Perinteinen ohjelmistorobotiikka on monille yrityksille jo tuttu juttu. Mutta minkälaisia automaatioaskelia suomalaisyrityksissä otetaan seuraavaksi? Efiman automaatiokonsultit, Elina Rajuvaara ja Riku Holopainen, paljastavat valistuneen arvauksensa.

Erilaisten artikkelien ja raporttien perusteella moni saattaa ajatella, että älykkäät ja pitkälle automatisoidut liiketoimintaprosessit ovat jo arkipäivää. Mutta miltä todellisuus näyttää kahden automaatiokonsultin silmin? Meillä efimalaisilla on ollut ilo auttaa kymmeniä suomalaisyrityksiä automaatiomatkallaan eteenpäin ja samalla oppia, missä suomalaisyritykset todellisuudessa menevät automaatiokehityksensä kanssa. Minkälaiset prosessit ovat jo automatisoitu – ja mistä löytyvät tyypilliset kipupisteet ja tulevaisuuden mahdollisuudet?

Takana ohjelmistorobottien valtakausi 

Tyypillisessä suomalaisorganisaatiossa automaatiokehitys aloitetaan yhdestä yksiköstä, yhdellä teknologialla – usein automatisoimalla esimerkiksi taloushallinnon volyymiprosesseja perinteisellä ohjelmistorobotiikalla eli niin sanotulla taustarobotiikalla (ajastetut tausta-ajot). Taustarobotit suorittavat itsenäisesti säännönmukaisia prosesseja ympäri vuorokauden – ihmiskollegoitaan häiritsemättä. Kenties teilläkin ohjelmistorobotti tarkastaa ja täydentää laskujen tiedot ostoreskontrassa ja muodostaa maksuaineistot automaattisesti? 

Onnistuneiden ensikokeilujen jälkeen taustarobotiikkaa pilotoidaan usein myös muissa yksiköissä, ja monissa suomalaisyrityksissä suurivolyymisten rutiiniprosessien automaatioaste onkin jo hyvin korkea.

Lähivuosina taustarobottien valtakausi on kuitenkin alkanut taittua, ja yritykset ovat alkaneet tehdä tuttavuutta myös muiden teknologioiden kanssa. Mitä laajemmalti organisaatiossa tunnistetaan automaation mahdollisuudet, sitä useammin huomataan, että automaatiomatkan käynnistäneet taustarobotit eivät voi automatisoida kaikkea. Volyymiprossien parissa porskuttavat taustarobotit eivät siis ole katoamassa minnekään, mutta automaatioasteen kehittyminen notkahtaa vääjäämättäkin vain yhden työkalun keinoin. 

Kysymys kuuluukin: minkälaisia automaatioaskelia yritykset ottavat seuraavaksi? 

Automaatioaste kasvuun työkalupakkia laajentamalla

Kun taustarobotiikan hyödyt on jo lunastettu, tulee yrityksille ajankohtaiseksi laajentaa horisonttia. Suurivolyymisten ja säännönmukaisten rutiiniprosessien ympärille jää paljon automatisoitavaa – toisessa päässä työntekijöiden yksittäisiä arkisia askareita ja toisessa päässä pitkiä, moniulotteisia end-to-end-prosesseja. Automaatioasteen kasvua haetaankin suomalaisyrityksissä nyt molemmista suunnista – kypsimmät yritykset panostavat jo molempiin.

Erilaiset automaatiotyökalut purevat erilaisiin prosesseihin (Kuva mukaillen Deloitten tutkimusraporttia 2022)

Modernit automaatioteknologiat mahdollistavat korkeavolyymisten rutiiniprossien lisäksi myös työntekijöiden henkilökohtaisten rutiinitehtävien automaation. Monen toimistotyötä tekevän arkeen mahtuu lukuisia rutiininomaisia työvaiheita – tietojen kopioimista, liittämistä, tarkistamista, hakemista, yhdistämistä, kirjaamista ja niin edelleen. Näiden henkilökohtaisten arjen askareiden automatisoiminen perinteisen ohjelmistorobotiikan keinoin on harvan yrityksen agendalla, sillä hyöty ei vastaa rahallisia eikä ajallisia panostuksia. 

