Taloushallinto on jo pitkään pyrkinyt hallinnollisista rutiineista kohti strategisempaa roolia. Kehitys on ollut kaikkia arvioita hitaampaa, perinteiset roolit ovat olleet juurtuneita ja välineet muutokseen ovat puuttuneet.

Viimeisten parin vuoden aikana on nähty välähdyksiä tulevasta ja innostuttu uusista mahdollisuuksista, ja 2020-luvusta on tulossa käänteentekevä, kaikkien aikojen vuosikymmen. Moottorina toimii digitalisaation ja teknologioiden kehittyminen. Mitä alkaneelta vuosikymmeneltä on odotettavissa?

1. Digitalisaatio edistyy harppauksin sääntelyn kautta

Tähän asti taloushallinnon digitalisaatio on edennyt Suomessa pääosin markkinavoimien kautta. Sähköisiä toimintamalleja on suositeltu ja digitaalisia dokumentteja vaadittu kaupallisten sopimussuhteiden kautta. Kehitys on ollut hidasta ja julkinen sääntely onkin astunut peliin digitalisaation nopeuttamiseksi.

Vuosi sitten palkkaverotus otti ison harppauksen reaaliaikaisen verotuksen suuntaan tulorekisterin käyttöönoton kautta. Samojen periaatteiden mukaisesti tulee lähivuosina uudistumaan arvonlisäverotus. Arvonlisäverotuksen tietoa tultaneen vaatimaan reaaliaikaisesti ja tapahtumatasoisesti. Taustalla on tavoite verotuksen kattavuuden parantamiseksi ja verotulojen lisäämiseksi. Ilmoitusvelvollisten organisaatioiden on automatisoitava prosessejaan ja vahvistettava digitaalisuutta tietojen käsittelyssä, jotta ilmoitusvelvollisuudesta selvitään. Sääntely siis pakottaa automatisoimaan.

Automaatiota edistää myös huhtikuun alussa voimaan tuleva oikeus vaatia toimittajalta laskut EU:n määrittämänä verkkolaskuna. Verkkolaskudatan hyödyntämisen hidasteena on ollut laskujen puutteellinen sisältö. Sisällön parantamiseen on nyt saatu tuki kattavan standardin ja lain kautta. Laskujen käsittelyn automaatio voidaan nostaa uudelle tasolle paremman rakenteisen laskudatan ansiosta.

2. Taloushallinnon perusprosessit toimivat automaattisesti ”taustalla”

Taloushallinnon järjestelmät kehittyvät nopeasti pilvipalveluina, joihin julkaistaan uusia toiminnallisuuksia paljon aiempaa useammin. Ihmisten ylläpitämän sääntöpohjaisen automaation lisäksi tekoäly automatisoi sääntöjen luomista, mikä nopeuttaa kehitystä moninkertaisesti. Robotit tulevat myös toimimaan omassa roolissaan järjestelmien tukena. Taloushallinnon päivittäiset, viikoittaiset ja kuukausittaiset rutiinit pystyttäisiin automatisoimaan jo nykyvälineillä, ja tämän vuosikymmenen aikana automaatiosta tulee väistämättä totta.

3. Parempaa palvelua asiakkaille

Sen lisäksi, että laitamme prosessit rullaamaan talousosastolla, huomiotta ei tule jättää talousosaston asiakkaita, eli organisaation muuta henkilöstöä ja sidosryhmiä. Pystymme tarjoamaan heille helppokäyttöisiä työvälineitä ja tuottamaan parempaa palvelua.

Organisaatioissa on jo chatbotteja, jotka auttavat kirjaamaan tunteja, tekemään matkalaskuja tai selaamaan laskutusdataa. Tällaisen palvelun tuottaminen ei ole ollut mahdollista ihmisvoimin, mutta sitä voidaan helposti ja kustannustehokkaasti tuottaa digityöntekijöiden avulla.

