla.”

Yhteistyö syvenee Digian ja Microsoftin kanssa

Yhteistyötä Digian kanssa aiotaan jatkaa myös tulevaisuudessa.

”Yksi tärkeä syy, miksi valitsimme uudeksi järjestelmäksemme Dynamics 365 Finance & Operationsin, oli sen laajennettavuus. Näitä mahdollisuuksia pohdimme tällä hetkellä. Olemme käyneet keskusteluita ainakin Dynamics 365 Field Servicestä kenttätyön toiminnanohjaukseen sekä varastonhallinnan ratkaisusta. Kokemuksemme Digiasta ovat olleet erinomaisia, joten jatkamme varmasti yhteistyötä heidän kanssaan.”, Sainio kertoo.

Myös kansainvälisessä organisaatiossa on oltu kiinnostuneita Suomen maayksikön järjestelmähankkeesta.

”Tällä hetkellä myös Iso-Britannian yksikössä pohditaan taloudenohjauksen järjestelmän päivittämistä ja Dynamics 365 Finance & Operations on vaihtoehtona myös siellä. Olen itse osallisena tuossa työryhmässä kertomassa meidän kokemuksistamme sekä näkemyksestämme järjestelmästä.”, Sainio toteaa lopuksi.