Kuinka usein olet kokenut, että projekti valmistui suunniteltua lyhyemmässä ajassa? Ja kuinka usein tilanne on ollut päinvastainen, eli projekti viivästyi ja tuli suunniteltua kalliimmaksi? Suojatakseen tällaisia tapauksia vastaan, aikatauluun on usein rakennettu runsaasti puskureita. Valitettavasti tällä voi olla kohtalokkaita seurauksia, kuten Parkinsonin laki osoittaa.

MIKÄ ON PARKINSONIN LAKI?

Cyril Northcode Parkinson, brittiläinen historioitsija, loi seuraavan maksiimin hallinnon ja talouden teoriasta:

>>Työ täyttää sille varatun ajan.<<

Hänellä syntyi tämän ajatus tutkiessaan Britannian laivastoa. Parkinson tajusi, että 14 vuodessa upseerien ja merimiesten määrä oli pudonnut kolmanneksella, koska laivastolla oli vain 20 taistelulaivaa 62 sijasta. Samaan aikaan komentohenkilökunta kuitenkin kasvoi 78 prosenttia, vaikka valvottavia oli vähemmän. Parkinson päätteli, että mitä enemmän ihmisiä on mukana tehtävässä, sitä enemmän he tarvitsivat aikaa sen tekemiseen.

MITEN TYÖ TÄYTTÄÄ?

Toisin sanoen: Tehtävän monimutkaisuudesta tai vaikeudesta riippumatta tehtävä kestää juuri niin kauan kuin sen tekemiseen on aikaa. Tähän voi olla erilaisia syitä:

1. Työ tehdään hitaammin ja ilman paineita, koska aikaa on riittävästi.
2. Aikaa käytetään työn jokaisen yksityiskohdan viimeistelyyn.
3. Työ aloitetaan vasta viime hetkellä, koska aikaa on riittävästi ja muut tehtävät voidaan suorittaa ensin. Viime hetkellä aloittaminen aiheuttaa kuitenkin usein stressiä ja ylitöitä, vaikka tehtävä olisi voitu saada valmiiksi kauan sitten.
4. Tehtävä raportoidaan suoritetuksi vasta käytettävissä olevan ajan lopussa, jotta seuraavalle projektille ei anneta vähemmän aikaa.

MIKSI VARATAAN LIIKAA AIKAA?

On useita syitä, miksi projekteihin varataan liikaa aikaa ja rakennetaan lisäpuskureita.

• Aikataulusta kiinnipitäminen: Kukaan ei halua ylittää projektin suunniteltua aikaa tai budjettia. Siksi runsas puskuri rakennetaan usein alusta alkaen vain siltä varalta, että odottamattomat tapahtumat muutoin lykkäävät projektin päättymistä.
• Virheelliset ponnisteluarviot: Myös ponnisteluarviot annetaan varoen. Jotkut työntekijät työskentelevät tehokkaammin kuin toiset. Siksi tällaiset arviot perustuvat yleensä siihen työntekijään, jolla tehtävän suorittaminen kestää pisimpään, eikä siihen, joka on nopein.
• Epäilyjä arvioista Jos projektipäällikkö on joskus joutunut oppimaan, että joku työntekijä on aliarvioinut tehtävän työmäärän esimerkiksi siksi, että hän ei nähnyt kokonaiskuvaa, tällöin projektipäällikkö usein lisää yleispuskurin ponnistuksiin tulevaisuudessa, jotta ei joudu vaikeuksiin.

MISTÄ TIEDÄT, ONKO PARKINSONIN LAKI ISKENYT?

Koska Parkinsonin lain mukaan tehtävien suorittamiseen käytetään niin paljon aikaa kuin niihin on käytettävissä, on yleensä vaikea määrittää, onko tehtävä suoritettu tehokkaasti. Parkinsonin lain tunnusmerkki on kuitenkin se, että projektinhallinnan ponnistus lisääntyy, vaikka projektien tai tehtävien laatu pysyy ennallaan tai jopa heikkenee. Tätä voidaan jopa mitata määrittämällä aikataulun suorituskykyindeksi, kustannustehokkuusindeksi ja projektinhallintaponnistus. Lue tästä lisää artikkelista „Earned Value.“

TOIMENPITEET PARKINSONIN LAKIA VASTAAN

Voit estää projektin turpoamisen ja toimia mahdollisimman tehokkaasti toteuttamalla erilaisia toimenpiteitä:

• Tehtävien suunnittelu: Jos tunnet Parkinsonin lain, voit yleensä yrittää varata tehtäviin vähemmän aikaa kuin tavallisesti. Eliminoi esimerkiksi puskuriajat. Nyt tiukempi aikataulu voi motivoida työntekijöitä työskentelemään tehokkaammin. Tämä on erityisen tärkeää kokouksissa, koska tärkeimmät kohdat käydään usein läpi ensimmäisten minuuttien aikana, minkä jälkeen loput varatusta ajasta käytetään keskustelemaan muita asioita, jotka eivät koske kaikkia osallistujia. Jos suunnittelet vähemmän aikaa kokoukselle etukäteen, voit odottaa sen toimivan tehokkaammin.
• Aseta määräajat ja virstanpylväitä: Parkinsonin mukaan ilman kiinteää määräaikaa, johon mennessä tehtävä on suoritettava, sitä ei koskaan saada valmiiksi. Siksi tulee varmistaa, että jokaiselle tehtävälle on määritetty määräaika. Käytä esimerkiksi projektisuunnittelua kriittisen polun kanssa. Tällä tavalla jokaiselle tehtävälle on määritetty määräaika ja voit tarkistaa kriittisen polun tarpeettomia puskureita. Sinun tulisi myös jakaa suuret tehtävät pienempiin virstanpylväisiin. Tällaisilla virstanpylväillä varmistat, että suuretkin tehtävät voidaan suorittaa ajallaan.
• Suunnittele resurssit tehokkaasti: Parkinsonin havaintojen mukaan, jos on liian monta työntekijää niin he pidättelevät toisiaan ja teettävät lisätyötä jopa itselleenkin. Siksi projektia suunniteltaessa kannattaa suunnitella vain niin monta työntekijää kuin on ehdottomasti tarpeen. Tarkista siis tarkasti, kuka osaa tehdä mitä, mitä taitoja tiimissäsi tarvitset ja kuka saattaa viivyttää projektia tiedon puutteen vuoksi. Pienemmät tiimit ovat yleensä nopeampia koordinoimaan keskenään ja näin säästät tarpeettomat keskustelut tai selitykset muille tiimin jäsenille.
• Arvioi ponnisteluja tarkemmin: Opettele myös arvioimaan tiimisi jäseniä. Onko tiimissäsi ihmisiä, jotka yleensä aloittavat tehtävän vasta viime hetkellä tai jotka yleensä arvioivat ponnistelunsa liian optimistisesti tai pessimistisesti? Voit ottaa tämän tiedon huomioon projektisuunnittelussa tai tehdä ponnisteluarvion ryhmälle, esim. suunnittelupokeri-menetelmällä. Näin voit paremmin arvioida arvioita ja pessimistisissä arvioissa voit pienentää puskuria. Asiantunteva tietämys projektista sekä kertynyt kokemus projektinhallinnasta voivat myös auttaa sinua arvioimaan paremmin työkuormia.
• Rajoita perfektionismia: Varmistaaksesi, ettei perfektionismi viivytä projektia tarpeettomasti, yritä soveltaa Pareto-periaatetta. Tämä olettaa, että 80 prosenttia tuloksista saavutetaan vain 20 prosentilla työpanosta. Loput 80 prosenttia ajasta tarvitaan lopputuloksen täydellistämiseen. Jos muistat, että tulos saattaa olla täysin riittävä jo 20 prosentin jälkeen, voit tarvittaessa säästää loppuajan.
• Tehtävienhallinnan työkalut ja menetelmät: Käytä tehtäväluetteloita, kanban-tauluja tai tehtävienhallintatyökaluja työsi ja projektitiimisi työn jäsentämiseen. Näin saat hyvän yleiskuvan tehtävistä ja pystyt suunnittelemaan aikasi paremmin. Ajanhallintamenetelmät, kuten ”Getting Things Done” tai Pomodoro-tekniikka, auttavat lisäksi priorisoimaan työsi ja käsittelemään ne mahdollisimman tehokkaasti.
• Optimoi prosesseja: Analysoi tietoisesti tehtäviesi ja projektiesi prosesseja tunnistaaksesi mahdolliset säästöt. Käytä myös projektin päättymistä prosessien tarkistamiseen ja saa siten tärkeitä oivalluksia tulevia projekteja varten.

YHTEENVETO

Oikeilla strategioilla ja Parkinsonin lain tuntemuksella voit suorittaa projektit ja tehtävät ajallaan, saada ne valmiiksi lyhyemmässä ajassa ja työskennellä tehokkaammin – vaikka et pystyisikään eliminoimaan Parkinsonin lakia kokonaan. Projekteja ja tehtäviä suunniteltaessa on kuitenkin otettava huomioon myös se, että vaikka on järkevää työskennellä tehokkaasti, sinun ja projektitiimisi ei tule työskennellä jatkuvasti paineen alla. Säästyneen ajan voit käyttää työn jatkamiseen, mutta myös lyhyeen tauon pitämiseen ja siten aloittaa seuraava tehtävä vahvempana.

Projektinhallintaohjelmisto voi helpottaa tehtävien, määräaikojen ja virstanpylväiden suunnittelua, minkä lisäksi se auttaa myös resurssien suunnittelussa. Integroidut tehtävänhallintatyökalut, kuten to-do -listat tai Kanban-taulut, auttavat sinua myös seuraamaan suoritettavia tehtäviä.