Koulutusten digitalisointi muutta toimintakulttuuria

Verkkokoulutusten avulla kouluttautumiseen tulee uudenlaista joustoa, kun koulutuksia varten ei tarvitse enää löytää yhteistä aikaa ja paikkaa. Samalla koulutusprosesseista tulee yhtenäisempiä, ja niihin liittyvä toimintakulttuuri muuttuu. Oppimisalustan käyttöönotossa onkin aina kyse enemmän toimintamallien uudistamisesta kuin teknologiasta.

Käymme tässä blogissa läpi asioita, joita on hyvä huomioida jo verkkokoulutuksia suunnitellessa, jotta oikean teknologian valinta ja käyttöönotto sujuvat ongelmitta. 

Verkkokoulutusten kehittäminen alkaa tavoitteiden asettamisesta

Koulutusten uudistaminen lähtee tavoitteiden asettamisesta. Mitä selvemmät ja konkreettisemmat tavoitteet uudistukselle on, sitä helpompi on löytää sopivia ratkaisuita tavoitteiden toteuttamiseen.

Tavallisimpia tavoitteita verkkokoulutuksille ovat

• Oikea-aikaisen kouluttamisen varmistaminen ja koulutusten yhtenäistäminen
• Ajantasainen tieto jatkuvasti saataville ja yhteen paikkaan 
• Matkustamisen vähentäminen ja säästöt tilakustannuksissa
• Yhtenäinen ja ajantasainen rekisteri siitä, mitä kenellekin on koulutettu

Kun tavoitteet ovat selvillä on helpompi tunnistaa, mitkä ominaisuudet ovat käytettävässä oppimisalustassa olennaisia. Jos esimerkiksi suoritusten rekisteröinti on tärkeää, kannattaa kiinnittää erityistä huomiota oppimisanalytiikkaan ja osaamisen mittaamiseen liittyviin toiminnallisuuksiin. Kun kursseja on tarkoitus opiskella mahdollisimman joustavasti, on syytä painottaa mobiilikäytön sujuvuutta. 

Samoin suunnittelu helpottuu kun pystytään konkretisoimaan, mitä koulutuksia verkkon viedään ja mistä koulutuksista aloitetaan. Konkreettisten koulutusten kautta löydetään usein parhaiten myös sisällön ja käyttötavan kannalta tärkeimmät vaatimukset oppimisalustalle.

Useimmiten koulutusten digitalisointi aloitetaan näistä koulutuksista

• perehdytykset
• tietosuojakoulutukset
• turvallisuuskoulutukset
• eettiset ohjeistukset
• palveluihin ja tuotteisiin liittyvät koulutukset

Kun ensimmäiset alustalle toteutettavat koulutukset ovat tiedossa, on helpompi kartoittaa kurssisisältöön liittyviä ominaisuuksia. Jos on tarkoitus tehdä esimerkiksi paljon videosisältöä, niihin liittyvät toiminnallisuudet kasvattavat painoarvoaan vertailussa. 

Löydät lisää vinkkejä siihen mitä kannattaa digitalisoida täältä: Digioppimisen liiketoimintahyödyt - mitä koulutuksia kannattaa viedä verkkoon ja miksi?

Nimetyt vastuuhenkilöt tuovat selkeyttä prosessiin

Moni asia etenee paremmin, kun vastuualueet ovat selvillä. Oppimisympäristön käyttöönotossa suurin työ on yleensä verkkokoulutusten sisällöntuotanto, ja siksi on hyvä pohtia heti alussa, ketkä tuottavat sisältöjä ja millaisia toiveita heillä on järjestelmän suhteen. Sisällöntuotanto on verkkokoulutusten yleisin pullonkaula, ja siksi sujuvaan sisällöntuotantoon kannattaa kiinnittää erityistä huomiota. 

Nimetystä verkko-oppimisympäristön pääkäyttäjästä on hyötyä, kun ajan mittaan kokemusta ja osaamista verkkokoulutusten tuottamiseen kertyy enemmän. Näin kaikille on selvää, keneltä kysyä vinkkejä koulutuksiin liittyvissä asioissa, ja myös kokonaiskuva pysyy paremmin hallussa. 

Digitaalisen toimintaympäristön ja tietoturvan huomioiminen

Uuden järjestelmän käyttöönoton yhteydessä on hyvä kiinnittää huomiota siihen, millainen organisaation digitaalinen toimintaympäristö muilta ominaisuuksiltaan on ja miten sitä voi hyödyntää. 

