Tasapainon löytäminen laajuuden, kustannusten ja ajan välille

Projektin onnistuminen riippuu monista eri tekijöistä. Kolme tärkeintä niistä ovat kuitenkin kustannukset, aika ja laajuus. Näiden tekijöiden välisiä suhteita ja niiden välillä olevia ristiriitoja havainnollistaa projektikolmio.

MIKÄ ON PROJEKTIKOLMIO?

Perinteisessä projektinhallinnassa on määritelty kolme perustavaa mittaria, jotka ovat laajuus, aika ja kustannukset. Kun näiden kolmen tekijän välille luodaan projektikolmio, voidaan hahmottaa, miten ne liittyvät toisiinsa ja miten ne voidaan sovittaa yhteen, jotta projekti voidaan toteuttaa onnistuneesti. Tämä tarkoittaa, että muutos yhdessä näistä muuttujista johtaa samanaikaisesti muutoksiin kahteen muuhun ulottuvuuteen, jotta kolmio pysyy tasapainossa. Näin ollen projektipäällikön tehtävänä on tasapainottaa kaikki kolme ulottuvuutta niin, että projekti noudattaa budjettia ja aikataulua sekä täyttää kaikki laajuutta koskevat vaatimukset. Tämä voi olla vaikeaa, koska nämä kolme ulottuvuutta kilpailevat yleensä keskenään.

KOLME ULOTTUVUUTTA

Tasapainottaakseen optimaalisesti projektikolmion kolme ulottuvuutta, projektin johtajan on ymmärrettävä hyvin miten niihin voidaan vaikuttaa ja miten ne voivat mukautua muutoksiin projektin aikana. Tämän vuoksi on oltava selvillä siitä, mistä ne koostuvat.

1. Kustannukset

Tämä ulottuvuus sisältää hankkeen puhtaan budjetin lisäksi myös käytettävissä olevat resurssit. Resurssit voidaan nimittäin määrittää rahallisena arvona. Jos esimerkiksi hankkeen tueksi tarvitaan lisähenkilöstöä, uusia laitteita tai lisätiloja, kaikki tämä lisää kustannuksia. Siksi tähän osaan sisältyy muun muassa seuraavia asioita:

• Budjetti, eli projektin rahallinen kehys
• Tiiminjäsenten määrä
• Saatavilla olevat laitteet ja välineet
• Saatavilla oleva toimistotila

2. Aika

Aikaulottuvuus kattaa myös muutakin kuin vain hankkeen keston. Siihen sisältyy muun muassa:

• Projektin aikataulu ja projektin vaiheiden määrä
• Projektin työtunnit
• Suunnitteluun ja strategiointiin käytetty aika
• Sisäiset kalenterit ja tavoitteet

3. Laajuus

Projektin laajuuteen sisältyy projektin tulosten laajuus ja laatu. Perinteisessä projektinhallinnassa laajuus määritetään ennen aikataulun ja budjetin laatimista. Siihen sisältyy:

• Työn laajuus
• Lopullisen tuotteen yksityiskohtaisuus, esim. toimintojen määrä ja monimutkaisuus
• Tulosten laatu
• Lopputulosten tai tuoteversioiden määrä

Meidän vinkkimme: Perinteisesti hallinnoiduissa projekteissa laajuus voi lisääntyä projektin aikana, eli työn määrää voidaan lisätä ilman budjetin ja aikataulun sopeuttamista samanaikaisesti. Siksi on tärkeää, että suunniteltu laajuus ja sen laatu dokumentoidaan ja hyväksytetään ennen projektin alkua. Jokainen muutos on myös dokumentoitava ja sen vaikutukset analysoitava, minkä jälkeen budjetin ja aikataulun suunnittelussa on tehtävä tarvittavat muutokset. Näin uusi tilanne voidaan hyväksyä myös budjetin ja ajankäytön osalta.

MITEN KAIKKI KOLME ULOTTUVUUTTA LIITTYVÄT TOISIINSA

Projektikolmiossa on kahdenlaisia suhteita. Tavoitteena olevan laajuuden ja kahden muun muuttujan välinen suhde on suoraan verrannollinen. Tämä tarkoittaa, että laajuus liikkuu samaan suuntaan kuin aika ja kustannukset. Jos siis hankkeen laajuus kasvaa esimerkiksi määrän lisääntymisen tai laadun parantumisen vuoksi, myös käytettävissä olevaa aikaa ja / tai kustannuksia on säädettävä.

Kustannusten ja ajan välinen suhde on sitä vastoin käänteinen, ja muuttujat liikkuvat vastakkaisiin suuntiin. Jos siis kustannuksia halutaan vähentää, aikaa on lisättävä. Jos hanke halutaan saada nopeammin päätökseen ja aikaulottuvuus pienenee, kustannusten on kasvettava.

