Nämä ovat tärkeimmät projektidokumentit
Johdonmukainen projektidokumentaatio optimaalisen yleiskuvan saamiseksi
Johdonmukainen projektidokumentaatio on menestyneiden projektien perusta. Ei kuitenkaan ole järkevää vain dokumentoida kaikkea jäsentämättömällä tavalla. Projektidokumentaation tulisi pikemminkin sisältää olennaiset tiedot ja päätökset, jotta se olisi mielekäs ja voitaisiin toteuttaa kohtuullisella ponnistuksella. Eri toimialat, erilaiset yrityskoot ja muuttuvat projektivaatimukset vaikuttavat tarvittavan projektidokumentaation sisältöön ja laajuuteen. Esittelemme viisi olennaista projektidokumentaatiota, joita meidän kokemuksen mukaan tulisi käyttää kaikissa projekteissa.
JOHDONMUKAISEN PROJEKTIDOKUMENTAATION EDUT
- Parempi yleiskatsaus: Hyvä projektidokumentaatio auttaa työntekijöitä, projektipäälliköitä ja muita sidosryhmiä seuraamaan projektin tilaa.
- Apua projektin vaatimusten täyttämiseen: Projektidokumentit auttavat sinua määrittämään ja pitämään kirjaa projektin vaatimuksista ja tavoitteista ja siten varmistamaan, että projektisi etenee aina oikeaan suuntaan.
- Opi projekteista: Projektin päätyttyä dokumentaatio auttaa sinua analysoimaan projektin kulkua ja oppimaan siitä. Näin näet, mikä meni hyvin, missä tapahtui virheitä ja missä tarvittiin muutoksia. Tämä auttaa sinua suunnittelemaan seuraavan projektisi optimaalisella tavalla.
Hankkeen eri vaiheissa tarvitaan erilaisia asiakirjoja. Sen vuoksi olemme jakaneet eri asiakirjat hankkeen alku-, suunnittelu-, toteutus- ja loppuunsaattamisvaiheiden mukaan.
1. PROJEKTIN ALUSTUS
1.1 Projektikäsikirja
Projektikäsikirja sisältää kaikki tiettyä projektia koskevat säännöt sekä myös sen toteuttamiseen tarvittavat tiedot. Se toimii siten nopeana yleiskatsauksena työntekijöille ja kiinnostuneille ja sisältää kaikki projektin perusasiat. Tämän asiakirjan laatii yleensä projektipäällikkö. Riippuen käyttämästäsi projektinhallintamenetelmästä, sisältö voi vaihdella ja myös asiakirjan otsikko voi muuttua. Esimerkiksi DIN 69901-5:n projektin käsikirja on PMBOK-oppaan niin kutsuttu ”Projektinhallintasuunnitelma” ja PRINCE2:n ”Projektinhallintadokumentaatio”.
Yleensä projektikäsikirja sisältää seuraavat kohdat:
- Projektin määritelmä ja tavoitteet
- Projektin organisaatiorakenne, jossa on kaikki roolit, vastuut ja yhteyishenkilöt
- Tiimien jäsenten tiedot ja yhteystiedot
- Projektin säännöt, kuten käytettävät työkalut, käytettävä projektinhallintaohjelmisto tai ohjelmisto projektin dokumentointiin, sekä viestintä- ja dokumentointivaatimukset
- Arvioitu aikataulu
Projektikäsikirja voi kuitenkin sisältää paljon muutakin, kuten liiketoimintamallin, muutosvaatimukset tai jopa avainsanasanaston.
1.2 Projektitoimekstianto
Projektia ei pitäisi aloittaa ilman muodollista projektitoimeksiantoa, koska tämä asiakirja on se mikä antaa projektipäällikölle virallisen valtuuden käyttää resursseja ja rahaa. Lisäksi myös projektin tavoite ja kehykset on siinä tarkasti määritelty. Yrityksestä ja projektista riippuen projektitoimenksianto voi olla vain yhden sivun mittainen sisältäen kaikkein olennaisimmat tiedot, tai se voi olla kattava asiakirja. Tämän asiakirjan allekirjoittavat tilaaja ja projektipäällikkö ja se on siten samalla sopimus molempien osapuolten välillä. Vaikka tämä käytännössä usein hoidetaan eri tavalla, olemme vakuttuneita siitä, että kirjallista projektitoimeksiantoa ei tulisi koskaan jättää tekemättä.
2. SUUNNITTELU
Projektisuunnitelma
Projektisuunnitelmassa kuvataan, mitä projektissa on tarkoitus toteuttaa ja sisältää ainakin työnjakorakenteen. Se sisältää usein myös kustannussuunnitelman, resurssisuunnitelman ja aikataulun.
Työn jakautumisrakenne on hierarkkinen esitys kaikista projektin tehtävistä, kun taas aikataulu kuvaa projektin ajallista järjestystä jäsennellysti. Tässä tehtävät ja virstanpylväät järjestetään ottaen huomioon keskinäiset suhteet, rajoitteet ja projektin tavoitteet. Kustannussuunnitelma kertoo, mitkä kustannukset ovat todennäköisiä ja missä vaiheessa projektia, kun taas resurssisuunnitelma näyttää projektin vaatimat resurssit ja kuinka niitä käytetään.
