Vanhuuttaan yskivä talousjärjestelmä voi seisoa koko taloushallinnon kehityksen tiellä. Mistä sitten tunnistat tiensä päähän tulleen talousjärjestelmän, ja mitä sille pitäisi tehdä? Suomen johtaviin talousprosessien kehittäjiin kuuluva Sanna Kaarlejärvi kokoaa yhteen kahdeksan tyypillisintä tuntomerkkiä, jotka kielivät järjestelmäuudistuksen tarpeesta, ja kertoo, miten matkaa kohti modernia taloushallintoa ei tarvitse aloittaa aivan alkumetreiltä.

Vaikka ruoho ei aina ole vihreämpää aidan toisella puolella, käyttöikänsä lopun saavuttaneen talousjärjestelmän kohdalla sananlasku voi hyvinkin pitää paikkaansa. Tulevaisuuden taloushallinto on täynnä mahdollisuuksia aina päätöksentekoa tukevasta analytiikasta rutiinitöistä vapauttavaan automaatioon – mutta vain ja ainoastaan, jos yrityksen talousjärjestelmät sen sallivat.

Mistä sitten tiedät, milloin talousjärjestelmänne eivät enää palvele tulevaisuuden tarpeita ja seisovat vain taloushallintonne kehityksen tiellä? Lyhyesti sanottuna silloin, kun järjestelmänne eivät enää palvele liiketoimintaanne, eivätkä tue siinä tapahtuvia muutoksia. Hieman pidemmin sanottuna silloin, kun tunnistat talousjärjestelmänne ainakin yhdestä alle listaamastani kahdeksasta tuntomerkistä, joista jokainen kielii järjestelmän uudistamistarpeesta.

Tulevaisuuden taloushallinto on täynnä mahdollisuuksia aina päätöksentekoa tukevasta analytiikasta rutiinitöistä vapauttavaan automaatioon – mutta vain ja ainoastaan, jos yrityksen talousjärjestelmät sen sallivat.

Käy tuntomerkkien lista läpi ajatuksella ja pohdi, liippaako yksi tai useampi kohta käytössä olevaa talousjärjestelmäänne. Jos kyllä, kannattaa järjestelmän vaihtoa, uusimista tai vähintäänkin sen päivittämistä harkita vakavasti. Ja jottemme jäisi ilman rakentavia ratkaisuja, lisäsin kunkin tuntomerkin kylkeen näkemykseni siitä, miten haasteet voidaan taklata tekemällä seuraavasta järjestelmävalinnastanne tulevaisuudenkestävän.

1. Järjestelmänne elinkaari on päättymässä

Monella yrityksellä on yhä käytössään paikallisia on-premises-ratkaisuja, joiden elinkaari lähenee loppuaan. Järjestelmää ei enää päivitetä, eikä uusia toiminnallisuuksia ole saatavilla. Pahimmillaan järjestelmän tuki päättyy kokonaan ja tietoturvaominaisuudet vanhenevat, mikä aiheuttaa merkittävän jatkuvuusriskin koko taloushallinnolle. Tulevaisuudenkestävä talousjärjestelmä on pilvipalvelu, jonka toimittaja vastaa sen jatkuvasta kehittämisestä ja päivittämisestä niin, ettei järjestelmän päätepistettä tarvitse pelätä vielä pitkiin aikoihin.

2. Järjestelmänne käytettävyys on heikko

Vaikeakäyttöisiin ja hitaisiin järjestelmiin ei kannata kenenkään hukata aikaansa. Hälytyskellojen pitäisi soida vähintäänkin silloin, jos järjestelmäänne kirjautuminen on hankalaa, järjestelmän käyttö takkuaa hitauden tai monimutkaisuuden vuoksi tai jos käyttö ei suju ilman jatkuvia selvityksiä ja tukipyyntöjä. Tulevaisuudenkestävässä järjestelmässä käytettävyys on kaiken keskiössä. Järjestelmää voi käyttää vaikka junan laiturilta, eli käyttö onnistuu web- ja mobiilikäyttöliittymillä ajasta ja paikasta riippumatta. Käyttöliittymät ovat niin intuitiivisia, ettei ohjeita tarvita. Tietoa on helppo etsiä, visualisoida ja analysoida. Tiedon tuonti ja vienti toimisto-ohjelmistoihin, kuten Exceliin, on mutkatonta.

