Älykkään automaation ja ohjelmistorobotiikan konsulttimme, Riku Holopainen, tuntee kansalaiskehittämisen työkalut ja on tunnistanut niistä suosikkinsa. UiPathin StudioX saa Rikulta pisteet helppokäyttöisyydestään ja intuitiivisuudestaan. Työkalu tulee tutuksi kokeilun kautta tai viimeistään koulutuksessa käymällä.

Jos olet lopen uupunut manuaalisiin, toistuviin työtehtäviin, voit jo melkein kutsua itseäsi kansalaiskehittäjäksi. Enää tarvitset itsellesi vain työkalun, jolla automatisoit manuaaliset työnkulut ja annat itse kehittämäsi robotin suorittaa ne puolestasi. Ja mielellään myös organisaatiosi tuen, jotta toimintasi ei näyttäydy varjo-IT:nä.

Ja jos valitsemasi työkalu lunastaa kansalaiskehittämisen mainospuheet helppokäyttöisyydellään ja intuitiivisuudellaan, on uusien automaatiokohteiden etsintä enää suurin haasteesi. Onneksesi sekään ei ole vaikeaa, eikä kohteiden kartoittamisessa tarvitse jäädä yksin. Me Efimalla olemme tunnistaneet yhden jos toisenkin automaatiokohteen, eikä meillä ole tapana pantata niitä asiakkailtamme.

Paluu manuaaliseen naputteluun saattaa houkutella, kun automaatiotyökaluista ei otakaan selkoa kuka tahansa ”kansalainen”.

Todellisuus voi monelle kansalaiskehittämisen työkaluja testanneelle näyttäytyä kuitenkin toisenlaisena. Paluu manuaaliseen naputteluun saattaa houkutella, kun automaatiotyökaluista ei otakaan selkoa kuka tahansa ”kansalainen”. Tämän allekirjoittaa myös itselleen älykkään automaation ja ohjelmistorobotiikan konsultin tittelin ansainnut kansalaiskehittäjä, jolle työkalujen haltuun ottamisen voisi kuvitella tapahtuvan enemmän tai vähemmän luonnostaan.

Tästä ilahduttavan poikkeuksen tekee UiPathin StudioX.

Jos hallitset Excelin, sujuu sinulta myös StudioX

StudioX on UiPathin kansalaiskehittäjille suunnattu no-code-työkalu, joka ihan oikeasti toimii tarkoitukseensa. Auttaa sitä kollegaa HR-osastolla ja työkaveria talousosastolla rakentamaan omia automaatioita ihan itse – ilman IT-osaston apua tai monisivuista ohjekirjaa. Näitä onnistumisen kokemuksia olen saanut kokea niin itse kuin asiakkaidemme kanssa.

Kuten 2020-luvulla lanseeratuilta ohjelmilta voi jo odottaa, StudioX:n käyttöliittymä on yksinkertainen ja eri toimintojen nimet ja kuvaukset selittävät itse itseään. Työkalun taituriksi tulee yksinkertaisesti yritysten ja erehdysten kautta – ja juuri siksi StudioX ansaitsee oman suosikkityökaluni tittelin. Sovellus kuljettaa käyttäjäänsä, ja esimerkiksi Excelin hallitsevalle käyttökokemus ei ole yhtään sen monimutkaisempi.

Business-käyttäjää ilahduttaa myös StudioX:n saumaton yhteistyö ja monet valmiit toiminnot yleisimpien toimisto-ohjelmien, kuten Microsoft Office -ohjelmien (Excel, PP, Word, Outlook), ja selainten kanssa.

Automaatiot syntyvät ilman teknistä temppuilua

StudioX-ohjelmaan on sisäänrakennettu lukuisia robotille opetettavia toimintaohjeita (actions), joita käyttäjä hyödyntää automaatioiden luomiseksi eri kohdejärjestelmissä (resources). Toimintaohjeet kuvaavat niitä toistuvia työtehtäviä, joita itsekin rutiinitöitä tehdessäsi suoritat. Kopioit, liität, tarkistat, haet, lisäät, yhdistät, luot, lähetät, kirjaat. Kohdejärjestelmillä tarkoitetaan taas niitä järjestelmiä, joilla työtäsi teet. Excel, Sharepoint, Power Point, selain ja niin edelleen.

