Näin saat parhaan yleiskatsauksen projekteistasi

Projektien seuraaminen voi olla vaikeaa, varsinkin jos johdat useita projekteja samanaikaisesti tai jos projektit ovat hyvin laajoja. Hyvä raportointijärjestelmä kehittyneillä raporteilla näyttää kaikki tärkeät tiedot projekteistasi yhdellä silmäyksellä. Näin voit seurata nykytilaa, tehdä päätöksiä ja tiedottaa sidosryhmiä.

Jotta voit hallita projektejasi onnistuneesti, tarvitset erityisesti seuraavat viisi raporttia:

1. PORTFOLIORAPORTTI

Portfolioraportti auttaa seuraamaan ja hallitsemaan projektisalkkua. Se tekee yhteenvedon kaikkien projektiesi ja ohjelmiesi tämänhetkisestä tilasta ja vertaa niiden avainlukuja, kuten suorituskykyä ja valmistumista. Koska kaikki projektit analysoidaan tällä tavalla rinnakkain, voit myös priorisoida projekteja ja esimerkiksi kohdistaa uudelleen yrityksen resursseja toimimaan projekteissa samansuuntaisesti yrityksesi tavoitteiden mukaisesti. Projektiportfolioraportti voi sisältää esimerkiksi portfoliosi yleistilan, yksittäisten projektien tilan, aikataulun ja budjetin noudattamisen sekä resurssien käytön.

2. PROJEKTIN TILARAPORTTI

Projektin tilaraportti on projektinhallinnan vakioraportti. Tämä raportti antaa yleiskatsauksen yksittäisen projektin tilasta raportointihetkellä. Yleisten projektitietojen lisäksi projektin tilaraportti sisältää yleensä myös seuraavat tiedot:

• projektin tila ajallisesti (aikajanan yleiskatsaus)
• projektin tila
• lähtötilanteen, suunniteltujen ja todellisten määräaikojen deadlinet, työn ja kustannusten vertailu
• tärkeät virstanpylväät sekä riskit ja muutokset
• laadulliset arvionnit ja lisätiedot

Projektinhallintaohjelmisto toimittaa sinulle automaattisesti projektin tilaraportin määrätyin väliajoin. Lisäksi voit lisätä tärkeitä kommentteja tilaan antaaksesi hyödyllistä lisätietoa.

3. RESURSSIRAPORTTI

On olennaista säilyttää yleiskuva käytettävissä olevista resursseista, erityisesti silloin kun useita projekteja on käynnissä samanaikaisesti ja kun projektitiimit ovat hyvin suuria. Näin voit välttää ylikuormitukset, varmistaa, että olemassaolevia resursseja käytetään mahdollisimman optimaalisesti sekä suunnitella uusia projekteja. Esimerkiksi henkilöstöresurssien tapauksessa voit selvittää resurssiraportin avulla, onko resursseja yhä vapaana toiselle projektille sekä onko yksittäisille työntekijöille määrätty liian monta tai liian vähän tehtäviä. Tämä arviointi ei siis auta vain ymmärtämään käyttöä, vaan se voi myös antaa tärkeitä oivalluksia tulevien projektien suunnitteluun tai reaktiovaihtoehtoihin hankkeiden haasteiden varalta.

4. RISKIRAPORTTI

Jokaisessa projektissa on riskejä, jotka voivat vaarantaa projektin onnistumisen ja joita kannattaa näin ollen pitää silmällä. Riskiraportissa tehdään yhteenveto näistä riskeistä, esitetään niiden esiintymistodennäköisyys ja merkitys. Tämän avulla voit ryhtyä toimenpiteisiin koskien näitä riskejä ja seurata niiden onnistunutta toteutusta.

5. TALOUSKERTOMUS

Jotta projektisi onnistuisi taloudellisesti, sinun tulee katsoa taloutta jo kauden aikana. Jos kirjaat syntyneet kustannukset suhteessa projektin etenemiseen, näet nopeasti, tarvitseeko projektiin puuttua, jos se uhkaa ylittää projektin budjetin. Hyvä projektinhallintaohjelmisto auttaa kirjaamaan työtunnit ja kulut, jotta voit milloin tahansa tarkastella senhetkisiä kokonaiskustannuksia ja verrata niitä suunniteltuihin kustannuksiin. Voit myös tehdä esimerkiksi ansaitun arvon analyysin.

YHTEENVETO

Raporttien laatiminen ei ole kaikkein miellyttävin tehtävä monille projektijohtajille, minkä lisäksi se vaatii melkoisesti kurinalaisuutta ja aikaa. Ne ovat kuitenkin olennaisia projektien onnistumisten kannalta. Jotta kaikki vastuuhenkilöt ja tiimin jäsenet saisivat käsityksen tämänhetkisestä tilasta, tarvitaan raportteja, jotka tiivistävät selkeästi olennaiset tiedot.

Projektinhallintaohjelmisto helpottaa projektiraporttien luomista huomattavasti, koska monet raportit syntyvät automaattisesti ja niitä voi tarvittaessa täydentää kommenteilla sekä laadullisilla tiedoilla, kuten ennusteilla. Helpoin tapa luoda raportteja on käyttää valmiita parhaiden käytäntöjen raportteja. Voit kuitenkin myös suunnitella raportteja täysin omien yksilöllisten teoiveidesi ja tarpeidesi mukaan.