Tämä johtaa seuraaviin havaintoihin:

MITEN TAIKAKOLMIO AUTTAA PROJEKTINHALLINNASSA

On hyvin epätodennäköistä, että mikään projektikolmion ulottuvuuksista ei muuttuisi projektin aikana. Tämän vuoksi konseptin keskeinen ajatus on, että hanke voi onnistua vain, jos kaikki kolme ulottuvuutta ovat tiukasti kiinni toisissaan. Jotta tarvittaviin mukautuksiin olisi riittävästi liikkumavaraa, ainakin yhden ulottuvuuksista on oltava joustava. Sen vuoksi painopiste on valittava huolellisesti ja sovitettava se yhteen projektin sidosryhmien kanssa. Tällä tavalla projektikolmio auttaa sinua suunnittelussa ja hallinnassa, kontrolloinnissa sekä riskien ja muutosten hallinnassa. Jos pääpaino on aikataulussa pysymisessä, on suositeltavaa esimerkiksi varata lisäbudjettia ennen projektin alkua mahdollisesti tarvittavia lisäresursseja varten tai selventää, mitkä projektin osat ovat ylimääräisiä. Jos taas pääpaino on budjetissa pysymisessä, on syytä tuoda selkeästi esille, että projektin päättymispäivää on lykättävä tai tuotosten laajuutta supistettava, jos ennakoimattomia muutoksia tapahtuu.

Meidän vinkkimme: Varmistaaksesi selvyyden jo ennen projektin alkua ja ollaksesi tietoinen siitä, miten muutostilanteissa on toimittava, kannattaa dokumentoida tärkeimmät seikat etukäteen projektitoimeksiantoon tai projektiohjeeseen. Tähän kuuluvat:

• Asiakkaan omat halut, jos säätöjä joudutaan tekemään
• Etukäteen määrätty varabudjetti
• Lista mahdollisista muutoksista sekä suunnitelmista niiden varalta. Tähän sisältyy vaikutukset aikaan, kuluihin ja laajuuteen.

Pidä kaikki kolme muuttujaa mielessäsi koko ajan projektin toteutuksen aikana, jotta voit reagoida muutoksiin tarvittaessa tai suunnitella toimenpiteitä muutoksen tapahtuessa.

PERINTEISEN JA JOUSTAVAN PROJEKTINHALLINNAN EROT

Perinteisessä projektinhallinnassa laajuuden oletetaan olevan kiinteä, koska se on määritelty etukäteen. Kustannukset ja aika ovat tällöin joustavampia. Ne voidaan suunnitella valmiiksi, mutta ne voivat tarvittaessa muuttua.

Joustavassa projektinhallinnassa tämä näkemys kuitenkin käännetään toisin päin, eli kustannukset ja aika ovat kiinteitä, mutta laajuutta voidaan mukauttaa. Syynä tähän on se, että esimerkiksi Scrumissa käytettävässä iteratiivisessa suunnittelussa sovelletaan niin sanottuja sprinttejä, joissa työtä tehdään. Niiden määrä tai kesto on yleensä kiinteä, jolloin myös projektin kustannukset on helppo arvioida. Näin ollen juuri laajuus on muuttuva tekijä.

LAAJENNUKSET PROJEKTIKOLMIOON

Nykyään ei aina riitä, että projektinhallinnassa keskitytään vain kolmeen ulottuvuuteen. Siksi laajuusulottuvuus jaetaan usein erikseen laatuun ja sisältöön. Tällöin puhutaan taikaneliöstä tai paholaisen neliöstä.

Lisäksi projektikolmiota voidaan laajentaa siten, että siihen sisällytetään kokonaisvaltainen asiakastyytyväisyys, jossa kyse on kaikkien sidosryhmien tyytyväisyydestä. Koska heillä on yleensä erilaisia vaatimuksia projektille, on tärkeää, että kaikkien projektin sidosryhmien tarpeet otetaan huomioon.

YHTEENVETO

Projektikolmio soveltuu hyvin visualisoimaan projektinhallinnan tärkeimpien tekijöiden: ajan, kustannusten ja laajuuden – keskinäisiä suhteita. On helppo huomata, että näiden ulottuvuuksien välillä tulee vallita tasapaino ja että muutos yhdessä muuttujassa johtaa muutoksiin muissa tekijöissä. Kaikkien kolmen osatekijän realistinen arviointi hankkeen alussa sekä asianmukaisten prioriteettien asettaminen ja selkeä viestintä ovat näin ollen erittäin tärkeitä hankkeen onnistumisen kannalta.

Projektinhallintaohjelmiston, kuten myPARMin, avulla voit seurata kaikkia kolmea ulottuvuutta jatkuvasti ja siten ryhtyä toimiin, jos jokin ulottuvuus muuttuu. Reaaliaikainen raportointi koontitauluissa, jotka sisältävät kaikki tärkeät keskeiset lukemat, ja varhaisvaroitusjärjestelmä, auttavat sinua tässä. Jos jossakin ulottuvuudessa tapahtuu muutoksia, voit nopeasti nähdä ohjelmiston sisällä, miten muutokset vaikuttavat muihin tekijöihin ja miten voit puuttua niihin.