Hyvinvointialueiden palveluiden turvaaminen edellyttää asioiden sujumista ja toimivia työkaluja ammattilaisten arkeen. Päijät-Sotessa vastasyntyneet pidetään maidossa ja polin pyörät pyörimässä sovelluksilla, jotka syntyvät käyttäjien, palvelumuotoilijoiden ja Digian teknisten asiantuntijoiden saumattomana yhteistyönä. ”Palavereissa olleiden sairaanhoitajien oli välillä vaikeaa uskoa, että he todella voivat vapaasti päättää, missä mikäkin nappula sijaitsee ja mitä se tekee. Lisäksi Digian konsultti toteutti toivotut muutokset saman tien”, Päijät-Soten tietohallinnon asiantuntija, palvelumuotoilija Johanna Järvelä kertoo.

Jokainen, joka on joskus hoitanut nälkäistä vastasyntynyttä tietää, että tuosta palvelutilanteesta on leikki kaukana. Vaikka vatsa on peukalonpään kokoinen, on keuhkoissa voimaa, ja henkensä hädässä huutavan pienen asiakkaansa odotukset haluaa täyttää mahdollisimman täsmällisesti. Päijät-Hämeen lokakuussa 2022 avattuun uuteen keskussairaalarakennukseen ei enää rakennettu putkipostia, jolla luovutetun äidinmaidon tilaukset aiemmin toimitettiin. Niinpä hyvinvointiyhtymän tuotannonohjaustiimi sai tehtäväkseen miettiä uuden, digitaalisen prosessin nälkäisiä vauvoja palvelemaan.

”Minä en ole tekninen ihminen vaan palvelumuotoilija”, aloittaa Päijät-Soten ICT-asiantuntija Johanna Järvelä. ”Kun äidinmaidon tilausten tekeminen piti sähköistää, piirsin käyttäjien kanssa, kuinka prosessi parhaimmillaan toimisi. Tämän jälkeen Digian osaava konsultti vei luonnoksemme täytäntöön käytännössä silmiemme edessä.” Tämän ketterän ja nopean tavan luoda arjen digityökaluja mahdollistaa vähäkoodinen eli low-code-kehittäminen, jossa työkalut rakennetaan ohjelmistokoodin sijaan valmiista palikoista.

Mahdollisuus vaikuttaa omaan arkeen

Vähäkoodisen kehittämisen mahdollistama käyttäjien, teknisten asiantuntijoiden ja palvelumuotoilijoiden saumaton yhteistyö on arjen helpottumisen lisäksi tuonut Päijät-Sotelle muitakin konkreettisia hyötyjä: ”Sairaalassa on neljä osastoa, joiden hoitajat tekevät äidinmaitotilauksia lääkäreiden ohjeiden mukaan. Kaikilta osastoilta oli edustajat mukana sovelluksen kehittämisessä”, Järvelä kuvaa. ”Vaikka uusiin sovelluksiin usein suhtaudutaan epäillen, on tätä pidetty tosi helppona, koska se on alusta asti rakennettu käyttäjien tarpeista ja heidän kanssaan.”

Järvelä arvelee positiivisen vastaanoton johtuneen käyttäjien mukanaolon lisäksi siitä, että palvelumuotoilunäkökulmat on otettu sovelluksen kehityksessä vahvasti huomioon. Vähäkoodinen kehittäminen on parhaimmillaan, kun käyttäjät, palvelumuotoilun asiantuntijat ja tekniset osaajat toimivat saumattomasti yhdessä niin kutsuttuna fuusiotiiminä. ”Palavereissa olleiden sairaanhoitajien oli välillä vaikeaa uskoa, että he todella voivat vapaasti päättää, missä mikäkin nappula sijaitsee ja mitä se tekee. Lisäksi Digian konsultti toteutti toivotut muutokset saman tien”, Järvelä kertoo ja jatkaa: ”Välillä osastoilla on oltu suorastaan hämmästyneitä ja tietenkin todella innostuneita siitä, että näissä projekteissa hoitajamme pääsevät oikeasti vaikuttamaan työkaluihinsa.”

Yhdessä tekeminen lisää arvostusta.

Myös tietohallinnossa uudentyyppinen yhdessä tekeminen on ilahduttanut. ”On ollut hirveän mielenkiintoista päästä sairaalalle katsomaan, mitä hoitajien arjessa todella tapahtuu”, Järvelä iloitsee. Kun sairaanhoitajien kiireisiin päiviin ei ole saatu mahtumaan yhteisiä työpajoja, on Järvelä mennyt paikan päälle keskustelemaan ja seuraamaan tekemistä jokaisen kanssa erikseen. ”Yhdessä tekeminen lisää ymmärrystä ja arvostusta molemmin puolin”, hän toteaa.

Ketterien, yhteistyössä kehitettävien työkalujen avulla voidaan hyvinvointialueen ammattilaisten kiireiseen arkeen tuoda pieniä positiivisia kokemuksia. Järvelä mainitsee esimerkkinä erään ehkä yllättävänkin palautteen: ”Äidinmaitosovellukseen lisätty, omalla nimellä personoitu tervetulotoivotus sai käyttäjät aidosti tuntemaan itsensä tervetulleiksi ja tärkeiksi.”

Ketterä tasapainolaskuri polin ruuhkia helpottamaan

Toinen sairaalahaaste, johon Järvelä tiimeineen on Digian avulla toteuttanut low-code-ratkaisun, on vastaanottoaikojen mittaaminen niin kutsutulla tasapainolaskurilla. Poliklinikoilla työskennellään jatkuvasti kysynnän ja vastaanottokapasiteetin tasapainottamiseksi. Jotta suunnittelun pohjaksi saataisiin mahdollisimman oikeaa tietoa, on Päijät-Sotessa ollut käytössä ruotsalainen malli, jossa sihteerit kirjaavat vastaanottoihin ja muuhun työhön todellisuudessa käytettyä aikaa. Aiemmin kirjaukset tehtiin päivän päätteeksi ajanvarauskirjojen, lääkäreiden kommenttien ja tukkimiehen kirjanpidon pohjalta Excel-taulukkoon.

Nämä paperikirjanpidot ja Excel-taulukot ollaan nyt siirtämässä mobiilisovellukseen, jossa aloittaessaan uuden tehtävän lääkäri itse tökkää tabletille merkinnän. Myös tasapainolaskurisovelluksen kehittämisessä low-code-välinein ovat tulevat käyttäjät päässeet viikoittaisissa yhteisissä palavereissa, työpajoissa ja aktiivisissa Teams-keskusteluissa itse kertomaan mitä tarvitsevat ja miten työkalun tulisi toimia. ”Sovellus on vasta koekäytössä, mutta myös se on saanut todella hyvän vastaanoton”, Järvelä kehuu.

Pullonkauloja avataan käyttäjien ehdoilla mutta tietoturvasta tinkimättä

Päijät-Sote on ollut mukana myös yhteishankkeessa, jossa esimerkiksi Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin kanssa haetaan helpotusta hyvinvointialueiden arkeen Microsoftin vähäkoodisilla työkaluilla eli Microsoft Power Platformilla. Johanna Järvelä näkee, että vähäkoodiselle kehittämiselle tullaan jatkossa löytämään muitakin käyttökohteita Päijät-Sotessa. ”Äidinmaitosovelluksen tyyppiset ratkaisut mahdollistavat esimerkiksi aivan uudenlaisen tilastoinnin: mitä liikkuu, paljonko tilataan ja kenen maitoa menee kenellekin. Tieto on myös uudella tavalla eri tahojen saatavilla.” Äidinmaitosovelluksen kaltaista ratkaisua voitaisiin Järvelän mukaan käyttää moniin muihinkin tilausprosesseihin sairaalassa. Sähköinen tasapainolaskuri taas antaa lääkärillekin mahdollisuuden nähdä, mihin hän on aikaansa esimerkiksi kuluneella viikolla käyttänyt.

Tieto uudella tavalla saataville.

Äidinmaitosovellusta Järvelä pitää myös tietoturvan kannalta erinomaisena ensimmäisenä kokeilusovelluksena: ”Tilauksissa liikkuu salassa pidettäviä potilaiden ja vauvojen tietoja, joten tietoturvakysymykset oli jo tässä ensimmäisessä sovelluksessamme mietittävä tosi tarkkaan. Nyt tiedämme, miten ne ratkaistaan.”