Postin organisaatiossa siirryttiin keväällä 2015 käyttämään NetIQ Identity Manager -ratkaisua myös ulkoisten käyttäjien käyttöoikeuksien automatisoidun hallinnan järjestelmänä. Pulsen Integrationin toimittamalla palvelulla hallitaan Postin kumppanien jopa 6.000 työntekijän käyttöoikeuksia.

”Ulkoisten käyttäjien määrä on kasvanut nopeasti, ja odotamme kasvua jatkossakin. Ostamme kumppaneiltamme muun muassa tietotekniikan ja logistiikan palveluita. Halusimme vastata liiketoiminnoista kumpuavaan tarpeeseen, ja lähdimme hakemaan nykyistä tehokkaampaa ratkaisua ulkoisten käyttäjien hallintaan”, sanoo Postin Solution Manager Helena Lähdesmäki. ”Emme kyenneet yksilöimään riittävän hyvin ulkoisia käyttäjiä henkilöstöhallinnon kautta hoituvan järjestelmän kautta, emmekä vastaamaan ulkoisten työntekijöiden erilaisiin tarpeisiin.”

”Käyttöoikeuksien ja tunnusten hallinta teetti henkilöstöyksiköllemme myös liikaa vaivaa, eikä tehtävää voinut ulkoistaa talon ulkopuolelle. Halusimme varmistaa, että kumppaniemme työntekijät pääsevät käsiksi tarvitsemiinsa Postin järjestelmiin”, kertoo Lähdesmäki. ”Pyrimme lisäämään työntekijöiden roolien pohjalta automaattisesti saatujen oikeuksien määrää.”

Pulsenin palvelua ja NetIQ:n ratkaisu

Posti on käyttänyt NetIQ:n ratkaisuja jo lähes kymmenen vuoden ajan. ”Pulsen Integrationin asiantuntijat suunnittelivat meille NetIQ Identity Manageriin pohjautuvan ympäristön. He kuuntelivat toiveitamme ja kertoivat, miten kokonaisuus kannattaa toteuttaa”, sanoo Lähdesmäki.

Pulsenin asiantuntijat tukevat Postia järjestelmän ylläpidossa ja kehityksessä. ”Suunnittelimme kokonaisuuden teknologiatoimittajista riippumattomana asiantuntija- ja palvelutalona. NetIQ Identity Managerin versio 4.5 vastasi erittäin hyvin asiakkaamme tarpeisiin ja toiveisiin”, kertoo Pulsen Integrationin Lead Architect Sami Huurtola. ”Sen selkeä arkkitehtuuri ja joustava lisenssimalli helpottivat käyttöönottoa.”

Postilla on satoja tietojärjestelmiä, ja uusia järjestelmiä otetaan käyttöön liiketoiminnan tarpeiden mukaan myös pilvipalveluna. SAP-käyttöoikeudet hoituvat NetIQ Identity Managerin kautta suoraan SAP:in keskitettyyn käyttäjähallintaan. SAP-tunnukset muodostuvat automaattisesti.

Käyttöoikeuksia voidaan määritellä myös kumppanikohtaisesti. ”Kumppanimme voivat pyytää oikeuksia ja tunnuksia myös itsepalveluportaalista, mutta niiden hyväksyminen tapahtuu aina määrittämämme prosessin mukaisesti.”

Kriittisen tärkeä kokonaisuus

Postin verkkotunnukset tulevat automaattisesti HR-tietojen perusteella ja käyttöoikeudet joihinkin tietojärjestelmiin työntekijän roolin perusteella. Työsuhteen muuttuessa tai päättyessä Postin verkkotunnukset sulkeutuvat ja identiteetinhallinnan piirissä olevien sovellusten oikeudet poistuvat. Käyttäjälle ei jää turhia lisenssejä käyttöön.

”Tiedämme mitä resursseja jokaisella kumppanimme työntekijällä on käytössä. Läpinäkyvyys on korkealuokkaista, ja loppukäyttäjätkin näkevät mitä käyttöoikeuksia heillä on. Kyseessä on liiketoimintakriittinen palvelu, ja identiteetinhallinnan arvo tunnustetaan organisaatiossamme yhä laajemmin”, korostaa Lähdesmäki.

Palvelun piiriin otetun uuden tietojärjestelmän käyttöönotto sujuu aiempaa joustavammin, koska käyttöoikeuksia saadaan työntekijöille järjestelmästä lähes reaaliaikaisesti. Jälkikäteen on helppo selvittää, kuka hyväksyi käyttöoikeuden, milloin ja mihin järjestelmään.

”Loppukäyttäjätkin näkevät omat käyttöoikeutensa. Tunnukset voidaan luoda etukäteen valmiiksi ja uusi henkilö voi ryhtyä heti töihin. Voimme nyt luoda käyttöoikeuksia nopeasti, luotettavasti ja kustannustehokkaasti suurellekin joukolle”, kertoo Lähdesmäki.

”Postin organisaatiossa on hyvää ymmärtämystä identiteetinhallinnasta, ja he tietävät mitä tarvitsevat”, kertoo Huurtola.

TOIMIALA

Posti tarjoaa monipuoliset posti- ja logistiikkapalvelut sekä verkkokaupan palvelut. Se huolehtii kaupankäynnin ja arjen sujuvuudesta Suomen lisäksi Venäjällä, Ruotsissa, Norjassa, Puolassa ja Baltian maissa. Postin liikevaihto oli vuonna 2015 noin 1,65 miljardia euroa, ja se palvelee asiakkaitaan 22.000 ammattilaisen voimin.

LÄHTÖTILANNE

Posti panostaa jatkuvasti palveluidensa kehittämiseen, ja käyttää yhä enemmän kumppaneidensa palveluita. Yrityksessä päätettiin tehostaa käyttöoikeuksien hallintaa myös tuhansien ulkoisten käyttäjien osalta, ja vähentää henkilöstöhallinnon työkuormaa.

NETIQ:n HYÖDYT

Ulkoisten käyttäjien hallinta on tehostunut Pulsen Integrationin Postille palveluna toimittamalla NetIQ Identity Managerilla. Käyttöoikeuksien hallinnan automaatioaste on noussut ja manuaalisen työn määrä on vähentynyt huomattavasti. Rahaa säästyy ja tietoturvan taso on noussut. Uusien palveluiden käyttöönotto on tehostunut.

NETIQ:n RATKAISUT JA PALVELUT

NetIQ® Identity Manager (versio 4.5) https://www.netiq.com/products/identity-manager/advanced/