Sopivampia työkaluja löytyy onneksi muualta: 2020-luvun käänteessä markkinaan tuotiin lukuisia kehittyneitä low-code-työkaluja, joiden avulla valveutuneet työntekijät, joita kansalaiskehittäjiksikin kutsutaan, voivat itse rakentaa yksinkertaisia automaatioita omiin ja tiiminsä täsmätarpeisiin. Mainittakoon työkaluista esimerkkinä UiPathin StudioX sekä Microsoftin Power Platform -kehitysalusta. Koska low-code-automaatioiden rakentaminen hoituu pääasiassa ”drag and drop” -tekniikalla, automatisointi on ketterää ja low-code-kehityksen hyödyt voidaan lunastaa nopeastikin. Monissa yrityksissä työntekijöille onkin annettu valtuudet ja työkalut tehdä omia, kevyitä automaatiokokeilujaan. Monimutkaisemmissa toteutuksissa osaava kumppani astuu usein kuvioihin.

Suurivolyymisten ja säännönmukaisten rutiiniprosessien ympärille jää paljon automatisoitavaa.

Henkilökohtaista työskentelyä tehostavat myös uuden sukupolven ohjelmistorobotit, työpöytärobotit, jotka suurten volyymiprosessien sijaan voidaan valjastaa palvelemaan työntekijää yksittäisissä arkisissa rutiiniaskareissa. Vaikka työpöytärobotteihin törmää työelämässä vielä harvakseltaan, on todennäköistä, että tulevaisuudessa henkilökohtainen digiassistentti ahertaa lähes jokaisen toimistotyöläisen apuna.

Yksittäisten rutiinitehtävien lisäksi yhä useammat yritykset tähtäävät tulevaisuudessa myös kokonaisvaltaisempaan end-to-end-prosessien automaatioon, jossa erilaisten automaatioteknologioiden, päättelevän tekoälyn ja ihmisten saumattomalla yhteistyöllä automatisoidaan yhä monimuotoisempia prosesseja. Esimerkiksi tekoäly, ohjelmistorobotti, rajapinnat ja erilaiset low-code-ratkaisut voivat vuorotella saman pitkän prosessin aikana. 

End-to-end-prosessien automatisoiminen vaatii siis huomattavasti enemmän panostuksia kuin yksittäisten tehtävien tai prosessien automaatio, mutta toisaalta hyödytkin ovat suuremmat.

Pidä silmällä näitä trendejä 

Mikäli automaatiokehitykseen liittyvät asiat ovat sinun työpöydälläsi, suosittelemme seuraaman erityisesti seuraavia tulevaisuuden trendejä – ja tarttumaan niihin itsekin.

1.  Digiassistenteista tulee osa arkeamme

Tulevaisuudessa automaatiosta tulee yhä näkyvämpää meidän ihmisten arjessa. Tästä kehityssuunnasta kertoo muun muassa aiemmin mainitsemamme työpöytärobotit eli digiassistentit. Ilmiölle on oma terminsäkin, ”human in the loop”: ihminen ja automaatio ovat entistäkin tiiviimmin vuorovaikutuksessa keskenään, jatkuvana luuppina. 

Kehityssuunta poikkeaa pitkältä siitä, mihin olemme itsenäisten taustarobottien osalta tottuneet. Siinä missä taustarobotit porskuttavat ison volyymin taustatehtäviä pitkälti yksinään, työpöytärobotit työskentelevät ihmisen aktiivisena työparina ja avustavat ihmistä jatkuvasti yksittäisissä rutiinitehtävissä, kuten tiedon hakemisessa tai tallentamisessa kesken prosessin. Työntekijä käynnistää robotin omalta työasemaltaan ja voi syöttää robotille lähtöarvoja, jonka perusteella robotti suorittaa sille opetetut tehtävät, ja lopulta raportoi lopputuloksesta ihmiskollegalleen. Lopputuloksen perusteella ihminen voi antaa robotille lisätehtäviä – ja näin syntyy jatkuva vuorovaikutuksen kehä. 