Oppimisalustan kohdalla on esimerkiksi tavallista, että alustalle kirjautumista varten toteutetaan kertakirjautuminen organisaation omilla tunnuksilla - esimerkiksi samoilla tunnuksilla, joilla sähköpostiohjelmaa käytetään. Näin kursseille osallistuminen ei edellytä erillisten tunnusten muistamista, ja tunnusten hallinta helpottuu. 

Toinen yleinen tapa hyödyntää jo olemassa olevia järjestelmiä on oppimisalustan käyttäjiin liittyvien tietojen tuominen alustalle. Tällaisia tietoja ovat tavallisesti esimerkiksi käyttäjän toimipiste tai työtehtävä, joka haetaan alustalle AD-ryhmistä tai jostakin muusta järjestelmästä. Näiden tietojen avulla voidaan hakea suoritustietoja näistä ryhmistä tai automatisoida oikeiden kurssien lisääminen oikeille käyttäjille. 

Oppimisalustalle kertyvien henkilötietojen vuoksi on tärkeää kysyä palveluntarjoajilta tietoturvasta ja GDPR:n noudattamisesta.

Tietoturvan osalta kannattaa selvittää nämä kysymykset

• missä oppimisalustalle kertyvää dataa säilytetään?
• kuka pääsee kirjautumaan alustalle ja kenelle käyttäjätiedot näkyvät?
• tapahtuuhan liikenne alustalle suojatun yhteyden yli (SSL-sertifikaatti)?
• miten tiedot varmuuskopioidaan?
• onhan palveluntarjoajan toiminta GDPR:n mukaista?

Digitaalisten ympäristöjen kohdalla on myös tärkeää huolehtia siitä, että ne toimivat käytettävissä olevilla laitteilla ja selaimilla sekä varmistaa, että palvelun päivittämisestä ja varmuuskopioinnista huolehditaan asianmukaisesti. 

Löydät esimerkin Office365-ympäristön ja oppimisympäristön yhteiskäytöstä täältä: Oppimisympäristö osana yrityksen digitaalista toimintaympäristöä

Suunnittelusta käytäntöön

Oppimisalustan käyttö kannattaa aloittaa pilottikurssilla, jonka myötä opitaan millainen organisointi ja sisältö toimii omassa organisaatiossa. Parhaiten verkkokoulutusten aloittaminen sujuu siten, että alkuun valitaan selkeästi tehtäväksi ohjattava kurssi, kuten perehdytyskoulutus tai tietosuojakoulutus, jotta verkkokoulutukset ja oppimisympäristö tulevat tutuiksi. 

Verkkokurssien aloittamista helpottavat:

• Selkeä viestintä siitä, mitä kurssiympäristössä on tarkoitus tehdä
• Ohjeet siitä, milloin ja kuinka paljon aikaa voi käyttää oppimiseen
• Linkki oppimisalustalle helposti saataville
• Nimetty henkilö, jolta voi tarvittaessa kysyä apua.

Kun verkkokoulutuksista on jo kokemusta, myös itseorientoituva oppiminen on aktiivisempaa. Kynnys siirtyä oppimisympäristöön kertaamaan tietoa tai tarkistamaan ohjeistuksia on matalampi, kun ympäristö on jo tuttu. 

On myös hyvä muistaa, että ihmiset tekevät asioita, joille on varattu aikaa ja joita on kannustettu tekemään. Jos kursseja on tarkoitus opiskella omaan tahtiin ja itse valiten, on hyvä kertoa milloin työaikaa voi käyttää oppimiseen. 

Palautteen kerääminen ja jatkuva kehittäminen

Uusien toimintamallien jalkauttamista kannattaa tukea aktiivisella palautteenkeruulla. Ensimmäisiltä kursseilta kannattaa kerätä palautetta sekä kurssien tuottamiseen osallistuneilta henkilöiltä että kurssin suorittajilta. 

Yksi verkkokoulutusten parhaista puolista on se että niitä on nopea ja helppo päivittää palautteen perusteella. Tämän vuoksi ei kannata turhaan pelätä sitä jos kursseille jää vielä hiottavaa. Tärkeintä on päästä alkuun ja jatkaa kehittämistä ajan mittaan. 

Ladattava suunnitelmapohja

Voit ladata omaan käyttöösi muokattavan suunnitelmapohjan verkkokoulutusympäristöjen kartoittamiseen ja käyttöönottoon - pohjan avulla suunnitelmia on helpompi jäsentää.