Lahden seurakuntayhtymän tukipalvelut käytti kolme vuotta Nomis HelpDeskiä ja totesi sen juuri sopivaksi työkaluksi seurakuntayhtymien tarpeisiin. Hyvien kokemusten myötä kuusi kirkon IT-aluetta päätti toteuttaa yhteisen työpyyntöjärjestelmän Nomis HelpDeskin avulla. Tämä on mahdollistanut mm. eri alueiden tukipalvelu -prosessien yhtenäistämisen. Kaikki alueet palvelevat muutoksen myötä asiakkaita samalla tavalla ja tukipalvelut näyttävät samalta. Muutos on iso askel parempaan seurakuntien kaltaisessa toimintaympäristössä, jossa asiakkaat liikkuvat runsaasti. Järjestelmän avulla palvellaan eri puolilla Suomea kaikkiaan yli 5000 asiakasta.

ENEMMÄN TULOKSIA PIENEMMÄLLÄ VAIVALLA
”Ennen sähköistä työpyyntöjärjestelmää, asiakkaat soittivat ja lähettivät sähköpostia miten sattuu ja kenelle sattuu. Nyt on järjestelmä, jolla asiantuntijat voivat suunnitella oman työnsä fiksummin. Sähköinen järjestelmä mahdollistaa myös raportoinnin, jolla saadaan oikeasti tietoa, paljonko töitä on ja millaisia töitä.” Hankkeen primus moottorina toimiva Lahden Seurakuntayhtymän tietohallintopäällikkö Jussi Ubaleht luonnehtii. Lahdessa asiakkaat ovat ehtineet jo huomata, että it-palvelussa tehdään nykyään työt nopeammin. Työnteon sujuvuuden oheistuotteena tietohallinnon oma työilmapiirikin on parantunut, kun turhat vaiheet ja sitä myötä tarpeeton kiire on jäänyt pois.

KÄYTTÖÖNOTTO JA KEHITTÄMISTYÖ
Nomis HelpDeskin laajentaminen useiden IT-alueiden käyttöön on sujunut hyvin. Käyttöönoton yhteydessä oli asioita, jotka vaativat pohdintaa kuten, kuinka pitää järjestelmä kaikille avoimena ja läpinäkyvänä ja samalla saada työt menemään oikeisiin jonoihin. Järjestelmä sisältää välineet, joiden avulla tällainen räätälöinti pystyttiin tekemään helposti. ”Ne pienet muutokset, mitä piti tehdä käyttöönottovaiheessa, hoituivat vikkelästi Nomisin toimesta.” Ubaleht kertoo. Suurimmat muutokset on tehty karsimalla järjestelmästä heille tarpeettomia ominaisuuksia.
Olemassa olevat raportit antavat arvokasta tietoa, kuten minkä verran miltäkin alueelta ja seurakunnasta tulee työpyyntöjä. Heillä ei ole ollut tarjolla tällaista tietoa aiemmin. Kehittämistyön kautta he tulevat saamaan vielä tarkempaa tietoa muun muassa töiden läpimenoajoista.

HELPPOA JA SUJUVAA KAIKILLE
Nomis HelpDesk on ollut helppo ottaa käyttöön niin asiantuntijoille kuin asiakkaille. ”Tämä istuu meille kuin nenä päähän.Asiakkaat ovat tykänneet helppokäyttöisyydestä: kun heillä on ongelma, he kirjoittavat sen lomakkeelle ja painavat lähetä-nappia, niin ongelma tulee meille.” Ubaleht kuvailee. Kaikille käyttäjille ja joka tilanteeseen toimii yksi ja sama vikailmoituslomake. Lisäksi käytössä on kaksi tilauslomaketta, joihin on määritelty, kenellä on oikeus tilata. Tämä ominaisuus on lisännyt sujuvuutta ja auttanut jättämään kokonaan pois työvaiheen, jossa on pitänyt tarkistaa erillisistä taulukoista tai järjestelmistä, onko tilauksen tekijällä oikeutta tilata.
Järjestelmä on käytössä tietohallinnolla, mutta sen perään ovat kyselleet muutkin. Kirjaamon henkilöstö ja henkilöstöhallinto ovat ilmaisseet myös toiveen saada vastaavanlainen järjestelmä heidän käyttöön.
”Olen ollut alusta asti hirveän tyytyväinen järjestelmään. Kokemusta on nyt kolme vuotta. Sitä ennen olen nähnyt jo kaksi vastaavaa järjestelmää meillä tuotannossa. Tähän olen tyytyväinen” Lahden Seurakuntayhtymän tietohallintopäällikkö Jussi Ubaleht sanoo.