Yritysdataa SaaS-mallilla tarjoava Vainu on kasvanut alle kymmenessä vuodessa kansainväliseksi menestykseksi. Nopeasti tapahtunut kansainvälistyminen haastoi kuitenkin Vainun hallinnolliset prosessit, ja eri maissa käytössä olleet erilliset taloushallinnon ratkaisut rajoittivat läpinäkyvyyttä talouden lukuihin. Vainu hankki Digialta NetSuiten keskitetyksi taloushallinnon järjestelmäksi. NetSuite ratkaisi lähtötilanteen haasteet ja skaalautuu Vainun kasvun mukana.

Vainu on kotimaisen ohjelmistoalan menestystarina. Sen järjestämätöntä verkkodataa ja julkisia rekistereitä älykkäästi yhdistelevää yritysdatapalvelua käytetään B2B-myynti- ja markkinointitiimien toimesta ympäri maailman. Vuonna 2014 perustettu yritys on alusta lähtien tähdännyt kansainvälisille markkinoille ja vuonna 2021 Vainu toimii jo kuudessa eri maassa.

Sami Kekäläinen aloitti Vainun CFO:na vuonna 2016, jolloin yritys oli jo perustanut konttorin Ruotsiin ja Alankomaihin. Vainu rakensi kasvua myynnillä ja tuotekehityksellä, mutta vuonna 2019 yrityksessä päätettiin varmistaa jatkuvan kasvun hallinnolliset edellytykset yhtenäistämällä taloushallinnon järjestelmät.

”Ensimmäiset viisi vuotta piti välttää hallinnollisia investointeja. Tämän vuoksi jokaisessa maassa, jossa toimimme, meillä oli käytössämme edulliset paikalliset taloushallinnon ratkaisut. Näiden tekniset rajoitteet ja irrallisuus toisistaan alkoivat kuitenkin muodostaa meille hallinnollisia haasteita”, Kekäläinen kertoo.

Kansainvälinen kasvu haastoi Vainun hallinnon tehokkuuden

Kannattavaan kasvuun pyrkivälle yritykselle talouden lukujen läpinäkyvyys on tärkeää. Vainun kohdalla erilliset taloushallinnon ratkaisut estivät läpinäkyvyyden, sillä tietoa ei ollut saatavilla reaaliaikaisesti yhdestä paikasta.

Käytössä olleet ratkaisut rajoittivat myös yrityksen hallinnollista tehokkuutta. Vuoteen 2019 mennessä Vainun asiakasmäärät olivat kasvaneet niin paljon, että taloushallinnon työkalujen korkeammalle automaatioasteelle oli todellinen tarve. Liiketoiminnan puolesta automaattinen sopimuslaskutus oli mahdollista, mutta käytössä olleet teknologiat eivät sitä tukeneet. Ne eivät myöskään tukeneet riittävästi eri hintaisten tuotteiden tulouttamiseen liittyvää automaatiota.

”Käyttämiemme ohjelmistojen rajoitteet aiheuttivat asiakasmäärien kasvaessa meille paljon manuaalista työtä, jonka halusimme automatisoida. Näin talousjohtajan näkökulmasta läpinäkyvyyden puute ja raportoinnin hitaus oli myös selkeä ongelma”, Kekäläinen sanoo.

Monien muiden menestyvien ohjelmistoyritysten tapaan Vainu valitsi uudeksi ratkaisuksi pilvinatiivin NetSuiten. ”Monien keskusteluiden ja itsenäisen selvitystyön jälkeen totesimme, että NetSuite olisi meille käytännössä ainoa järkevä ratkaisu”, Kekäläinen muistelee.

Tutustu myös: Näin NetSuiten ominaisuudet palvelevat SaaS-yrityksiä

NetSuite otettiin käyttöön Digian johdolla ensin Suomessa ja sitten muissa maissa

Vainu valitsi kumppanikseen Digian, joka vakuutti näkemyksellisyydellään ja referensseillään. Ensin NetSuite otettiin käyttöön Suomessa ja muissa Pohjoismaissa. Viimeisenä järjestelmän otti käyttöön Alankomaiden liiketoimintayksikkö.

Ennen ensimmäistä käyttöönottoa määriteltiin toimitettavan ratkaisun lopullinen muoto. Tähän osallistui Digian ja Vainun lisäksi Vainun suomalainen tilitoimistokumppani, joka tarjosi arvokasta näkemystä moniin kirjanpitoon liittyviin yksityiskohtiin.

