Jopa parhaat projektipäälliköt voivat huomata, että projekti ylittää suunnitellun budjetin. Oli syy mikä tahansa, siinä tilanteessa tarvitaan nopeaa toimintaa. Budjetin ylittyminen ei vaikuta vain maineeseesi hyvänä projektipäällikönä, vaan se voi myös vaikuttaa negatiivisesti yrityksesi tuottavuuteen, tulokseen ja strategiaan sekä sidosryhmiesi tuottavuuteen.

MIKSI PROJEKTI VOI YLITTÄÄ BUDJETTINSA JA MITEN TÄMÄ VOIDAAN ESTÄÄ?

On olemassa lukemattomia syitä, miksi projekti voi ylittää budjettinsa. Esimerkiksi:

• Virheellinen arvio: Jos hankkeen alussa tehty ponnisteluarvio oli liian optimistinen, suunniteltu budjetti jää liian pieneksi. Ponnistelun arvioiminen mahdollisimman tarkasti on vaikea tehtävä varsinkin projektin alussa. Saat selville, kuinka voit silti menestyä ja miten voit välttää budjetin ylittämisen, lukemalla ponnistelujen arvioimista käsittelevän artikkelin.
• Laajuus: Hankkeen laajuus on kasvanut tai hankkeen kohde on muuttunut. Näin voi käydä esimerkiksi silloin, kun asiakkaasi pyytää lisäominaisuuksia projektiin, mutta budjettia ei mukauteta siihen. Jotkut asiakkaat pyytävät projektiin usein pieniä muutoksia, jotka voidaan tehdä nopeasti ja helposti. Mutta pienet muutokset muodostavat nopeasti suuremman kokonaisuuden. Tietenkään siinä ei ole mitään väärää, että tekee pieniä muutoksia ilman lisäbudjettia asiakkaan miellyttämiseksi. Tämän pitäisi kuitenkin olla kertaluonteinen sopimus. Jos asiakkaasi pyytää lisämuutoksia, budjettia tulee korottaa kaikelle, mikä menee projektin alkuperäisen laajuuden ulkopuolelle. Jos jopa projektin varsinainen tavoite on muuttunut ajan myötä, budjettisi tulee ehdottomasti mukauttaa vastaamaan uusia vaatimuksia. Projektin läpinäkyvyyden säilyttämiseksi suosittelemme, että laajuuden muutokset ja niistä aiheutuvat lisäkustannukset käsitellään ammattimaisesti muutos- tai lisäjohtamisen avulla.
• Ulkoiset tekijät: Esimerkiksi inflaatio voi tarkoittaa, että tavarantoimittajien on nostettava hintojaan. Varsinkin jos projektisi on pitkäkestoinen, jos se jouduttiin keskeyttämään joksikin aikaa tai jos projektilaskelma tapahtui aikana, jolloin hinnat olivat hyvin alhaiset, mutta ovat nyt nousseet tai ovat nyt nousemassa, tästä tulee usein ongelma. Jos tiedät etukäteen, että hankkeesi kesto on erittäin pitkä, on suositeltavaa ottaa tämä huomioon tehdessäsi sopimusta tavarantoimittajien kanssa ja rakentaa asianmukaiset suojatoimenpiteet.
• Huono resurssien käyttö: Saatat käyttää tarpeettoman kalliita resursseja projektiisi tai resurssit eivät yksinkertaisesti toimi tehokkaasti. Näin voi käydä esimerkiksi silloin, kun projektihenkilöstö joutuu jatkuvasti vaihtamaan eri projektien välillä, jolloin he eivät voi keskittyä vain yhteen niistä. Jos otat tämän huomioon resursseja suunnitellessasi, voit valita projektillesi optimaaliset resurssit. Voit myös tarjota projektitiimillesi ajanhallintamenetelmiä, kuten Pomodoro-tekniikka, jotta he voisivat työskennellä mahdollisimman tehokkaasti.
• Huono budjetin hallinta: Jos sinulla ei alusta alkaen ole hyvää otetta olemassa olevaan budjettiisi, on mahdollista, että liian paljon rahaa käytetään vähemmän tärkeisiin asioihin tai että menetät käsityksen siitä, kuinka paljon on jo käytetty. Varsinkin projektin alussa kun budjettia on vielä paljon jäljellä, ihmiset eivät juurikaan kiinnitä huomiota kustannuksiin. Jos kuitenkin seuraat tarkasti budjettisi tilaa ja juoksevia kuluja heti alusta alkaen, sinulle ei pitäisi tulla liiakseen negatiivisia yllätyksiä. Suosittelemme tässä yhteydessä säännöllistä budjettitarkistusta.
• Suunnitellun keston ylittyminen: Jos projekti kestää suunniteltua kauemmin, se lisää kustannuksia. Suunnittele siis projektisi ennakoivasti, pohdi mahdollisia vaikeuksia ja tee riskianalyysi. Ryhdy toimenpiteisiin riskejä vastaan, hallitse projektejasi valppaasti ja pidä aina silmällä niiden tilaa. Näin voit puuttua ajoissa, jos huomaat, että projektisi on myöhässä.

