Ponnisteluarvio on luultavasti yksi yleisimmistä projektipäällikön tehtävistä, mutta ei yksi helpoimmista. Monien epävarmuustekijöiden vuoksi on vaikea sanoa, kuinka paljon vaivaa tietty tehtävä vaatii, ja usein se osoittautuukin toisin kuin odotettiin. Kansainvälisesti tunnettuja esimerkkejä virheellisestä ponnisteluarviosta ovat Hampurin Elben filharmoninen sali tai Berliinin BER-lentokenttä. Vaikka samankaltaisten hankkeiden osalta arvio voidaan vielä tehdä suhteellisen tarkasti, tilanne on täysin erilainen uudentyyppisissä projekteissa. Virheelliset laskelmat ovat suurten projektien lisäksi vaarallisia myös pienille projekteille, vaarantaen myös niiden onnistumisen.

MIKÄ ON PONNISTELUARVIO?

Ponnisteluarviota käytetään määrittämään projektin todennäköinen ponnistus. Se auttaa myös arvioimaan hankkeen toteutettavuutta ja tukee siten päätöksen tekoa joko hankkeen puolesta tai sitä vastaan. Tärkeitä osia tässä ovat kapasiteetin, resurssien, ajan ja kustannusten suunnittelu. Vaikutuksen arviointimenettelyn tulee olla yksinkertainen suorittaa, käyttäjäystävällinen ja mahdollisimman tarkka.

MIKSI PONNISTELUARVIOTA TARVITAAN?

Ponnisteluarviot ovat yleensä epätarkkoja ja voivat olla erittäin virheellisiä. Silti jonkinlainen, edes karkea ponnisteluarvio on hankkeelle tärkeä, esimerkiksi hankkeen budjetin määrittämiseksi ja hakemiseksi sekä likimääräisen aikataulun määrittämiseksi projektille.

>>Kokemuksemme osoittavat, että käytännössä on järkevää tehdä ponnisteluarviointi ainakin tiettyyn tarkkuuteen asti, ja sen jälkeen tarkistaa ja säätää sitä säännöllisesti.<<

Walter Epple, Senior Consultant

ARVIOINTIMENETELMÄT

Mahdollisimman tarkan arvion saamiseksi voidaan käyttää erilaisia arviointimenetelmiä. Arviontimenetelmät eroavat esimerkiksi ketterässä ja klassisessa projektinhallinnassa. On tärkeää, että ponnisteluarvio ei tapahdu ainoastaan projektin alussa, vaan että sitä päivitetään jatkuvasti, koska tämä tekee arviosta entistä tarkemman projektin jatkoa varten.

1. Ylhäältä alas

Ylhäältä alas suuntautuvassa lähestymistavassa asiakas tekee projektin alussa karkean arvion, jota projektitiimin oletetaan noudattavan. Tämä menetelmä perustuu siis näin ollen asiakkaan kokemukseen ja on erittäin helppo toteuttaa. Arviot ovat kuitenkin yleensä erittäin epätarkkoja, koska asiakas ei pysty valvomaan kaikkia pakollisia työvaiheita.

2. Alhaalta ylös

Alhaalta ylös -lähestymistapa on monimutkaisempi ja merkityksellisempi kuin ylhäältä alas -menetelmä. Tässä menetelmässä arvioidaan yksittäiset tehtävät ja määritetään niiden odotettu kesto sekä tarvittavat resurssit. Tämä tekee tästä menetelmästä tarkemman. On kuitenkin mahdollista, että projektista vastaavat suunnittelevat kestoa ja kustannuksia hieman anteliaammin etukäteen ja että projekti siitä syystä on arvioitu väärin.

3. Asiantuntija-arvio

Projektipäällikkönä et yleensä tunne kaikkia projektiin liittyviä aiheita yhtä hyvin. Näin ollen voit saada arvion joltakulta, joka on alan asiantuntija ja joka siten osaa arvioida hyvin tehtävän ponnistuksen.

Vinkkimme: Asiantuntija-arvioinnissa kannattaa kysyä useilta asiantuntijoilta, joiden arvioista sitten otetaan keskiarvo. Arvion laadun parantamiseksi yhden asiantuntijoista tulisi mahdollisuuksien mukaan työskennellä projektin parissa.

Muita asiantuntija-arvion muunnelmia ovat:

• PERT Kolmen pisteen arvio
• Tässä menetelmässä arvioidaan kolme arvoa, jotka perustuvat kokemukseen: optimistinen, pessimistinen ja todennäköinen arvo. Odotettu arvo määritetään sitten näistä arvoista. Koska tämä on erittäin yksinkertainen ja nopea menetelmä, se on erityisen hyödyllinen projektin alkuvaiheessa.
• Delphi-menetelmä
• Delphi-menetelmä perustuu alhaalta ylös -lähestymistapaan. Arviontiin kuullaan kuitenkin useita asiantuntijoita. He eivät keskustele tuloksista etukäteen ja antavat arvionsa salassa. Jos tulokset eroavat suuresti, niistä keskustellaan yhteisymmärrykseen pääsemiseksi. Sen jälkeen he arvioivat ja keskustelevat tuloksista uudelleen. Tällä tavalla arvio on suhteellisen tarkka, mutta vaatii useita asiantuntijoita pidemmällä aikavälillä.
• Suunnittelupokeri
• Suunnittelupokeri on samanlainen kuin Delphi-menetelmä. Myös tässä asiantuntijat antavat piilotettuja arvioita. Jos ne kuitenkin poikkeavat suuresti toisistaan, keskustelua ei ole jälkikäteen. Sen sijaan korkeimman ja alhaisimman arvion omaavat asiantuntijat perustelevat päätöksensä. Tämän jälkeen kaikki asiantuntijat antavat uuden arvion, kunnes asiantuntijoiden kesken päästään yksimielisyyteen.

4. Analoginen menetelmä

Analogiamenetelmässä ponnistelu on johdettu vastaavista, jo päättyneistä projekteista.

Relaatiomenetelmä on muunnelma tästä:

Relaatiomenetelmä perustuu myös vastaavien projektien empiirisiin arvoihin. Lisäksi määritellään kuitenkin kiinteät suuntaviivat ja tekijät, jotka myös vaikuttavat laskelmaan. Näitä ovat esimerkiksi erityisvaatimukset tuotteelle tai työntekijöiden kokemukselle.

5. Kertolaskumenetelmä

Kertolaskumenetelmässä muodostetaan tehtäväpaketteja, jotka suoritetaan useita kertoja. Kokonaisponnistus määritetään sitten kertomalla pakettien lukumäärä niiden arvioidulla ponnistuksella. Tämä menetelmä soveltuu erityisen hyvin silloin, jos yksittäisiä projektin tehtäviä toistetaan usein.

6. Painotusmenetelmä

Tämä menetelmä määrittää, mitkä tekijät vaikuttavat projektiin. Kokonaisponnistus määritetään sitten eri painotuksilla.

7. Prosenttimenetelmä

Prosenttimenetelmää käytettäessä seuraavien vaiheiden ponnistusten laskemisen perustaksi otetaan hankkeen nykyinen todellinen ponnistus. Vaihtoehtoisesti laskennan perustana voidaan käyttää toisella menetelmällä arvioitua projektivaiheen ponnistusta. Tämä tekee tästä menetelmästä käyttökelpoisen varhaisessa vaiheessa.

8. Algoritmiset arviontimenetelmät

Algoritmisia arviointimenetelmiä käytetään usein hankkeiden myöhemmissä vaiheissa, koska niiden soveltamista varten on oltava saatavilla yksityiskohtaista tietoa projektista. Näitä menetelmiä ovat:

• Toimintopiste
• Datapiste
• Objektipiste
• Cocomo (rakentava kustannusmalli)

SOPIVAN ARVIOINTIMENETELMÄN VALITSEMINEN

Se, mitä arviointimenetelmää käytetään, riippuu toisaalta projektin tämänhetkisestä etenemisestä, mutta toisaalta myös käytettävissä olevasta ajasta sekä käytettävissä olevista asiantuntijoista. Siksi sopiva arviointimenetelmä tulee aina valita yksilöllisesti. Varhaisiin, karkeisiin arvioihin soveltuvat analogia-, relaatio- ja prosenttimenetelmät. Paino- ja kertolaskumenetelmät sen sijaan sopivat paremmin, jos projektin vaikuttajat tiedetään tarkasti. Asiantuntija-arvio voidaan tehdä milloin tahansa, jos sopivia asiantuntijoita on käytettävissä. Riippuen käytetystä menetelmästä, sen toteuttaminen voi kuitenkin olla enemmän aikaa vievää. Algoritmiset menetelmät ovat erityisen sopivia projektin myöhemmissä vaiheissa, koska ne vaativat yksityiskohtaista tietoa.

YHTEENVETO

Työarviot ovat aikaa vieviä, usein epätarkkoja ja riippuvat enimmäkseen kokemuksesta. Tästä huolimatta niitä kuitenkin tarvitaan, jotta voidaan ainakin karkeasti arvioida, kuinka monimutkainen hanke tulee olemaan ja kuinka kauan sen toteuttaminen vie. Tällä tavoin voidaan myös hankkeen toteutuksen aikana tarkistaa, toteutuvatko tehtävät suunnitelmien mukaan vai ylittääkö hanke suunnitellun ponnistuksen.

Projektinhallintaohjelmisto pitää kirjaa kaikista projektin tehtävistä – riippumatta siitä, suunnitteletko perinteisesti Gantt-kaaviolla vai käytätkö Kanban-taulua. Voit määrittää suunnitellun ponnistuksen näihin tehtäviin ja tallentaa projektin toteutuksen aikana jo tehdyt ponnistelut. Suunnitelmien ja toteutuneiden vertailun tai ansaitun arvon analyysin avulla voit nopeasti määrittää, onko suunniteltu ponnistus ylitetty ja näin tehdä ennusteen projektin jatkosta. Tämä tekee arvioistasi tarkempia projektin toteutuksen aikana.