Tekoälyn avulla pystymme edelleen helpottamaan kollegoidemme arkea. Odotan, että digiassistentti osaisi ennustaa kalenterini perusteella, mitä matkavarauksia tarvitsen, suositella sopivimmat liput ja varata ne minulle. Tai viikon päätteeksi kerätä tiedot tekemästäni työstä ja koostaa niistä tuntikirjausehdotukset hyväksyttäväkseni. Tuloksena olisi varmasti tyytyväisempi henkilöstö, jolla on enemmän aikaa liiketoiminnan ja loppuasiakkaiden asioiden edistämiseen.

4. Jokaiselle oma analyytikko

Digitaalisen datan määrä kasvaa ja hallinnollisista rutiineista vapautuu aikaa talouden strategisemman roolin toteuttamiseen. Jo nyt pystyisimme antamaan organisaation käyttöön taskussa kulkevan henkilökohtaisen analyytikon eli kehittyneen analytiikkaohjelmiston, joka ymmärtää ihmisen kieltä, oivaltaa puutteellisenkin pyynnön avulla, mitä tietoa olen hakemassa ja näyttää sen helposti ymmärrettävässä muodossa. Kehittynyt analytiikka kertoo, mistä muutokset johtuvat, ja hälyttää poikkeamista ilman, että niitä täytyy itse vahtia.

Tieto ei ole enää valtaa, vaan jokaisen käytettävissä reaaliaikaisesti. Taloushallinnon tehtävänä on datalukutaidon kehittäminen, kiinnostuksen herättely dataa kohtaan, työvälineiden kehitys ja parempien päätöksenteon prosessien edistäminen dataan perustuen.

5. Ennustaminen kilpailuetuna:

Data ja analyysit eivät itsessään ole arvokkaita, vaan arvokasta on niiden vaikutus toimintaamme. Tämä tarkoittaa pitkäjänteistä työtä kulttuurin ja toimintatapojen muuttamiseksi. Mitä tehokkaammin ja tarkemmin pystymme muodostamaan ennusteita tulevasta joko toteumaan perustuen tai vaihtoehtoisten suunnitelmien tuloksia peilaten, sitä suuremmat mahdollisuudet meillä on ohjata toimintaa haluttuun suuntaan.

Meidän kuluttajien käytössä olevat sovellukset ovat hyviä ennustamaan omaa käytöstämme ja mielenkiinnon kohteitamme. Ennusteiden automaatio tulee lisääntymään myös yritysten suunnitteluprosesseissa, ja tällä tulee olemaan konkreettisia ja helposti mitattavissa olevia taloudellisia hyötyjä.

Kilpailuetua on saatavilla siitä, että tunnistetaan mahdollisuuksia toiminnanohjauksen ja asiakaspalvelun parantamiseen ja ennakkoluulottomasti kokeillaan uusien työvälineiden soveltamista näihin. Kehitys vaatii panostuksia, ja meillä tulee olla rohkeutta pitkäjänteiseen panostamiseen myös vaikeina taloudellisina aikoina ja vaikka lopputuloksiin liittyy uusien teknologioiden osalta epävarmuutta.

Digitalisaation toimiessa muutoksen moottorina, jarruna voimme toimia me ihmiset. Bittiä on helpompi muuttaa kuin henkilön toimintaa, puhumattakaan tiimin tai koko organisaation toiminnasta. Tulevan vuosikymmenen fokuksessa tulee vahvasti olemaan osaamisen kehittäminen ja tuleviin uusiin rooleihin valmistautuminen. Työn siirtyessä koneen ääreltä ihmisten pariin, ja rutiineista projektimaisempaan työhön, panostuksia kannattaa ohjata sekä itsensä että muiden johtamistaitojen kehittämiseen.

Kirjoittaja

Sanna Kaarlejärvi

Kirjoitus on julkaistu aiemmin Efiman sivuilla.