Sopimustenhallinnassa on äkkiseltään ajateltuna kyse papereista, jotka tehdään kerran huolella, ja sen jälkeen niihin ei tarvitse kajota. Ellei jotain ikävää satu. Monessa organisaatiossa tilanne on kuitenkin toinen: sopimuksiin sidotuilla määreillä (esim. palvelut, palkkiot, toimituslupaukset) on merkittävä vaikutus sopimuskumppaniyhteistyön operatiiviseen ohjaukseen ja seurantaan. Usein isoissakin organisaatioissa tällainen sopimuksellinen data on tästä lähtökohdasta huolimatta “piilossa” dokumenteissa, ja sopimuksiin kytkeytyvä rakenteinen tieto on hyvin vajavaista. Jos lähtötilanne on tämä, niin seuraamuksiakin on (Kuva 1).

• Tietoa etsitään ja kaivetaan dokumenteista, usein eri paikoista ja reaktiivisesti. Jos sopimuksia ei ole metatiedotettu, kuten monesti ei, aikaa kuluu.
• Sopimusten liiketoiminnallinen tieto lisätään käsipelillä suoraan dokumentteihin. Myös kaikki se data, jonka olisi syytä olla tarkasti oikein, ja rakenteisessa muodossa eri tietojärjestelmien käytettävissä.
• Sopimuksien keskinäinen vertailu on vaikeata.
• Koska sopimuksiin kytketty liiketoimintatieto ei ole ohjelmallisesti, ainakaan helposti ja toistettavasti, hyödynnettävissä, sidonnaiset prosessit ohjataan käytännössä manuaalityöhön. Prosessiautomaation ja prosessien kehittäminen ylipäätään on haastavaa.

Miksi?

Keskeisimpiä syitä ovat:

• Termi sopimuksenhallinta liitetään usein sopimusdokumenttien arkistointiin ja hallintaan, ei kokonaisprosessiin, johon skenaariossamme liittyy myös liiketoimintatiedon hallinta rakenteisessa muodossa. Järjestelmät kattavat tyypillisesti vain osan prosessista.
• Liiketoimintajärjestelmien ja sopimustenhallinnan järjestelmiä voi olla haastava integroida. Eheän polun rakentaminen vaatii bisnesprosessin ja työvaiheiden uudelleenmuotoilua tavalla, jota olemassa olevat tai ostetut järjestelmät eivät lähtökohtaisesti välttämättä tue.

Kuva 1: Rakenteisen liiketoimintadatan ja sopimusten välinen epäjatkumo haittaa merkittävästi prosessiautomaation kehittämistä.

Power Platformilla voit rakentaa bisnestä ja työvaiheita tukevan kokonaisuuden – modulaarisesti ja olemassa olevia palasia hyödyntäen

Power Platform on elastinen low-code -alusta, joka mahdollistaa tällaisiin haasteisiin purevan modulaarisen ja prototypointia tukevan kehitysmallin, jossa voit yhdistää uusia käyttöliittymä-, automaatio- ja dokumentinhallinnan elementtejä nykyisiin sopimushallinnan komponentteihisi. Yli 400 valmista yhdistintä mahdollistaa kytkennät eri palveluihin ja rajapintoihin ja voit tarvittaessa esimerkiksi yhdistää robotiikkaa ja AI-palveluita API-vetoiseen automaatioon ja tarvelähtöisesti suunniteltuihin käyttöliittymäratkaisuihin. Ennen kaikkea, jos Power Platformin pelimerkit loppuvat kesken, voit laajentaa ratkaisua Azuren kyvykkyyksillä.

Power Platform -vetoisesti sopimustenhallinnan (tai esim. myynnin tarjousprosessia tukeva) ratkaisu voi rakentua vaikka seuraavasti (kuva2)

1. Sopimuksen tietojen määritys Power App -käyttöliittymän avulla tietovarastoon (esim. tilatut palvelut vasteaikoineen). Taustalla olevat liiketoimintatiedot voidaan lukea käyttöliittymään rajapinnan kautta, tai ne voidaan tuoda esim. Dataverse-tietovarastoon ylläpidettäviksi (jos tähän asti Excel-muodossa).
2. Sopimuspaketin automaattinen generointi edellisessä vaiheessa syötetyn metatietojen pohjalta. Tyypillisesti on järkevää luoda metatiedotettu kansio (dokumenttijoukko – englanniksi document set), jolloin kokonaiset sopimuspaketit liitteineen löytyvät helposti esim. asiakkaan tai sopimustyypin perusteella. Dokumenttijoukot olivat muka aikanaan kova juttu, mutta kukaan ei (silloinkaan) jaksanut täyttää niitä metatietoja. Ne palvelevatkin hienosti erityisesti silloin, kun automaatio täyttää tärkeimmät metatiedot – automaattisesti.
3. Sopimusten liiketoimintatiedon generointi sopimusdokumentteihin, etusivulle, header-/footer-osioihin ja taulukoihin, automatisoidusti. Word-muotoisia dokumentteja voidaan muokata käsin, jotta yleiset sopimustekstit saadaan halutun mukaisiksi. Tämä nopeuttaa sopimusten luontia, mutta ennen kaikkea näin saadaan järjestelmien rakenteinen tieto ja dokumentit keskinäiseen synkkaan – jolloin prosessin laatu ja luotettavuus paranee merkittävästi.
4. Sisäiset hyväksyntätyönkulut viedään rakenteisina kortteina Teams-kanaviin / chattiin, mikä mahdollistaa nopeat hyväksynnät ilman kirjoitettuja sähköposteja ja liitteiden käsittelyä. Kortit voivat tarjota linkit dokumentteihin ja tärkeimpiin sisältöihin.
5. Sopimusten hyväksyntätyönkulku muuntaa dokumentit PDF-muotoon ja käynnistää digitaalisen allekirjoitusprosessin, minkä jälkeen allekirjoitetut dokumentit talletetaan samaan kansioon luonnosten kanssa.

Kuva 2: Power Platform -vetoinen ratkaisu automatisoi pääosan sopimusten luontivaiheista, rakenteisen liiketoimintatiedon pohjalta.

Kokonaisuuden edistäminen askel kerrallaan

Tällainen muutos ei tapahdu hetkessä. Power Platformin avulla voit kuitenkin nopeasti luoda kokonaisuudesta eri tasoisia prototyyppejä, joiden avulla voit ohjata keskustelua ja kokonaisuutta järkevään suuntaan. Olennaista on tietenkin samalla rakentaa kuvaa ratkaisuarkkitehtuurista ja tietomallista, sekä tarvittavista integraatioista. Ensimmäinen tuotantoversio kannattaa rakentaa kustannustehokkaasti. Sen jälkeen ratkaisua voidaan kehittää tarpeiden ja palautteen perusteella.

Kokonaisuutta kannattaa miettiä käyttöliittymien, kollaboraation, automaation ja myös raportoinnin/seurannan näkökulmista. Näin pystyt rakentamaan prosessista saumattoman (kuva 3). Jos huomioit vain osan näistä elementeistä, sorrut helposti osaoptimointiin, mikä generoi helposti uusia pullonkauloja.

Kuva 3: Saumattoman prosessin rakennuselementtejä.