Johdonmukainen projektidokumentaatio optimaalisen yleiskuvan saamiseksi

Johdonmukainen projektidokumentaatio on menestyneiden projektien perusta. Ei kuitenkaan ole järkevää vain dokumentoida kaikkea jäsentämättömällä tavalla. Projektidokumentaation tulisi pikemminkin sisältää olennaiset tiedot ja päätökset, jotta se olisi mielekäs ja voitaisiin toteuttaa kohtuullisella ponnistuksella. Eri toimialat, erilaiset yrityskoot ja muuttuvat projektivaatimukset vaikuttavat tarvittavan projektidokumentaation sisältöön ja laajuuteen. Esittelemme viisi olennaista projektidokumentaatiota, joita meidän kokemuksen mukaan tulisi käyttää kaikissa projekteissa.

JOHDONMUKAISEN PROJEKTIDOKUMENTAATION EDUT

• Parempi yleiskatsaus: Hyvä projektidokumentaatio auttaa työntekijöitä, projektipäälliköitä ja muita sidosryhmiä seuraamaan projektin tilaa.
• Apua projektin vaatimusten täyttämiseen: Projektidokumentit auttavat sinua määrittämään ja pitämään kirjaa projektin vaatimuksista ja tavoitteista ja siten varmistamaan, että projektisi etenee aina oikeaan suuntaan.
• Opi projekteista: Projektin päätyttyä dokumentaatio auttaa sinua analysoimaan projektin kulkua ja oppimaan siitä. Näin näet, mikä meni hyvin, missä tapahtui virheitä ja missä tarvittiin muutoksia. Tämä auttaa sinua suunnittelemaan seuraavan projektisi optimaalisella tavalla.

Hankkeen eri vaiheissa tarvitaan erilaisia asiakirjoja. Sen vuoksi olemme jakaneet eri asiakirjat hankkeen alku-, suunnittelu-, toteutus- ja loppuunsaattamisvaiheiden mukaan.

1. PROJEKTIN ALUSTUS

1.1 Projektikäsikirja

Projektikäsikirja sisältää kaikki tiettyä projektia koskevat säännöt sekä myös sen toteuttamiseen tarvittavat tiedot. Se toimii siten nopeana yleiskatsauksena työntekijöille ja kiinnostuneille ja sisältää kaikki projektin perusasiat. Tämän asiakirjan laatii yleensä projektipäällikkö. Riippuen käyttämästäsi projektinhallintamenetelmästä, sisältö voi vaihdella ja myös asiakirjan otsikko voi muuttua. Esimerkiksi DIN 69901-5:n projektin käsikirja on PMBOK-oppaan niin kutsuttu ”Projektinhallintasuunnitelma” ja PRINCE2:n ”Projektinhallintadokumentaatio”.

Yleensä projektikäsikirja sisältää seuraavat kohdat:

• Projektin määritelmä ja tavoitteet
• Projektin organisaatiorakenne, jossa on kaikki roolit, vastuut ja yhteyishenkilöt
• Tiimien jäsenten tiedot ja yhteystiedot
• Projektin säännöt, kuten käytettävät työkalut, käytettävä projektinhallintaohjelmisto tai ohjelmisto projektin dokumentointiin, sekä viestintä- ja dokumentointivaatimukset
• Arvioitu aikataulu

Projektikäsikirja voi kuitenkin sisältää paljon muutakin, kuten liiketoimintamallin, muutosvaatimukset tai jopa avainsanasanaston.

1.2 Projektitoimekstianto

Projektia ei pitäisi aloittaa ilman muodollista projektitoimeksiantoa, koska tämä asiakirja on se mikä antaa projektipäällikölle virallisen valtuuden käyttää resursseja ja rahaa. Lisäksi myös projektin tavoite ja kehykset on siinä tarkasti määritelty. Yrityksestä ja projektista riippuen projektitoimenksianto voi olla vain yhden sivun mittainen sisältäen kaikkein olennaisimmat tiedot, tai se voi olla kattava asiakirja. Tämän asiakirjan allekirjoittavat tilaaja ja projektipäällikkö ja se on siten samalla sopimus molempien osapuolten välillä. Vaikka tämä käytännössä usein hoidetaan eri tavalla, olemme vakuttuneita siitä, että kirjallista projektitoimeksiantoa ei tulisi koskaan jättää tekemättä.

2. SUUNNITTELU

Projektisuunnitelma

Projektisuunnitelmassa kuvataan, mitä projektissa on tarkoitus toteuttaa ja sisältää ainakin työnjakorakenteen. Se sisältää usein myös kustannussuunnitelman, resurssisuunnitelman ja aikataulun.

Työn jakautumisrakenne on hierarkkinen esitys kaikista projektin tehtävistä, kun taas aikataulu kuvaa projektin ajallista järjestystä jäsennellysti. Tässä tehtävät ja virstanpylväät järjestetään ottaen huomioon keskinäiset suhteet, rajoitteet ja projektin tavoitteet. Kustannussuunnitelma kertoo, mitkä kustannukset ovat todennäköisiä ja missä vaiheessa projektia, kun taas resurssisuunnitelma näyttää projektin vaatimat resurssit ja kuinka niitä käytetään.

3. TOTEUTUS

Projektin tilaraportti

Projektin tilaraportti auttaa projektijohtajia ja tiimin jäseniä saamaan yleiskuvan projektin nykytilasta, tunnistamaan ongelmat ja riskit sekä toteuttamaan tarvittavat toimenpiteet. Sitä voidaan käyttää myös tiedottamaan projektin sidosryhmille projektin nykytilasta. Siksi säännöllisin väliajoin laadittava hankkeen tilaraportti on tärkeä työkalu projekteja toteutettaessa.

4. VALMISTUMINEN

Projektin loppuraportti

Projektin päättyminen tarjoaa hyvän tilaisuuden pohtia ja arvioida mennyttä projektia. Näin voit varmistaa, että seuraava projekti onnistuu entistä paremmin. Joten vaikka on helppoa ja houkuttelevaa aloittaa välittömästi seuraava projekti, on kuitenkin järkevää käyttää hieman aikaa projektin loppuraportin kirjoittamiseen. Projektin loppurapotti toimii myös kirjallisena vahvistuksena siitä, että kaikki osapuolet ovat hyväksyneet valmistuneen projektin, ts. että projekti on täyttänyt kaikki tavoitteet ja odotukset. Koska projektin loppuraportti on projektitoimeksiannon vastine, sen allekirjoittavat myös tilaaja ja projektipäällikö.

YHTEENVETO

Nämä viisi projektidokumenttia auttavat sinua toteuttamaan projektisi onnistuneesti ja saamaan niistä kaiken irti. Ainoa kysymys on, missä näitä asiakirjoja voi säilyttää niin, että ne ovat aina tiimisi, sidosryhmiesi ja itsesi saatavilla.

Paras tapa toteuttaa tämä on käyttää projektinhallintaohjelmistoa, jossa on integroitu asiakirjahallinta. Näin voit tallentaa kaikki tärkeät asiakirjat, jotka liittyvät projektiin, yksittäisiin tehtäviin tai toimintoihin. Tällä tavoin kaikki tärkeät asiakirjat ovat pysyvästi ja helposti saatavilla sijainnista riippumatta, koska ne on tallennettu keskitetysti ja ne ovat helposti haettavissa. Lisäksi voit määrittää, kenellä on oikeus noutaa tai muuttaa asiakirjoja ja käytännön versiointi tekee muutokset jäljitettäviksi