3. Järjestelmänne eivät toimi yhteen

Taloushallinnon järjestelmä saattaa sisältää hyvät toiminnallisuudet kirjanpidon ja reskontrien hoitamiseen, mutta se ei riitä nykypäivän digitaalisessa taloushallinnossa. Yritysten kokonaisarkkitehtuurit ovat laajoja ja monimutkaisia. Optimitilanteessa talousjärjestelmä on kaikkien järjestelmien keskiössä, ja tieto siirtyy reaaliaikaisesti ja automaattisesti eri liiketoimintajärjestelmistä taloushallintoon. Valitettavasti tämä ei ole todellisuus kaikissa organisaatioissa. Valitettavan usein talousjärjestelmät siiloutuvat irrallisiksi ratkaisuiksi, eivätkä pelaa yhteen liiketoiminnan muiden järjestelmien kanssa.

Ilman toimivia integraatioita taloushallinnon tieto ei ole ajantasaista, eikä talousosasto pysty tuottamaan päätöksentekijöiden kaipaamaa rikasta talousdataa. Moderni järjestelmä sisältää toimivat rajapinnat, joilla dataa on tehokasta päivittää ja jakaa eri järjestelmien ja palveluiden välillä. Talousjärjestelmän käyttöönotossa on huomioitu sen rooli osana kokonaisarkkitehtuuria, ja ratkaisu on sovitettu toimimaan saumattomasti yhteen muiden järjestelmien kanssa.

4. Järjestelmänne ei tue päätöksenteossa tarvittavan datan keräämistä ja hyödyntämistä

Taloushallinnon arvo perustuu pitkälti sen tuottaman tiedon hyödyllisyyteen ja oikea-aikaisuuteen. Mikäli laskentarakenteiden puutteista johtuen talousjärjestelmästä ei saada otettua talteen liiketoiminnan tarvitsemia erittelytasoja, tai jos tiedon tallennusta joudutaan rajoittamaan automaation ja integraatioiden puuttuessa, voi syntyä tilanne, jossa taloushallinto täyttää vain ulkoiset, pakolliset vaatimuksensa, mutta ei tue organisaation sisäisiä tarpeita. Moderni talousjärjestelmä tukee tiedon keräämistä ja hyödyntämistä tehokkaiden rajapintojen, prosessiautomaation, joustavien laskentarakenteiden ja sisäänrakennettujen analyysityökalujen avulla.

5. Järjestelmänne ei ole skaalautuva

Siinä missä lapsi voi kasvaa ulos vaatteistaan, voivat myös kasvavan yrityksen järjestelmät jäädä jälkeen kasvun ja kehityksen myötä. Pieneksi jääneellä järjestelmällä ei ole tehokasta hallita kasvaneita transaktiovolyymeja, mikä voi johtaa kasvavaan manuaalisen työn määrään tai järjestelmän toimintojen hidastumiseen. Järjestelmästä ei ehkä löydykään tukea kehittyneiden liiketoimintojen ja liiketoimintamallien vaatimille toiminnallisuuksille.

Toisin kuin kasvavan lapsen tapauksessa, modernin IT-järjestelmän kohdalla ei seuraavassa kasvupyrähdyksessä tarvitse laittaa koko vaatekertaa vaihtoon. Tulevaisuudenkestävä talousjärjestelmä on pilvipalvelu, joka itsessään skaalautuu volyymien kasvaessa ja tarjoaa uusia toiminnallisuuksia liiketoiminnan muutoksiin.