Ensimmäisen käyttöönoton jälkeen sama prosessi toistettiin muissa maissa. Digia toimi järjestelmän toimittajana kaikissa käyttöönotoissa ja käyttöönotot hoidettiin pääasiassa Suomesta käsin. Ainoastaan paikallisten kirjanpitokumppanien koulutus NetSuiten käyttöön tehtiin paikan päällä.

”Digia oli erinomainen valinta kumppaniksi. Käyttöönottoprojektit toteutettiin ammattimaisesti ja nopeasti, ja ne vain nopeutuivat kerta toisensa jälkeen. Ulkoistetun pääkirjanpitäjän läsnäolo hankkeen määrittelyvaiheessa osoittautui hyväksi päätökseksi, sillä siten saatiin määriteltyä moni kirjanpitoon liittyvä yksityiskohta kerralla oikein”, Kekäläinen kertoo.

Lue myös: Näin valitset sopivan NetSuite-kumppanin

Digia ja NetSuite ovat olleet oikea valinta Vainulle

NetSuite on osoittautunut Vainulle oikeaksi valinnaksi. Taloushallinnon järjestelmien ja prosessien yhtenäistäminen tarjosi keskusorganisaatiolle halutun läpinäkyvyyden ja NetSuiten korkea automaatioaste on taannut tehokkuuden laskutuksessa, ostolaskujen käsittelyssä ja reskontrassa.

Järjestelmän pilvipohjaisuus ja käyttäjäkohtaiset näkymät ovat mahdollistaneet sen, että hyväksi havaituista kirjanpitokumppaneista on kyetty pitää kiinni kaikissa maaorganisaatioissa. Vainun oma organisaatio on Digian tukipalvelun avustuksella kyennyt matkan varrella myös mukauttamaan järjestelmää luomalla sinne uusia työnkulkuja ja raportteja.

Sami Kekäläiselle tiimeineen ja eri maissa toimiville kirjanpitokumppaneille NetSuite on ennen kaikkea päivittäinen työkalu. Myös sellaisena järjestelmä saa kiitosta Vainulta ja tämän kumppaneilta. ”Taloushallinnon työkaluja voi harvoin kehua helppokäyttöisiksi, mutta NetSuitea voi sellaiseksi kutsua. Kotimainen tilitoimistokumppanimme kertoi suhtautuneensa skeptisesti NetSuiteen, sillä heidän kokemuksensa suurten kansainvälisten ohjelmistotalojen kehittämistä taloushallinnon järjestelmistä eivät ole aina olleet hyviä. NetSuite kuitenkin yllätti heidät positiivisesti”, Kekäläinen toteaa.

Tulevaisuudessa Vainun on tarkoitus kehittää raportointia ja integraatioita yrityksen CRM:n. Pilvipohjainen NetSuite tarjoaa näihin molempiin kustannustehokkaat edellytykset. ”Raportoinnin kehittäminen on aina asialistalla. Seuraavana huomattavampana kehityshankkeena on kuitenkin uuden CRM:mme ja NetSuiten välinen integraatio”, Kekäläinen kertoo.

Tutustu NetSuiteen demovideoiden avulla >>

”NetSuitella mennään pörssiin asti”

Järjestelmäinvestoinnit saattavat monen kasvavan ohjelmistoyrityksen mielestä tuntua suurilta, mutta Kekäläinen haluaa muistuttaa, että myös hallinnollisten toimintojen on skaalauduttava kasvun mukana.

”Kun meidän piti pari vuotta sitten tehdä päätös investoinnista keskitettyyn taloushallinnon järjestelmään, oli kyse siitä, tehdäänkö se heti vai myöhemmin. Kun yrityksen tähtäin on kansainvälistymisessä, muodostuu hallinnollisten prosessien, kuten laskutuksen, skaalaaminen pian haasteeksi ilman keskitettyä järjestelmää.”

Vainun kasvutarina ei osoita hiipumisen merkkejä, eikä yrityksen kunnianhimo kansainvälistymiseen ole vähentynyt. NetSuiten valinta taloushallinnon järjestelmäksi ja kumppanuus Digian kanssa takaavat sen, etteivät hallinnolliset haasteet jarruta Vainun kasvua.

”NetSuite ei ehkä ollut halpa, mutta muihin vaihtoehtoihin nähden se oli edullinen ja ennen kaikkea helppokäyttöinen. NetSuite on myös järjestelmä, jonka kanssa kasvamme pörssiin saakka, sillä suorituskyky tai laajennettavuus eivät muodostu ongelmaksi. Ja Digian helposti lähestyttävä NetSuite-tiimi on aina tarvittaessa tukenamme”, Kekäläinen toteaa lopuksi.

NetSuite haaveissa? Näin pääset projektissa alkuun >>