Automaatio luodaan drag and drop -menetelmällä, eli raahaamalla ja pudottamalla ohjelman sivupaneelista (activities panel) käyttöliittymään haluttu kohdejärjestelmä ja sen jälkeen raahaamalla ja pudottamalla kohdejärjestelmään suoritettavat toimintaohjeet. Ja näin StudioX-työkalulla kehittämäsi robotti oppii tavoillesi ja suorittamaan työtehtäväsi.

Katso alta, miten homma hoituu käytännössä!

Automaation rakentaminen teknisesti on siis tehty erittäin helpoksi. Se, mitä ohjelma ei tee puolestasi, on automatisoivaksi sopivan prosessin määrittely ja tunnistaminen. Se sinun on tehtävä itse. Hyvä muistisääntö on, että jos prosessin etenemisen voi mallintaa ja dokumentoida työohjeeksi, jota seuraamalla kuka tahansa voi suorittaa työtehtävän, hoituu sen automatisoiminen StudioX:llä.

Efiman sisäisissä sekä asiakkaidemme prosesseissa kriteerit täyttäviä prosesseja on jo tunnistettu pitkä lista. StudioX-työkalulla olemme automatisoineet muun muassa seuraavia prosesseja:

• Talous- ja tuntikirjausraporttien ajaminen ERP-järjestelmästä sekä niiden tietojen tarkastaminen, seuranta ja raportointi
• Excel-raporttien päivitys järjestelmästä haettujen tietojen perusteella sekä tästä PowerPoint-raporttien ja esitysten koostaminen
• Sopimusten automaattinen esitäyttäminen haettujen asiakas- ja tuotetietojen perusteella
• Hinta- ja tuotekatalogien päivittäminen esimerkiksi tämänhetkisillä valuuttakursseilla

Tosielämän esimerkki HR-tiimimme arjesta

Tarkastellaan yhtä esimerkkiä tarkemmin. Efiman HR-tiimi huolehtii hihat heiluen lähes 300 efimalaisen hyvinvoinnista ja uusien osaajien rekrytoinnista kovaa vauhtia kasvavaan kasvuyritykseemme. Tekemistä riittää, ja asiantuntevan HR-tiimimme aikaa on haluttu vapauttaa rutiinitöiltä työyhteisömme kannalta arvokkaampiin työtehtäviin.

HR-tiimimme useita suoraviivaisia rutiiniprosesseja on jo automatisoitu StudioX:llä. Erityisesti kauden katkoihin liittyvissä rutiinityötehtävissä, kuten palkanlaskennassa, tuntiraportoinnissa, tuntikirjausten tarkastamisessa ja poissaoloraportoinnissa, HR-tiimin työkuormaa on tasattu automatisoimalla manuaalisia prosesseja.

Automaatioiden avulla kauden katkojen työkuorma ei kasaannu työntekijöiden harteille ja ylitöiltä vältytään kiirekausienkin keskellä. Robotin etuna on lisäksi se, että harvakseltaan tehtävät rutiinityöt jäävät robotin mieleen paremmin kuin useita lankoja käsissään pitävien ihmisten.

Alla olevalta videolta näet käytännössä, miten StudioX:llä tehty robotti ajaa ERP-järjestelmästämme Efiman HR-tiimille raportin henkilöstön työtunneista.

Olemme myös luoneet StudioX-automaation, jossa robotti käsittelee videolla ajetun raportin, tuottaa siitä koosteen ja raportoi sen tulokset suoraan HR-tiimimme sähköpostiin. Useita vastaavia raportteja ajetaan erilaisilla parametreilla kuukausittain.

HR-työntekijän vastuulle jää ainoastaan robotin eli automaation käynnistäminen omalta tietokoneeltaan erillisellä UiPath Assistant -työkalulla haluamanaan ajankohtana. Eikä sitäkään ajankohtaa tarvitse muistaa itse, sillä robotin ”assistentin” voi opettaa muistuttamaan käyttäjäänsä automaatioiden käynnistämisestä.

HR-työntekijä voi jäädä seuraamaan automaation toteutumista koneeltaan tai ajaa automaation omassa istunnossaan, kuten videolla. Jälkimmäisellä tavalla raportteja voi ajaa samanaikaisesti, kun itse tekee muita työtehtäviään. Ja näin kannattaa tietenkin tehdä tässä tapauksessa ja tällaisissa työtehtävissä.

Näin pääset itsekin automaatioiden makuun

Kuten jo kerroin, alkuun työkalun käytössä pääsee yksinkertaisesti yritysten ja erehdysten kautta. Kokeilun kynnystä madaltaa UiPathin tarjoama 60 päivän StudioX-ilmaisversio, jonka voit ladata omaan käyttöösi UiPathin sivuilta. Työkalua käyttöönottaessasi täytyy vain muistaa merkitä profiilin asetuksista itsensä kansalaiskehittäjäksi, jotta eteesi ei aukea UiPathin automaatioammattilaisille suunnattu työkalu, nimeltään Studio.

Ja vaikka omatoimista testailua suuresti suosittelenkin, on kokemukseni mukaan varmin tie onnistumiseen käydä kouluttautumassa aiheesta. Kaikki tarvittava tieto tarjotaan tiiviissä paketissa, ja joku ne kaikki virheet puolestasi kokeillut kertoo, mitä kannattaa ja ei kannata tehdä. Näin pääset itse nopeammin automatisoimaan rutiinitehtäviäsi.

Siksi me Efimalla tarjoamme myös StudioX-koulutuksia. Niin räätälöityjä yrityskohtaisia kuin yleisiäkin. Efiman tarjoamissa koulutuksissa sukelletaan suoraan käytäntöön, ja koulutuksen käytyäsi olet jo tehnyt ensimmäiset StudioX-automaatiosi ja tiedät periaatteet seuraavien tekemiseen. Saat mukaasi ammattilaisten suunnittelemia harjoitustehtäviä ja olet oikeutettu henkilökohtaiseen Teams-tukipalveluun koulutuksen jälkeen.

Tukipalvelussa pääset työstämään juuri niitä omia automaatiototeutuksiasi ammattilainen apunasi. Ja se on tilaisuus, joka kannattaa hyödyntää ja jonka arvoa en voi kylliksi korostaa. Tuki on korvaamatonta erityisesti silloin, kun työkalun käyttöön on jo ehtinyt tutustua ja ne ensimmäiset ylitsepääsemättömät ongelmat tulevat vastaan. Yksin ne saattaisivat lannistaa, mutta asiantuntijan kanssa visaisemmatkin pulmat saadaan ratkottua yhdessä. Ja hiljalleen oma valmius ongelmien ratkaisemiseen alkaakin jo kasvaa.

Toivon todella, että siellä ruudun takana tartut nykyaikaisten tuottavuustyökalujen mahdollisuuksiin. Testaa, kokeile, kouluttaudu. Käytetty aika maksaa itsensä takaisin nopeammin kuin arvaatkaan.

Kirjoittaja

Riku Holopainen

Intelligent Automation & RPA Consultant

Kirjoitus on julkaistu aiemmin Efiman sivuilla.

Efiman seuraava StudioX-koulutus on jo kulman takana!

Tutustu ja ilmoittaudu mukaan kaksiosaiseen, 20.9. ja 23.9. klo 9–12 järjestettävään StudioX-koulutukseemme linkin takaa! Muista, että kouluttautuaksesi kansalaiskehittäjäksi sinun ei tarvitse olla IT-maailman guru, vaan ihan tavallainen "kansalainen". Koulutuksessa automaatiomatkaasi tukevat kokeneet ja pidetyt kouluttajamme Riku Holopainen ja Elina Rajuvaara.