Vaikka digiassistentit ovat todellisuutta vasta harvassa yrityksessä, uskomme, että tulevaisuudessa yhä useampi yritys tarttuu uuden sukupolven ohjelmistorobottien mahdollisuuksiin. Sekä tausta- että työpöytärobotiikkaa hyödyntämällä voidaan automatisoida sekä pieniä yksittäisiä työtehtäviä että suurivolyymisiä prosesseja.

2.  Tekoäly lunastaa datan potentiaalin

Datasta on tullut keskeinen kilpailuetutekijä yrityksille. Dataa tehokkaasti hyödyntämällä voidaan tunnistaa uusia liiketoimintamahdollisuuksia, parantaa palvelua ja tuottaa tarkempaa informaatiota päätöksenteon tueksi. Tekoäly prosessoi, jalostaa ja analysoi dataa huomattavasti ihmistä nopeammin – jopa sekunneissa. Ei siis ihme, että automaatiokehityksessä kypsimmät yritykset ovatkin alkaneet tehdä ensimmäisiä kokeilujaan tekoälyn avulla. 

Valmiiden tekoälyratkaisuiden myötä tekoälystä tulee koko ajan saavutettavampaa yrityksille – ja yhtä lailla myös yksittäisille ihmisille, kuten olemme lähiviikkoina huomiota herättäneen Chat-GPT:n kohdalla havainneet. Toinen asiakaskuntaammekin kiinnostunut kehitysaskel on suomen kieltä ymmärtävien tekoälyratkaisuiden, kuten Efima tekstiÄlyn, ilmestyminen markkinaan. Kun tekoäly tulkitsee ja lajittelee tekstidataa puolestamme, voidaan liiketoimintaprosesseissa saavuttaa merkittäviä kustannus- ja aikasäästöjä.

Tekoälyn hyödyntäminen suuntaa yrityksien katseet myös datan laatuun ja sen saatavuuteen: tekoälyn hyötyjen saavuttamiseksi tarvitaan laadukasta ja tarkoituksenmukaista dataa, jolla tekoälyä voidaan kouluttaa. Datan laadun varmistamiseen monelta yritykseltä löytyy työkaluja jo omasta takaa: ohjelmistorobotti voi nimittäin auttaa datan keräämisessä, laadun ylläpidossa esimerkiksi syöttämällä tietoja virheettömästi järjestelmiin ja tekemällä erilaisia (massa)tarkastuksia ja korjauksia tietoihin. 

3.  Automaatiokehityksen edelläkävijyydestä tulee yrityksen valttikortti työmarkkinoilla 

Vaikka automaatiotrendeistä puhuttaessa – varsinkin meidän konsulttien – on helppo innostua puhumaan erilaisista teknologioista ja työkaluista, on tärkeää muistaa, että automaatiota kehittää aina ihminen, ihmistä varten. Vauhdilla etenevä automaatiokehitys kannattaa nähdä mahdollisuutena tarjota henkilöstölle uusia rooleja, oppimismahdollisuuksia sekä vastuuta vaikuttaa oman työn mielekkyyteen. 

Älykäs yritys huomioi siis myös ihmiset automaatiokehityksessä: osallistaa heitä projekteihin, innostaa tunnistamaan automaatioideoita ja hyödyntää henkilöstön motivaation ja innostuksen uuden oppimiseen. Sen lisäksi, että henkilöstön digitaitojen kehittäminen on kannattavaa liiketoiminnankin kannalta, automaatioprojektit tarjoavat myös yksilöille mahdollisuuden kehittää osaamistaan – mikä taas kasvattaa työtyytyväisyyttä sekä sitoutuneisuutta työpaikkaan. Siksi uskommekin, että tulevaisuuden työnantajista erottuvat ne yritykset, joissa omaa työtään pääsee tekemään automaatiokehityksen etulinjassa.

Kirjoittajat

Elina Rajuvaara

Senior Solution Consultant

Riko Holopainen

Solution Consultant

Kirjoitus on julkaistu aiemmin Efiman sivuilla.