3. TOTEUTUS
Projektin tilaraportti
Projektin tilaraportti auttaa projektijohtajia ja tiimin jäseniä saamaan yleiskuvan projektin nykytilasta, tunnistamaan ongelmat ja riskit sekä toteuttamaan tarvittavat toimenpiteet. Sitä voidaan käyttää myös tiedottamaan projektin sidosryhmille projektin nykytilasta. Siksi säännöllisin väliajoin laadittava hankkeen tilaraportti on tärkeä työkalu projekteja toteutettaessa.
4. VALMISTUMINEN
Projektin loppuraportti
Projektin päättyminen tarjoaa hyvän tilaisuuden pohtia ja arvioida mennyttä projektia. Näin voit varmistaa, että seuraava projekti onnistuu entistä paremmin. Joten vaikka on helppoa ja houkuttelevaa aloittaa välittömästi seuraava projekti, on kuitenkin järkevää käyttää hieman aikaa projektin loppuraportin kirjoittamiseen. Projektin loppurapotti toimii myös kirjallisena vahvistuksena siitä, että kaikki osapuolet ovat hyväksyneet valmistuneen projektin, ts. että projekti on täyttänyt kaikki tavoitteet ja odotukset. Koska projektin loppuraportti on projektitoimeksiannon vastine, sen allekirjoittavat myös tilaaja ja projektipäällikö.
YHTEENVETO
Nämä viisi projektidokumenttia auttavat sinua toteuttamaan projektisi onnistuneesti ja saamaan niistä kaiken irti. Ainoa kysymys on, missä näitä asiakirjoja voi säilyttää niin, että ne ovat aina tiimisi, sidosryhmiesi ja itsesi saatavilla.
Paras tapa toteuttaa tämä on käyttää projektinhallintaohjelmistoa, jossa on integroitu asiakirjahallinta. Näin voit tallentaa kaikki tärkeät asiakirjat, jotka liittyvät projektiin, yksittäisiin tehtäviin tai toimintoihin. Tällä tavoin kaikki tärkeät asiakirjat ovat pysyvästi ja helposti saatavilla sijainnista riippumatta, koska ne on tallennettu keskitetysti ja ne ovat helposti haettavissa. Lisäksi voit määrittää, kenellä on oikeus noutaa tai muuttaa asiakirjoja ja käytännön versiointi tekee muutokset jäljitettäviksi
Lisätietoja
Tagit
Liiketoimintaprosessi
Projektinhallinta |
Omat tagit
Parm AG - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Parm AG - Muita referenssejä
Parm AG - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Nordea - Senior Backend Developer, Nordea Finance
- Laura - Palveluvastaava, tietohallinto
- Laura - Fullstack kehittäjä
- Digia Oyj - Kafka Integration Developer
- Laura - Senior Full Stack Developer
- Laura - Full Stack Developer
- Laura - Kesätyöpaikat, Toiminnanohjausjärjestelmän kehitys, Millog Oy Tampere
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- e21 Solutions Oy - Teknisestä tuotemyynnistä asiakaslähtöiseen verkkopalveluun
- Into-Digital Oy - Huoneistokeskuksen digitaalinen kotipesä palvelemaan asunnon ostajia ja myyjiä
- Softlandia Oy - LlamaIndex – Softlandian parannukset nostivat haun tarkkuuden, luotettavuuden ja suorituskyvyn uudelle tasolle
- Ready Solutions Oy - Dynava: Moderni data-alusta Azuren ja Databricksin avulla
- Maxtech - RTK-Palvelu hyötyy Maxtechin ajansäästövaikutuksesta ja TES-osaamisesta
- TNNet Oy - Kauppakeskus Seppä – TNNet hoiti nettiyhtydet kerrasta kuntoon
- TNNet Oy - Evantizer Oy – Palvelinsiirtoa TNNetille ei ole tarvinnut katua
Tapahtumat & webinaarit
- 23.01.2025 - Generatiivisen tekoälyn hyödyt liiketoimintajohtajalle
- 29.01.2025 - Modern toolchain and AI breakfast seminar with Eficode, AWS and HashiCorp
- 30.01.2025 - 30.1.2025 | Webinaari: Tehokkaampaa tuotantoa teollisuusyritykselle Fellowmindin Manufacturing Template -ratkaisulla
- 30.01.2025 - Suuri Rahoitusilta
- 30.01.2025 - Open Future
- 29.01.2025 - SecD-Day event
- 05.02.2025 - Smart Commerce Nordic 2025
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- SprintIT Oy - Odoo tarjoaa raportointiominaisuudet ilman erillisiä BI-työkaluja
- Innofactor Oyj - Tilaa Innofactorin uutiskirje ja pysy digitalisaation aallonharjalla
- Ready Solutions Oy - Mitä on data engineering?
- Digia Oyj - Senior Trainee: Arkkitehtina saa olla näköalapaikalla ihmisten ja teknologian välissä
- Digia Oyj - Senior Trainee: Bittejä on ilo siirrellä mielenkiintoisten asiakkaiden hyödyksi
- Efima Oyj - OpenAI o1 ja o3 – Uusi aikakausi kielimalleille?
- Codemate - Codematen kohokohdat vuodelta 2024
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |