HUB logistics räätälöi asiakasyrityksilleen kokonaisvaltaisia logistiikkapalveluita aina älykkäästä varastoinnista ja sisälogistiikasta puupakkaukseen ja toimitusketjukonsultointiin. Neptonin avulla työajanseuranta ja työvuorosuunnittelu saatiin yhtenäistettyä kaikissa konsernin yksiköissä, kolmen eri alan työehtosopimuksia noudattavissa tehtävissä. 

Kun aikaisempi työajanhallintaohjelmisto ei enää vastannut konsernin tarpeisiin, HUB logisticsin HR-asiantuntija Erle Jaaska alkoi kartoittaa vaihtoehtoja. Muun muassa vuorosuunnittelu puuttui aiemmasta järjestelmästä ja työajanhallinnassa joutui hoitamaan useita vaiheita ihmisvoimin. 

Tavoitteena oli löytää kokonaisuus, joka vastaisi muun muassa seuraaviin kriteereihin: 

• Selainpohjainen, nopea ja helppokäyttöinen työajanhallinta 
• Integrointi HR-järjestelmään, jotta henkilötietojen ja käyttäjäoikeuksien hallinnointi on helppoa 
• Mahdollisuus määrittää jokaiselle 16 yksikölle omat asetuksensa ja käyttöoikeutensa 
• Selkeä ja yksinkertainen tapa järjestelmäasetusten määrittämiseen 
• Sopivuus eri alojen työehtosopimusten vaatimuksiin 
• Täysin automaattinen ja virheetön työajanlaskenta 
• Mahdollisuus lomien ja poissaolojen hallintaan ja seurantaan 
• Monipuoliset ja helpot leimausominaisuudet työntekijöille 
• Selkeä ja yksinkertainen tuntien tarkastelun ja hyväksymisen prosessi 
• Yksinkertainen ja monipuolinen tuntien siirto palkkajärjestelmään 
• Monipuoliset ja selkeät raportointiominaisuudet sekä käyttöohjeet 

Markkinoiden parhaat työajanhallinnan ja työvuorosuunnittelun ominaisuudet johtivat Neptonin valintaan 

“Neptonissa jokainen ominaisuus oli kilpailijoita pidemmällä ja järjestelmä oli kokonaisuutena sopivin meidän tarpeisiimme”, kertoo Nepton-pääkäyttäjänä toimiva Jaaska. Hän arvosti esimerkiksi sitä, että Nepton on todella helppokäyttöinen ja tukee vuorosuunnittelun, työajanseurannan sekä palkanlaskennan prosessien automatisointia. “Lisäksi yksityiskohtaiset pääkäyttäjän ohjeet olivat tosi iso plussa”, Jaaska jatkaa. 

Erityisesti vuorosuunnittelu oli uutta vanhaan järjestelmään verrattuna. “Toimintaamme helpottaa, ettei pääkäyttäjän enää tarvitse luoda uusia vuoroja, vaan yksiköt pystyvät luomaan ja suunnittelemaan vuorot omatoimisesti”, Jaaska toteaa. Uutta oli myös mobiilileimaus, jota on hyödynnetty paljon ja josta on tykätty työntekijöiden keskuudessa. 

“Erle oli tehnyt määrittelytyön todella täsmällisesti ja tiesi tarkkaan, mitä odotti. Meidän tehtäväksi jäi saada järjestelmä vastaamaan kaikkien konsernin yksiköiden tarpeisiin”, kertoo Saarni Nepton Oy:n avainasiakaspäällikkö Jussi Halonen.

Porrastettu työajanseurannan ja vuorosuunnittelun käyttöönotto tuki organisaatiota muutoksessa

Yhteistyö järjestelmävaihdoksessa alkoi vuonna 2021 ja Nepton otettiin käyttöön viimeisessä yksikössä vuoden 2023 keväällä. Nyt käyttäjiä on yhteensä noin 400 työntekijöistä esihenkilöihin ja vuorosuunnittelijoihin. Käyttöönotto hoidettiin porrastetusti työehtosopimuksittain.

“Teimme ensimmäiset yksiköt yhdessä Neptonin asiantuntijan kanssa ja jäin sen jälkeen harjoittelemaan käyttöä itsenäisesti. Loin perusasetukset kaupan alan, teknologia- sekä puusepänteollisuuden työehtosopimuksia vastaaviksi”, Jaaska muistelee. 

Käyttöönotto tarkoitti myös kokonaisvaltaista muutosta toimintatavoissa, mikä vaati mittavaa pohjatyötä eri yksiköissä. Siksi järjestelmä otettiin käyttöön vaiheittain, organisaatiota muutoksessa tukien. Prosessi alkoi käyttöönottosuunnitelmasta ja konsernin yleisten asetusten luomisesta. 

“Kävimme yhdessä yksiköiden kanssa läpi käyttöönoton tarkan aikataulutuksen sekä tilannekatsauksen sen hetkisiin asetuksiin, minkä jälkeen pääsin tekemään loput määritykset Neptoniin. Sain tukea Neptonin asiantuntijoilta tarvittaessa. He olivat aina valmiina auttamaan ja tukivat käyttöönottoa erinomaisesti”, Jaaska kertoo. 

HR-järjestelmän ja palkkajärjestelmän integroinnit helpottavat esihenkilöiden työtä 

Neptoniin on integroitu sekä HR-järjestelmä että palkkajärjestelmä. Integraation avulla henkilötiedot siirtyvät HR-järjestelmästä Neptoniin automaattisesti, eikä henkilöitä tarvitse enää perustaa kahteen eri järjestelmään. Tämä on helpottanut esihenkilöiden työtä. Kiitosta on saanut myös helpompi ja selkeämpi tuntien hyväksyminen, poissaolojen hallinta ja tuntien siirto palkkajärjestelmään.

Toiminnasta on tullut läpinäkyvämpää, kun työntekijät pääsevät seuraamaan suunniteltuja vuorojaan sekä työajan muodostumista Neptonin kautta. Suunnittelua voidaan tehdä nyt myös osaamisperusteisesti ja tehtäväkohtaisesti, mikä on helpottanut työtä merkittävästi.

Kaikki on Jaaskan mukaan sujunut hyvin niin integrointien rakentamisessa kuin muiden ulkopuolisten yhteistyökumppaneiden ja palkanlaskennan kanssa. Työajanhallinnan parissa tehty työ on kokonaisuutena helpottunut ja nopeutunut. 

Työajanhallinnan ja työvuorosuunnittelun prosessit yhtenäistettiin Neptonin avulla 

Vaikka yksiköt ovat joutuneet muuttamaan tapojaan hoitaa vuorosuunnittelua, ovat hyödyt Jaaskan mukaan vaivan arvoisia. “Nyt meillä on konsernitasolla samat prosessit ja toimintatavat. Tuntien analysointi ja seuranta ovat monipuolistuneet ja pystymme paremmin seuraamaan tuntikertymiä sekä vuokratyövoiman tunteja”, Jaaska toteaa. 

Järjestelmästä saatavien työaikojen luotettavuus on parantunut, vuorosuunnittelu nopeuttaa tuntien hyväksyntää ja helpottaa huomattavasti poikkeamien huomaamista. Myös raportoinnin luotettavuus saa kiitosta ja osa-aikaisten hallinta sujuu aiempaa paremmin. 

“Neptonin nopeus ja prosessien selkeys ja helppokäyttöisyys ovat ylittäneet esihenkilöiden odotukset. Myös tukipalvelu on hyvä ja tiketteihin vastataan nopeasti. Asioiden kanssa ei jätetä yksin vaan aina ollaan valmiita ryhtymään toimeen”, Jaaska kiittelee.

Prosessien automatisointi on vapauttanut työaikaa hallinnollisesta työstä esihenkilötyöhön ja operatiiviseen johtamiseen, mikä on ollut merkittävä parannus liiketoiminnan kannalta. “Nautin siitä, että järjestelmä kehittyy vauhdilla ja saamme myös sitä kautta paljon kehitystä omaan liiketoimintaamme. En voisi olla tyytyväisempi Neptoniin”, Jaaska kiteyttää. 

Tutustu Suomen suosituimpaan työajanseurantaan