6. Järjestelmänne ei tue liiketoimintamallien muutoksia tai yritysjärjestelyitä

Pahimmillaan järjestelmä saattaa olla esteenä koko liiketoiminnan uudistumiselle. Järjestelmän jäykät rakenteet ja työläät muutostyöt voivat jarruttaa liiketoiminnan muutoksia tai esimerkiksi estää uuden yrityksen lisäämisen järjestelmän piiriin. Moderni talousjärjestelmä mahdollistaa muutokset, ja parhaimmillaan pääkäyttäjä pystyy parametrien avulla toteuttamaan niitä itse. Uudet liiketoimintajärjestelmät voidaan integroida nopeasti talousjärjestelmään, ja laskentarakenteet mahdollistavat joustavasti päivityksiä talouden seurantamalleihin ja raportteihin.

7. Järjestelmänne ei tue automaatiota

Jos talousjärjestelmä ei tue automaatiota, rutiiniaskareet kaatuvat ihmisten niskaan. Aikaa ei jää liiketoiminnan tukemiseen, eikä päätöksentekoa tukevan analytiikan tuottamiseen. Moderni järjestelmä automatisoi taloushallinnon työtä esimerkiksi ajastettavilla prosessiajoilla, tehokkailla liittymillä ja automatisoidulla liittymävalvonnalla sekä sääntöpohjaisilla työnkuluilla. Ja kirsikkana kakun päällä on tulevaisuudenkestävään talousjärjestelmään sisäänrakennettu tekoälyä, jonka avulla käyttäjälle voidaan ennustaa ja ehdottaa toimenpiteitä, esimerkiksi ostolaskujen tiliöinteihin liittyen. Aikaa vapautuu arvokkaampaan työhön, ja rutiinitkin tulevat hoidetuiksi.

8. Taloushallintonne ei pysty tuottamaan organisaatiolle hyvää palvelua nykyjärjestelmän rajoitteiden vuoksi

Talousjärjestelmän rajoitteet, kuten edellä on kuvattu, voivat tehdä taloushallinnolle jopa mahdottomaksi hyvän palvelun tuottamisen organisaatiolle. Tulevaisuudenkestävä talousjärjestelmä voi auttaa nostamaan taloushallinnon palvelun uudelle tasolle, kun se vapauttaa aikaa rutiinitöiltä palvelulle, mahdollistaa organisaation työn sujuvuuden helppokäyttöisyydellään ja tuottaa hyödyllistä talousdataa päätöksenteon tueksi. Talousjärjestelmä voi näin tukea taloustoiminnon arvon kasvattamista ja business partner -rooliin kasvamista.

Kokoamani tuntomerkkien lista perustuu todellisiin kokemuksiin tämän päivän yritysten talousjärjestelmistä ja niiden kipukohdista. Ja koska me Efimalla haluamme auttaa asiakkaitamme menestymään, olemme luoneet edellä esittämiini ratkaisuihin pohjautuvan, tulevaisuudenkestävän taloushallinnon kokonaisratkaisun. Ratkaisun, joka mahdollistaa modernin taloushallinnon arjen ja palvelee yrityksenne tarpeita vielä pitkälle tulevaisuuteen. Erityisesti keskisuurille yrityksille suunnattu kokonaisratkaisu on rakennettu Unit4-teknologian ympärille, ja ratkaisuun on sisäänrakennettu Suomen johtavien talousammattilaisten luomat parhaat käytännöt ja prosessit – jottei matkanne kohti pilvisiirtymää ja modernia taloushallinnon arkea tarvitse lähteä starttiviivalta.

Seuraavassa blogissani kerron, miten varmistamme ratkaisumme käyttöönoton sujuvasti. Moderni talousjärjestelmä ei itsessään takaa vielä toimivaa talousarkea, jos järjestelmän käyttöönottoa ei ole suunniteltu ja resursoitu fiksusti, eikä sen toiminnallisuuksista osata ottaa kaikkea hyötyjä irti.

Kirjoittaja

Sanna Kaarlejärvi

Business Director, Finance

Kirjoitus on julkaistu aiemmin Efiman sivuilla.