Ansaittu arvo-blogitekstistä voit lukea, mitkä tunnusluvut auttavat sinua tunnistamaan, ylittääkö projektisi budjetin ja miten nämä tunnusluvut voivat toimia ennakkovaroitusindikaattorina.

TARKISTA PROJEKTIN TILA JA TEE TOIMINTASUUNNITELMA

Jos huomaat, että projektibudjettisi on ylittynyt, on tärkeää ensin selvittää, mistä ongelma alkoi. Vain tällä tavalla voit kehittää optimaalisen ratkaisun. Kun syy on löydetty, kannattaa tarkistaa myös, vaikuttaako se muihin projektin osa-alueisiin, kuten projektin kestoon, laajuuteen, laatuun, resursseihin tai riskeihin.

Kerätyillä tiedoilla voit nyt punnita vaihtoehtoisia ratkaisuja.

1. Vähennä kustannuksia:

Ensimmäinen askel voisi olla yrittää vähentää kustannuksia. Voit saavuttaa tämän eri tavoilla:

• Vaihda resursseja:
• Vaihda resurssit edullisempiin vaihtoehtoihin. Voit esimerkiksi vaihtaa erittäin kokeneen alihyödynnetyn työntekijän vähemmän kokeneeseen ja siten halvempaan työntekijään. Kannattaa kuitenkin muistaa, että työntekijä saattaa tarvita aikaa tottuakseen uuteen projektiin ja yksittäisiin tehtäviin voi tarvita enemmän aikaa. Siksi sinun pitäisi tehdä tällainen muutos vain, jos projektisi ei ole aikakriittinen. Toisaalta joissain tapauksissa voi olla järkevää vaihtaa vähemmän kokenut työntekijä kokeneempaan, koska korkeampi asiantuntemus voi säästää aikaa ja siten kustannuksia.
• Sama koskee tarvittavia materiaaleja tai palveluita: Voit yrittää vaihtaa halvempaan vaihtoehtoon, jos se ei vaikuta negatiivisesti aikaan ja laatuun tai jos nämä tekijät ovat vähemmän tärkeitä. Vaihtoehtoisesti voit vaihtaa paremmin suunniteltuun materiaaliin, jos se säästää riittävästi kriittistä projektiaikaa.
• Vähennä tarpeettomia kustannuksia:
• Tarkista myös, onko kustannuksia, jotka voitaisiin välttää. Tällaisia voivat olla esimerkiksi säännölliset konsultaatiomatkat asiakkaan kanssa, joita voisi tehdä harvemmin tai joissa voisi valita halvemman vaihtoehdon. Näihin voi myös kuulua kalliit laitteisto- tai ohjelmistolisenssit, joita kaikki työntekijät eivät käytä, ja paljon muuta vastaavaa. Jos säästät tällaisia kustannuksia, saatat pystyä pysymään budjettisi rajoissa ilman, että sinun tarvitsee muuttaa mitään itse projektissa.
• Neuvottele toimittajien kanssa:
• Neuvottelut tavarantoimittajien kanssa ovat aina vaihtoehto kustannussäästöille. Toimittajasi saattaa pystyä myöntämään sinulle hinnanalennuksen tai peruuttamaan hinnankorotuksen, jotta voit pysyä projektibudjettisi rajoissa.

2. Kompensoi kustannukset sisäisesti:

Vaikka tämän ei pitäisi olla sääntö, voi joissain tapauksissa olla järkevää kompensoida lisäkustannukset sisäisesti, esimerkiksi jotta ei vaarannettaisi hyvää asiakassuhdetta. Tässä tapauksessa työntekijät voivat esimerkiksi jatkaa projektin parissa työskentelyä ilman, että sitä veloitetaan projektilta. Samoin esimerkiksi kohonneet materiaalikustannukset voivat tietyissä tilanteissa jäädä oman yrityksesi vastattavaksi.

3. Säädä laajuutta:

Jos asiakkaasi on jälkeenpäin lisännyt projektin laajuutta, yksi ratkaisu voi olla palata alkuperäiseen laajuuteen tai neuvotella uudelleen. Tarkista myös huolellisesti, onko projektilla tehtäviä tai vaatimuksia, jotka eivät ole välttämättömiä asiakkaan puolelta. Saattaa esimerkiksi olla, että huonompi tulos on aivan riittävä tai että olet sisällyttänyt kehitettäviin tuotteisiin ominaisuuksia, jotka eivät ole asiakkaalle tärkeitä. Jos tällä tavalla pystyt muuttamaan prioriteetteja, pienenee myös projektin laajuus ja sen mukana kustannukset.

Jos projektiisi kohdistuu aika- ja kustannuspaineita, voit myös ottaa käyttöön ”laajuusjäädytyksen” lisämuutosten osalta. Tämä tarkoittaa, että suoritat vain suunnitellut työt, eikä muita muutoksia hyväksytä budjetin rajoissa.

4. Säädä budjettia:

Jos olet jo suunnitellut budjetille varaosuuden alkuperäisessä työarviossa, voit käyttää sitä kompensoidaksesi kohonneet projektikustannukset. Jos sinulla ei kuitenkaan ole varaosuutta tai se on jo käytetty, voit pyytää lisää budjettia. Tämä tulisi tehdä vain, jos olet jo käyttänyt kaikki muut mahdollisuudet. Lisäksi tässä tapauksessa sinun tulee varmistaa, että arvioit tarkalleen, kuinka paljon lisäbudjettia tarvitset. Tällä tavalla vältyt joutumasta pyytämään budjetin korotusta useita kertoja lyhyen ajan sisällä. Muista myös, että asiakkaan kannalta budjetin tarkentaminen on järkevää vain, jos hän on osittain vastuussa kohonneista kustannuksista tai jos syynä on ulkoiset olosuhteet. Jos olet itse arvioinut ponnistelun väärin tai jos sinulla on huono budjetti tai resurssien hallinta, on vaikea pyytää asiakkaalta lisärahoitusta.

VIESTINTÄ SIDOSRYHMIEN KANSSA

Kun olet kerännyt kaikki tärkeät tiedot, sinun tulee ilmoittaa siitä kaikille sidosryhmille – haluatko pyytää heitä lisäämään budjettia tai sopimaan projektin tarvitsemista muutoksista. Pyri avoimeen keskusteluun, jossa esität budjetin ylityksen syyn, vaikutukset ja mahdolliset ratkaisut. Näin voit tehdä kaikille projektin osallistujille selväksi, miksi muutos on tarpeellinen ja lupaava.

INFORMOI TIIMIÄ JA TOTEUTA MUUTOKSET

Kerro myös tiimillesi, mitä on tapahtunut ja mitä muutoksia on tulossa. Tällä tavalla henkilöstösi tietää, mitä heiltä odotetaan ja mitkä ovat heidän tämänhetkiset prioriteettinsa. Henkilökunnallasi voi myös olla muita ideoita siitä, kuinka pysyä budjetin sisällä. Tämän jälkeen voit toteuttaa muutokset.

YHTEENVETO

Projektibudjetin ylittämistä ei pitäisi tapahtua, mutta varmasti jokainen projektipäällikkö on joskus törmännyt tällaiseen tilanteeseen. Ennakkosuunnittelu voi estää projektia muodostumasta liian kalliiksi. Jos kustannukset karkaavat käsistä, tarvitaan selkeää analyysiä, nopeaa toimintaa ja avointa viestintää sidosryhmien ja tiimin kanssa.

Vaikka kustannusten ylitykset eivät aina ole vältettävissä niin projektipäällikkönä sinun ei tulisi joutua tilanteeseen, jossa budjetti on jo käytetty pienen osan projektin toteuttamisen jälkeen ja tulet tilanteesta täysin yllätetyksi. Mitä nopeammin huomaat, että budjetti ylitetään, sitä paremmin voit puuttua tapahtumiin. Siksi projektien jatkuva reaaliaikainen seuranta on välttämätöntä. Tämä on erityisen helppoa tarpeisiisi mukautetuilla projektinhallintaohjelmistosi dashboardeilla (kojelaudoilla), joilla seuraat tärkeimpiä projektin tunnuslukuja, sekä ennakkovaroitusjärjestelmällä, joka ilmoittaa automaattisesti määrittämiesi kynnysarvojen ylittymisestä. Näin voit puuttua varhaisessa vaiheessa, jos budjettiylitys tulee ilmi. Lisäksi hyvä raportointi auttaa kommunikoimaan sidosryhmiesi kanssa ja luo tarvittavaa läpinäkyvyyttä.

Lisätietoja myPARM projektinhallintaohjelmistosta:

LISÄTIETOJA MYPARMISTA

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!

VARAA TAPAAMINEN